Notariusze chcą samodzielnie podejmować decyzje o wyjeździe do klienta. Obecnie przepisy stanowią, że tylko wyjątkowo można sporządzić akt poza kancelarią, a za dokonanie bezzasadnej czynności wyjazdowej grożą kary dyscyplinarne.
Notariusz nie ma dziś pełnej swobody dokonywania czynności notarialnych poza kancelarią. Wręcz przeciwnie. Zasadą jest podpisywanie aktów u notariusza. Czynności wyjazdowe to wyjątek. Tyle zasady. Praktyka jest coraz częściej inna. Wielu rejentów w pogoni za klientem dokonuje czynności w siedzibie dewelopera, inwestora, w gminie lub spółdzielni, choć nie ma ku temu żadnego uzasadnienia. Kilku notariuszy już zostało ukaranych za takie praktyki. Wielu jednak ryzykuje i liczy, że nie zostaną na tym złapani.
Część notariuszy nieoficjalnie postuluje wprowadzenie większej swobody i dopuszczenie możliwości dokonywania czynności poza kancelarią według ich uznania. Wskazują, że dzisiejsze zasady, które im tego zakazują, są anachroniczne i utrudniają wykonywanie ich zawodu. Niektórzy mówią wprost – jeśli nie wyjadą do klienta, aby np. zawrzeć umowę sprzedaży nieruchomości, to znajdzie się inny notariusz, który tego dokona, a oni stracą klienta.

Walka o klientów

– Notariusz prowadzi również działalność gospodarczą i musi się dostosowywać do wymagań rynku i walczyć o klientów. Wielu już dziś nagina zasady, po to aby utrzymać dużych klientów, np. deweloperów – wskazuje jeden z notariuszy.
Także część przedstawicieli doktryny przyznaje, że należy rozważyć ten kierunek zmian.
– Jestem za wprowadzeniem szerszej możliwości dokonywania czynności poza kancelarią. Oczywiście wymagałoby to kompleksowej zmiany ustawy – Prawo o notariacie – ocenia Rafał Wrzecionek, specjalista z zakresu prawa o notariacie.
Wielu notariuszy jest jednak temu przeciwna. Twierdzą, że rejent wyjeżdżający do klienta przestaje być bezstronny. Jest ryzyko, że będzie bardziej dbał o interesy tej strony umowy, która zapłaciła mu za przyjazd.
– Liberalizacja zasad dokonywania czynności poza kancelarią rodziłaby możliwość dokonywania różnych nadużyć. Dzisiejsze przepisy są wystarczające – wskazuje notariusz Anna Ewa Dańko-Roesler, prezes Stowarzyszenia Notariuszy RP.
Podkreśla, że można ewentualnie rozważyć wprowadzenie takich zmian, jak np. w prawie francuskim, które dopuszcza, aby notariusz udawał się do wysokich urzędników, ministrów, prezydentów miast itp.
– Dokonywanie czynności wyjazdowych bez uzasadnienia jest też nieuczciwą konkurencją wobec innych notariuszy – dodaje Anna Ewa Dańko-Roesler.

Bezpieczeństwo obrotu

Na razie samorząd notariuszy nie dostrzega potrzeby wprowadzenia pełnej swobody przy dokonywaniu czynności wyjazdowych. Przypomina, że kancelaria gwarantuje większe bezpieczeństwo i pewność, że czynności są wykonywane u osoby zaufania publicznego. Według Krajowej Rady Notarialnej poprzez ustawowe uregulowanie kwestii siedziby kancelarii notarialnej prawodawca wskazał, że notariusz jest osobą zaufania publicznego, powołaną do wykonywania zleconych mu przez państwo zadań publicznych. Nie mogą być one wykonywane w dowolny sposób, gdziekolwiek.
Dokonywanie czynności notarialnej poza kancelarią bez żadnego uzasadnienia jest więc traktowane jako przewinienie zawodowe i naruszenie zasad kodeksu etyki zawodowej. Grozi za to kara dyscyplinarna, np. kara pieniężna albo upomnienie. Z danych Krajowej Rady Notarialnej wynika, że w latach 2007 r. – 2010 r. prowadzone było łącznie sześć takich postępowań.
Samorząd notarialny przeprowadza raz na trzy lata wizytację w każdej kancelarii. Mimo stałych kontroli niektórzy notariusze, aby nie stracić stałego klienta, ryzykują i dokonują czynności wyjazdowych. Samorząd dowiaduje się już po fakcie, a kara pieniężna czy upomnienie jest dla notariusza mniej uciążliwe niż rezygnacja z klienta.



