Obrót nieruchomościami odbywa się na podstawie umów w formie aktu notarialnego, spisanych przez notariusza. Sporządzone w innej formie, np. wyłącznie na piśmie lub ustnie, nie są ważne i nie przenoszą własności nieruchomości na nowego właściciela.
Jeśli ktoś zapłacił dotychczasowemu właścicielowi cenę nieruchomości, umowa sprzedaży została sporządzona na piśmie, ale nie u notariusza, to taki kupujący nie wchodzi w prawa właściciela i nie może zostać wpisany do działu drugiego księgi wieczystej jako właściciel.
Bez zachowania formy aktu notarialnego nie może zostać również sporządzona ważna umowa darowizny mieszkania, budynku, gruntu oraz przeniesienia własności nieruchomości w zamian za rentę.

U notariusza

Aby notariusz sporządził akt notarialny przeniesienia własności nieruchomości, dotychczasowy właściciel powinien przedstawić dokumenty potwierdzające prawo do niej. Jest to wypis z działu drugiego księgi wieczystej, do której został on wpisany jako właściciel. Dokument ten powinien zostać wystawiony najwyżej trzy miesiące przed dniem transakcji.
Utarła się jednak praktyka, że notariusz w dniu sporządzenia aktu sprawdza w księdze wieczystej prowadzonej dla sprzedawanej nieruchomości jej stan prawny, a przede wszystkim, kto jest aktualnie wpisany do działu drugiego jako właściciel.
Przy dokonywaniu czynności notarialnych związanych z przeniesieniem własności powinna zostać zachowana procedura przewidziana w ustawie z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz. 1158 z późn. zm.). Muszą być jednocześnie obecne obie strony biorące udział w czynności. Na akcie podpisują się one w obecności notariusza.
Gdy zbywana nieruchomość wchodzi do majątku wspólnego obojga małżonków, którzy nie zawierali umowy o rozdzielności majątkowej, to wówczas w czynnościach u notariusza muszą wziąć udział oboje.
Zbywcę i nabywcę nprzy czynnościach notarialnych może zastąpić pełnomocnik. Nie może on dysponować pełnomocnictwem ogólnym, lecz szczególnym, sporządzonym w formie aktu notarialnego na potrzeby zawarcia właśnie tej umowy.
Zanim notariusz przystąpi do sporządzenia aktu, powinien potwierdzić tożsamość osób, które biorą udział w czynnościach na podstawie dokumentów, na przykład dowodów osobistych. W razie ich braku może potwierdzić tę tożsamość w inny sposób, tak aby zostały wyłączone wszelkie wątpliwości co do określenia tożsamości tej osoby. W sporządzonym dokumencie notariusz powinien wskazać, w jaki sposób określił tożsamość stron.



Pomagają specjalne procedury

Nabywcą lub zbywcą nieruchomości może być osoba nieznająca języka polskiego, głuchoniema, niewidoma. Wtedy przy dokonywaniu czynności notarialnych musi zostać zastosowana specjalna procedura. Gdy strona jest głucha lub głuchoniema, to notariusz musi upewnić się, że treść czynności jest jej dokładnie znana i zrozumiała. Ma również prawo przywołać do czynności biegłego. Na życzenie strony, która jest niewidoma, głucha, niema lub głuchoniema, notariusz ma obowiązek przywołać do czynności wskazaną przez nią osobę zaufaną. Powinien też o tym uprzedzić wszystkie osoby zainteresowane.
Nabywca lub zbywca nieruchomości może też nie umieć lub nie móc pisać. Wtedy na akcie notarialnym składa tuszowy odcisk palca. Gdy zaś może złożyć podpis jedynie w alfabecie nieznanym notariuszowi, to wówczas notariusz stwierdza, że jest to podpis tej osoby i o tych okolicznościach oraz o dopełnieniu formalności czyni wzmiankę w sporządzonym akcie notarialnym.
Specjalna procedura przewidziana jest także, gdy akt przeniesienia własności nieruchomości podpisuje strona nieznająca języka polskiego, a do czynności nie został dołączony przekład na inny znany jej język. Wtedy notariusz osobiście, albo przy pomocy tłumacza powinien przetłumaczyć akt.
Wprawdzie czynności notarialne dokonywane są w języku polskim, to jednak na żądanie strony notariusz ma prawo dodatkowo wykonać je w języku obcym, na przykład korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego.

Zapłaci właściciel

Za sporządzenie aktu notarialnego przenoszącego własność nieruchomości uiszczana jest opłata według stawek taksy notarialnej. Zwyczajowo przyjmuje się, że koszty ponosi nabywca nieruchomości. Strony mogą jednak ustalić, że płacą je wspólnie bądź ponosi je zbywca.
Stawka zależy od wartości transakcji
● do 3 tys. zł – 100 zł
● powyżej 3 tys. zł do 10 tys. zł – 100 zł plus 3 proc. od nadwyżki powyżej 3 tys. zł
● powyżej 10 tys. zł do 30 tys. zł – 310 zł plus 2 proc. od nadwyżki powyżej 10 tys. zł
● powyżej 30 tys. zł do 60 tys. zł – 710 zł plus 1 proc. od nadwyżki powyżej 30 tys. zł
● powyżej 60 tys. zł do 1 mln zł – 1010 zł plus 0,4 proc. od nadwyżki powyżej 60 tys. zł
● powyżej 1 mln zł do 2 mln zł – 4770 zł plus 0,2 proc. od nadwyżki powyżej 1 mln zł
● powyżej 2 mln zł – 6770 zł plus 0,25 proc. od nadwyżki powyżej 2 mln zł, nie więcej jednak niż 10 tys. zł, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn nie więcej niż 7,5 tys. zł