Udział stron w postępowaniu administracyjnym przez internet to rozwiązanie, które może mieć zastosowanie już w najbliższej przyszłości.
W projekcie nowelizacji tarczy antykryzysowej (czyli ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. poz. 568) znalazły się przepisy związane z dostosowaniem procedury administracyjnej do aktualnej sytuacji w kraju. To pierwsza próba odnalezienia złotego środka pomiędzy całkowitym zamknięciem urzędów administracji dla interesantów a koniecznością dalszego prowadzenia postępowań.
Na problem zwracał uwagę Adam Abramowicz, rzecznik małych i średnich przedsiębiorców, w liście do kierownictwa urzędów państwowych i samorządowych. Apelował w nim o bezzwłoczne przywrócenie pracy w podległych im jednostkach, wskazując, że rozporządzenie Rady Ministrów z 31 marca 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. poz. 566) pozwala co prawda na ograniczenie pracy urzędu do niezbędnych czynności, ale nie pozwala na całkowite jego zamknięcie.
– Nie można zamknąć całego urzędu i udać się do domów, ogłaszając obywatelom, że wróci się do pracy z chwilą poprawy uwarunkowań panujących w kraju – napisał Adam Abramowicz. I wskazywał, że takie sytuacje się zdarzają.
Pomocne w tej sytuacji mogą okazać się rozwiązania zawarte w projektowanej nowelizacji.
Prawo do zrzeczenia
Jedną z zaproponowanych zmian jest możliwość łącznego zrzeczenia się przez strony czynnego udziału w toczącym się postępowaniu. Dotychczas strona była uprawniona m.in. do zajmowania stanowiska na temat zgromadzonych dowodów czy zgłaszania żądań i wniosków. Co więcej, organ miał obowiązek wziąć pod uwagę jej twierdzenia oraz ustosunkować się do nich. Pozbawienie strony takiej możliwości mogło mieć miejsce tylko w wyjątkowych sytuacjach. Taki scenariusz realizował się np. w momencie, w którym sprawa musiała zostać załatwiona natychmiast ze względu na zagrożenie życia, zdrowia czy groźbę zaistnienia dużej szkody materialnej.
W ramach nowelizacji tarczy zaproponowano zmiany w kodeksie postępowania administracyjnego w tym obszarze. Oprócz wymienionych wcześniej powodów, wprowadzono także możliwość pominięcia udziału stron, gdyby obie z nich zrzekły się czynnego udziału w postępowaniu.
Propozycja budzi jednak wątpliwości. – Zawarta w art. 10 k.p.a. zasada czynnego udziału strony w postępowaniu jest jednym z fundamentów procedury administracyjnej. Jakiekolwiek wyjątki mogą prowadzić do poważnych nadużyć – ocenia Konrad Młynkiewicz, radca prawny z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
Jak wskazuje, już na samym początku pojawiają wątpliwości interpretacyjne dotyczące formy, jaką musi przybrać takie zrzeczenie. – Nie wiadomo, czy chodzi o wyraźną wyrażoną pisemnie wolę strony, czy np. milczącą zgodę na wezwanie organu – podkreśla.
Zwraca jednocześnie uwagę, że nie jest też jasne, czy zrzeczenie się udziału obejmuje tylko dane postępowanie, czy też np. postępowanie po uchyleniu decyzji przez organ odwoławczy.
W jego ocenie zaproponowane rozwiązanie mogłoby się sprawdzić w sprawach, w których jest tylko jedna strona, a organ wydaje decyzję zgodną w całości z jej wnioskiem. – Niemniej w postępowaniach spornych, zwłaszcza gdy organ prowadzi postępowanie dowodowe albo inny uczestnik postępowania przedstawia własne dowody, taka zmiana jest bardzo dyskusyjna – wskazuje.
Elektronicznie zamiast osobiście
Kolejna z zaproponowanych nowości dotyczy przeprowadzenia czynności przy osobistym stawiennictwie stron. Dotychczas miało to miejsce po wezwaniu do siedziby organu. Projekt nowelizacji wprowadza jednak możliwość przeprowadzenia takiej czynności z urzędnikiem „przez udostępnienie swojego wizerunku w czasie rzeczywistym, za pośrednictwem transmisji audiowizualnej”. Ma to mieć miejsce po wyrażeniu zgody przez organ i tylko w sytuacji, gdy jest to w interesie strony.
Ta zmiana również budzi obawy eksperta. – W praktyce organy administracji publicznej nie mają możliwości weryfikacji tożsamości osób korzystających z takiej transmisji. Aby tego rodzaju rozwiązanie było bezpieczne, koniecznie trzeba zastanowić się nad wprowadzeniem rozwiązań teleinformatycznych umożliwiających taką weryfikację – wskazuje mec. Młynkiewicz.
Propozycja zmiany kodeksu postępowania administracyjnego dotyczy również procedury udostępniania stronom akt sprawy oraz umożliwienia uzyskania przez nie notatek, kopii i odpisów. Dotychczas odbywało się to poprzez wizytę na terenie organu oraz sporządzenia kopii w obecności pracownika urzędu. Projektowane przepisy przewidują możliwość zrealizowania prawa strony do wglądu w akta poprzez przesłanie ich w formie elektronicznej, m.in. na wskazany przez stronę adres elektroniczny.
– To może w sposób istotny nie tylko zapobiec dalszemu wstrzymaniu postępowań administracyjnych, lecz także w przyszłości usprawnić pracę urzędów. Z pewnością doprowadzi również do skrócenia czasu rozpoznawania spraw – podsumowuje Konrad Młynkiewicz.