Szczególne okoliczności

Obecnie zasadą jest, że notariusz dokonuje czynności w kancelarii. Wynika to z art. 3 prawa o notariacie.
– Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość dokonania czynności w innym miejscu, czyli poza kancelarią notarialną. Jest to możliwe tylko wówczas, gdy przemawiają za tym charakter czynności albo szczególne okoliczności – wyjaśnia Rafał Wrzecionek.
Dodaje, że orzecznictwo jednoznacznie wskazuje, jakie szczególne okoliczności uzasadniają wyjazd do klienta. W żadnym wypadku nie może to być wola stron czynności ani ich wygoda, chociaż byłoby to uzgodnione z notariuszem. Rejent może dokonać czynności wyjazdowej z powody złego stanu zdrowia klienta, np. w razie jego pobytu w szpitalu i konieczności sporządzenia testamentu. Może też się udać na walne zebranie do spółki albo do wspólnoty mieszkaniowej.
Obowiązek dokonywania czynności w kancelarii notarialnej wynika z ich urzędowego charakteru.
– W związku z tym ani strony, ani notariusz nie mają swobody w wyborze miejsca – mówi Rafał Wrzecionek.
Miejsce wykonania czynności nie zależy od woli stron umowy
Renata Greszta | notariusz, rzecznik Krajowej Rady Notarialnej
Dlaczego notariusz powinien, co do zasady, dokonywać czynności notarialnych w swojej kancelarii?
Art. 3 par. 1 prawa o notariacie (p.n.) formułuje generalną zasadę odnoszącą się do miejsca dokonywania czynności notarialnych. Stwierdza on, że czynności takich notariusz dokonuje w kancelarii notarialnej. Określone w tym przepisie miejsce wykonywania czynności notarialnych jest konsekwencją ich urzędowego charakteru i jednocześnie korzystania przez notariusza z przymiotu osoby zaufania publicznego. Wykonywanie przez notariusza zadań powierzonych mu przez państwo wymaga należytego i godnego miejsca, jakim jest kancelaria. Od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątek, w którym zdecydował o możliwości dokonania czynności notarialnej poza siedzibą kancelarii „jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności”.
Czy notariusz ma swobodę podejmowania decyzji o dokonaniu czynności wyjazdowej?
Przesłanki dokonywania czynności poza kancelarią nie mogły być szczegółowo określone w ustawie. Jednak jest oczywiste, że ich ocena nie została pozostawiona dowolnemu uznaniu notariusza. Ich ocena podlega kontroli władz korporacyjnych na podstawie art. 42 prawa o notariacie. Nie budzi wątpliwości, że ocena przestrzegania tego przepisu należy do samorządu notarialnego i sądów dyscyplinarnych. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 11 grudnia 2002 r. (sygn. akt III DS. 18/02) stwierdził, że miejsce dokonania czynności notarialnej w żadnej mierze nie może być poddane swobodnej regulacji umownej między notariuszem a uczestnikami czynności. Zgoda stron i notariusza do dokonania czynności notarialnej poza kancelarią, między innymi dla ich wygody, nie jest szczególną okolicznością w rozumieniu art. 3 par. 2 p.n.
To w jakiej sytuacji notariusz może dokonać czynności wyjazdowej?
Szczególną okolicznością uzasadniającą dokonanie czynności poza kancelarią będzie niewątpliwie choroba jednej ze stron uniemożliwiająca jej poruszanie się bądź np. jej pobyt w szpitalu. Protokołowanie walnych zgromadzeń spółek czy zebrań wspólnot mieszkaniowych jest czynnością o takim charakterze, który uzasadniać może dokonanie jej poza kancelarią. Zawsze powinno to być miejsce odpowiadające powadze i godności wykonywanego zawodu, a nie na przykład klatka schodowa czy sklep. Każda czynność dokonywana poza kancelarią winna mieć swoje indywidualne uzasadnienie. Niezależnie od miejsca dokonania czynności notarialnej i powodów, dla jakich czynność taka dokonywana jest poza siedzibą kancelarii, na notariuszu zawsze spoczywają wszystkie obowiązki wynikające z wykonywanego zawodu, m.in. czuwanie nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron (art. 80 par. 2 p.n.). Zawsze przed podpisaniem aktu strony mają prawo domagać się zmiany treści przygotowanej umowy (oczywiście w granicach obowiązującego prawa), niezależnie od miejsca dokonania czynności.