Na podstawie zgłoszenia narodzin dziecka, wydanego przez zakład opieki zdrowotnej, kierownik USC sporządza akt urodzenia. Brak tego dokumentu powoduje, że organem właściwym do jego sporządzenia staje się sąd opiekuńczy.
Rejestracji w urzędzie stanu cywilnego podlega urodzenie dziecka bez względu na to, czy urodziło się żywe, czy martwe. Fakt ten zobowiązani są zgłosić:
● ojciec dziecka albo matka, jeżeli jej stan zdrowia na to pozwala, albo inna osoba obecna przy porodzie,
● lekarz albo położna.
Przy czym jeżeli urodzenie dziecka nastąpiło w zakładzie opieki zdrowotnej, do zgłoszenia urodzenia jest obowiązany zakład opieki zdrowotnej.
Urodzenie dziecka może zgłosić tylko osoba mająca pełną zdolność do czynności prawnych (art. 10 i 11 k.c.). Wyjątkiem jest małoletnia matka lub małoletni ojciec.

Wymagany termin

Urodzenie dziecka należy zgłosić w ciągu 14 dni od dnia tego zdarzenia. Jeżeli dziecko urodziło się martwe, zgłoszenie takie powinno nastąpić w ciągu trzech dni. W tym przypadku sporządza się akt urodzenia z adnotacją w rubryce uwagi, że dziecko urodziło się martwe. Aktu zgonu się nie sporządza.
Właściwym urzędem stanu cywilnego jest miejsce odpowiedniego zdarzenia (art. 10 ust. 1 ustawy). Naruszenie właściwości miejscowej stanowi podstawę do unieważnienia aktu w trybie postępowania nieprocesowego. Jeżeli dziecko urodziło się na polskim statku morskim lub powietrznym, takie zdarzenie rejestruje się w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy. Przepis art. 11 ust. 1 ustawy umożliwia dokonanie zgłoszenia w innym urzędzie stanu cywilnego. Chodzi o sytuację, gdy żadne z rodziców dziecka nie ma miejsca zamieszkania na obszarze właściwości urzędu stanu cywilnego. Wówczas zgłoszenia można dokonać w urzędzie miejsca zamieszkania rodziców lub jednego z nich. W tym przypadku kierownik urzędu sporządza protokół zgłoszenia urodzenia i przesyła go niezwłocznie do urzędu stanu cywilnego miejsca urodzenia dziecka w celu sporządzenia aktu urodzenia (art. 11 ust. 1 i 3 ustawy).
Zgłoszenie dokonane we właściwym urzędzie stanu cywilnego zastępuje zameldowanie. Datą zameldowania dziecka jest data sporządzenia aktu urodzenia. Zameldowania dokonuje organ gminy właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego matki dziecka lub tego z rodziców, u którego faktycznie przebywa. W przypadku braku miejsca pobytu stałego – organ właściwy ze względu na miejsce pobytu czasowego, trwającego ponad trzy miesiące (art. 14 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych).



Sporządzenie aktu

Ojciec dziecka albo matka, jeżeli jej stan zdrowia na to pozwala, albo inna osoba obecna przy porodzie obowiązani są zgłosić urodzenie dziecka ustnie. Natomiast, zakład opieki zdrowotnej zgłoszenia dokonuje pisemnie.
Osoba, która dokonuje ustnego zgłoszenia musi przedłożyć kierownikowi urzędu dokument wystawiony przez lekarza, położną lub zakład opieki zdrowotnej. Zgłoszenie to potwierdza m.in. fakt, miejsce i datę urodzenia, a także płeć, ciężar i długość dziecka. Szczegółowe informacje, które powinny się znaleźć w tym dokumencie, określa art. 40 ust. 3 ustawy. Sposób jego wystawienia a także wzór normuje rozporządzenie ministra zdrowia z 2 lutego 2005 r. w sprawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka (Dz.U. nr 27, poz. 232). Nieprzedłożenie tego dokumentu powoduje, że właściwy do ustalenia treści aktu urodzenia jest sąd w postępowaniu nieprocesowym (postanowienie SN z 3 września 1997 r., III KKO 5/97, OSNAP 1998/14/441).
Oprócz powyższego pisemnego zgłoszenia należy przedstawić kierownikowi urzędu stanu cywilnego odpis skróconego aktu małżeństwa rodziców, jeżeli pozostają oni w związku małżeńskim. Nie jest to potrzebne, gdy akt małżeństwa został sporządzony w tym samym urzędzie stanu cywilnego (art. 41 ust. 2 ustawy).
Akt urodzenia sporządza się w dniu, w którym dokonano zgłoszenia zdarzenia (art. 16 ustawy). Można go sporządzić w terminie późniejszym, gdy osoba zgłaszająca nie może przedstawić równocześnie ze zgłoszeniem wymaganych prawem dokumentów, bez których nie jest możliwe sporządzenie aktu urodzenia. W takim przypadku sporządza się notatkę urzędową, stwierdzającą, kto dokonał zgłoszenia oraz przyczynę uniemożliwiającą sporządzenie aktu w dniu zgłoszenia urodzenia dziecka. Akt urodzenia sporządza się po złożeniu brakujących dokumentów.
Jeżeli stosownie do przepisów kodeksu rodzinnego i opiekuńczego nie zachodzi domniemanie, że ojcem dziecka jest mąż matki, dane dotyczące osoby ojca wpisuje się tylko w razie uznania dziecka przez ojca lub sądowego ustalenia ojcostwa. W przypadku, gdy to nie nastąpiło, wpisuje się do aktu urodzenia dziecka jako imię ojca – imię wskazane przez przedstawiciela ustawowego dziecka, a w braku takiego wskazania – jedno z imion zwykle w kraju używanych oraz jako nazwisko ojca i jego nazwisko rodowe – nazwisko matki, z odpowiednią adnotacją.
Dziecku urodzonemu przed zawarciem małżeństwa jego rodziców, dla którego nie sporządzono aktu urodzenia, akt ten sporządza się tak jak dziecku pochodzącemu z małżeństwa. Celem przepisu art. 46 ust. 1 ustawy jest zatarcie pozamałżeńskiego pochodzenia dziecka.

Dziecko nieznanych rodziców

Akt urodzenia dziecka nieznanych rodziców sporządza się na podstawie orzeczenia sądu opiekuńczego. Sąd ten ustala w miarę możliwości miejsce i datę urodzenia dziecka po zasięgnięciu opinii osoby, pod której opieką dziecko się znajduje, nadaje dziecku imię i nazwisko oraz określa, jakie imiona rodziców i ich nazwiska rodowe mają być wpisane do aktu urodzenia.
Nazwisko nadane dziecku wpisuje się jako nazwisko jego rodziców. W razie nieustalenia miejsca urodzenia dziecka, za miejsce urodzenia uważa się miejsce znalezienia dziecka.
Treść aktu urodzenia
Do aktu urodzenia wpisuje się:
● nazwisko, imię (imiona) i płeć dziecka;
● miejsce i datę urodzenia dziecka;
● nazwiska, nazwiska rodowe rodziców, imię (imiona), miejsce i datę urodzenia, miejsce zamieszkania każdego z rodziców w chwili urodzenia się dziecka;
● nazwisko, imię i miejsce zamieszkania zgłaszającego;
● dane dotyczące zakładu opieki zdrowotnej, jeżeli sporządzenie aktu następuje na podstawie jego zgłoszenia.
Podstawa prawna
Art. 10 ust. 1 i 2, art. 11 ust. 1 i 2, art. 14, art. 38 – art. 41, art. 46 ustawy z 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. nr 161, poz. 1688 z późn. zm.).