Nowe nazwisko można przybrać nie tylko w razie zmiany stanu cywilnego. Możliwe jest to także w postępowaniu administracyjnym prowadzonym przez kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
Zmiany imienia i nazwiska dokonuje się na wniosek strony złożony w urzędzie stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego. Wniosek ten należy złożyć osobiście. Wykluczone jest działanie przez pełnomocnika, gdyż zmiana ta powoduje istotne konsekwencje faktyczne i prawne. Rozwiązanie to zapewnia także organowi prowadzącemu sprawę możliwość bezpośredniego potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.
Osoby zamieszkałe za granicą wniosek o zmianę nazwiska mogą złożyć za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej. Dopuszcza się złożenie tego wniosku bez zachowania powyższych wymogów pod warunkiem dokonania tej czynności w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Ważne powody

Imię i nazwisko są trwałymi atrybutami człowieka, prawnie mu przypisanymi poprzez zarejestrowanie w aktach stanu cywilnego. Zmiana może nastąpić tylko z ważnych powodów przykładowo wskazanych w art. 4 ust. 1 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Oznacza to, że wola osoby nie stanowi przesłanki samodzielnej i wystarczającej do tej czynności. Względna stabilizacja imion i nazwisk jest wartością prawnie chronioną. Imię i nazwisko, z uwagi na spełniane funkcje w życiu jednostki, rodziny i grup społecznych oraz na znaczenie ich trwałości dla prawidłowej realizacji tych funkcji, nie mogą być postrzegane jedynie jako dobra osobiste, podlegające ochronie na gruncie prawa cywilnego. Ważne powody nie mogą wynikać jedynie z subiektywnego przekonania osoby żądającej zmiany, ale muszą sprostać zobiektywizowanym i zracjonalizowanym kryteriom (wyrok NSA z 15 marca 2007 r., II OSK 452/06, LEX nr 32529). Podstawą do zmiany powinny być okoliczności szczególne, a nawet można by stwierdzić nadzwyczajne w okolicznościach danej sprawy (wyrok NSA z 25 października 2005 r., II OSK 125/05, LEX nr 201425).
Organy administracji powinny oceniać, czy wniosek o zmianę nazwiska spełnia warunek ważnych powodów, a ściślej, czy strona dostrzega w swoim uzasadnionym przekonaniu potrzebę jego zmiany. Granicą rozważań organów administracji państwowej powinno być ustalenie istnienia (lub braku) elementów oczywistej bezzasadności w motywach strony, na przykład cech kaprysu lub przekory (wyrok NSA w Warszawie, 21 czerwca 1982 r., II SA 699/82, ONSA 1982/1/57).

Ustawowe przeszkody

Przepis art. 4 ust. 1 ustawy stanowi, że można dokonać zmiany imienia lub nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka. Pojęcia te mają charakter nieostry. Jako nazwiska ośmieszające zwykło się uważać nazwiska pochodne od zwierząt, rzeczowników pospolitych, bądź przymiotników oznaczających pewną ułomność, np. „Chudy”, „Kulawy”. Imiona ośmieszające to te, które uznaje się za staromodne, np. „Pelagia”, „Klotylda”, „Tekla” itd.
Jako przesłankę zmiany imienia i nazwiska powyższy przepis wymienia ponadto dokonanie ich bezprawnej zmiany. Mogło to między innym nastąpić na podstawie art. 5 zarządzenia nr 72 prezesa Rady Ministrów z 7 kwietnia 1952 r. w sprawie pisowni nazwisk i imion w dowodach osobistych i tymczasowych zaświadczeniach tożsamości. Dokonywano wówczas modyfikacji pisowni imion lub nazwisk, dostosowując ją do pisowni polskiej bez wniosków strony i jej zgody.
Kolejną przesłanką jest zmiana imienia lub nazwiska na te, które strona używa. Chodzi głównie o pseudonimy artystyczne albo o sytuację, gdy strona posługuje się innym imieniem niż to, które ma zapisane w akcie urodzenia.
Ustawodawca przewidział także, że wnioskodawca może żądać dostosowania swojego nazwiska do nazwiska, jakie nosi zgodnie z ustawodawstwem innego państwa, którego obywatelstwo również posiada.



Zasady pisowni

Przybranie innego imienia lub nazwiska nie jest dowolne. Ustawa o zmianie imion i nazwisk oraz prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje w tym zakresie ograniczenia.
Kierownik urzędu odmówi zmiany nazwiska na nazwisko historyczne, wsławione w dziedzinie kultury, nauki, działalności politycznej, społecznej albo wojskowej. Zmiana tak jest możliwa wyłącznie w sytuacji, gdy wnioskodawca posiada członków rodziny o tym nazwisku. Po zmianie nazwiska nie może się ono składać z dwóch członów. Nie można mieć więcej niż dwa imiona. Wyjątkiem od tej zasady jest przypadek dostosowania nazwiska lub imienia do tych, które strona posiada jako obywatel innego państwa.
Nazwisko dwuczłonowe zapisuje się z łącznikiem, np. Malinowska-Misiuk, jako jedno nazwisko złożone z dwóch członów, zgodnie z zasadami języka polskiego. Nazwisko dwuczłonowe zapisane bez łącznika oznaczałoby posiadanie dwóch różnych nazwisk.
W art. 7 ustawodawca doprecyzował, jakiego rodzaju nazwiska podlegają zmianie. Wskazano, że zmiana może dotyczyć zarówno nazwiska rodowego, jak również nazwiska noszonego aktualnie. Sformułowanie nazwisko noszone aktualnie kumuluje wszystkie przypadki nazwisk, jakie mogą być używane przez wnioskodawcę np.: nazwisko noszone po zawarciu małżeństwa, nazwisko noszone w wyniku powrotu do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego (art. 59 k.r.o.), nazwisko noszone w wyniku administracyjnej zmiany.
Stosownie do treści art. 50 ust. 1 prawa o aktach stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia przyjęcia oświadczenia o wyborze więcej niż dwóch imion, imienia ośmieszającego, nieprzyzwoitego, w formie zdrobniałej oraz niepozwalającego odróżnić płci.

Konieczna decyzja

Decyzję o wyrażeniu zgody na zmianę imienia lub nazwiska bądź o odmowie wyrażenia zgody wydaje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego wnioskodawcy albo jego zastępca, a w przypadku braku takiego miejsca – kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego wnioskodawcy albo jego zastępca. Jeżeli nie można ustalić właściwości miejscowej w powyższy sposób, rozstrzyga kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy albo jego zastępca.
Powyższy organ o zmianie imienia lub nazwiska niezwłocznie informuje:
● kierownika urzędu stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce sporządzenia aktu urodzenia i małżeństwa wnioskodawcy, a także miejsce sporządzenia aktów urodzenia jego małoletnich dzieci, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na dzieci;
● organ gminy prowadzący ewidencję ludności właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego wnioskodawcy i jego małoletnich dzieci, jeżeli fakt ten rozciąga się na dzieci;
● ministra właściwego do spraw wewnętrznych, który prowadzi ewidencję ludności w formie zbioru danych osobowych PESEL,
● organ, który wydał dowód osobisty wnioskodawcy i jego małoletnim dzieciom, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na te dzieci.
Określone w ustawie zadania i kompetencje kierownika urzędu stanu cywilnego i jego zastępcy są zadaniami z zakresu administracji rządowej. Nadzór na ich realizacją sprawują właściwi wojewodowie. Dlatego strona, która otrzymała odmowną decyzję, może wnieść odwołanie do tego organu (art. 14 ust. 3 ustawy).
Treść wniosku
Wniosek o zmianę imienia lub nazwiska zawiera:
● dane osoby, której zmiana dotyczy, tj. imię (imiona), nazwisko oraz nazwisko rodowe, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub ostatni pobyt stały. W przypadku braku stałego zameldowania, adres pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące;
● numer PESEL;
● imię i nazwisko, na jakie ma nastąpić zmiana;
● odpis zupełny aktu urodzenia oraz aktu małżeństwa;
● odpisy zupełne aktów urodzenia małoletnich dzieci, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na dzieci;
● inne dokumenty uzasadniające zmianę nazwiska lub imienia;
● uzasadnienie.
Definicje
Zmiana imienia oznacza nadanie innego imienia lub modyfikację jego pisowni.
Zmiana nazwiska oznacza przybranie innego nazwiska, zmianę jego pisowni lub formy właściwej dla rodzaju żeńskiego lub męskiego.
Podstawa prawna
Art. 1 – 14 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. nr 220, poz. 1414).