Co powinien zrobić pracodawca i pracownik w związku z epidemią koronawirusa?

Mowa przede wszystkim o domowej kwarantannie czy pracy zdalnej, na którą pracodawcy wysyłali najpierw osoby powracające z Chin, a po feriach zimowych również z Włoch, w których to państwach wciąż występuje najwięcej zachorowań na COVID-19 (stan na 10 marca 2020 r.).

W efekcie liczba absencji pracowników jest większa, niż by to wynikało z ogólnej sytuacji.

Koronawirus. Prawa i obowiązki pracodawcy

– Niektórzy pracodawcy istotnie zgłaszają pojedyncze przypadki, że mają wątpliwości co do prawdziwości niektórych deklaracji pracowników dotyczących przebywania w okresie ferii na terenach występowania koronawirusa. Mogą one nie odpowiadać rzeczywistości w celu skorzystania przez te osoby z możliwości pracy zdalnej, która w takich okolicznościach w ramach prewencji jest zarządzana przez firmy. Nadużyciami obarczone jest również wykonywanie pracy zdalnej – w szczególności przez osoby dotychczas niepracujące w ten sposób, zwłaszcza jeżeli chodzi o efektywność pracy czy też czas pracy – potwierdza Monika Krzyszkowska-Dąbrowska, radca prawny w warszawskim biurze kancelarii Linklaters.

O tym, że jeszcze przed zdiagnozowaniem pierwszego przypadku korona wirusa w Polsce wielu pracowników próbowało uzyskać od pracodawców dodatkowe świadczenia, mówią też inni prawnicy. Przykładowo, pracownicy powracający z krajów, gdzie występowały przypadki zakażenia koronawirusem, nawet jeśli nie dotyczyło to bezpośrednio regionów ich pobytu i tak oczekiwali od pracodawców zwolnienia ich z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia przez okres co najmniej 14 dni po powrocie. Niektórzy z zatrudnionych prewencyjnie nie pojawiają się w pracy i ograniczają swoje aktywności, szczególnie wśród zbiorowości ludzkich, obawiając się zarażenia i konsekwencji dla swojego stanu zdrowia. – O ile wykorzystują w tym celu swój urlop wypoczynkowy, to taka sytuacja nie budzi zastrzeżeń. To jest w końcu prawo pracownika. Oczywiście składając wniosek o taki czas wolny, pracownik musi brać pod uwagę sprzeciw pracodawcy, który może odmówić udzielenia urlopu, kierując się dobrem i potrzebami zakładu pracy. Niektórzy pracownicy korzystają jednak ze zwolnień lekarskich w sytuacji, w której nie ma podstaw do takiego zwolnienia. ZUS szacuje, że ok. 20 proc. zwolnień jest bezpodstawnych. Śmiem twierdzić, że koronawirus może tę statystykę jedynie pogorszyć – mówi Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski. Jego zdaniem takie zwolnienia powinny być kontrolowane przez pracodawcę i ZUS.

– Zdarzało się, że na propozycję praco dawcy, iż skoro obawiają się, że mogą być zarażeni COVID-19, mogą skorzystać z urlopu wypoczynkowego, nie wyrażali zgody i stawiali się w pracy, aby nie tracić dni wolnych. Z drugiej strony zdarzały się także przypadki, że gdy współpracownicy dowiadywali się, iż ich kolega z pracy wracał z ferii z Włoch czy Tajlandii, oczekiwali od pracodawców, że taka osoba nie będzie dopuszczana do pracy w siedzibie firmy. Niektórzy z nich wymuszali na pracodawcy udzielenie zgody na pracę zdalną, podkreślając, że w razie odmowy mają możliwość skorzystania z uprawnienia z art. 210 k.p., który stanowi, że pracownik może powstrzymać się od wykonywania pracy, jeśli warunki pracy zagrażają jego życiu lub zdrowiu – informuje z kolei Bartosz Tomanek, adwokat, senior associate w zespole prawa pracy SSW Pragmatic Solutions.

Pomocne procedury

Dlatego prawnicy doradzają, by w celu prewencji koniecznie ustalić jasne zasady pracy zdalnej (których akurat ustawa o koronawirusie nie określa), przekazać je podwładnym oraz wprowadzić odpowiedni nadzór menedżerów.

– Pracodawcy mogą rozważyć wprowadzenie odpowiednich procedur i przewidzieć w nich zasady i tryb postępowania, w tym m.in. udzielania polecenia pracy zdalnej – przestrzega Bartosz Tomanek. Podkreśla przy tym, że pracodawcy są w trudnej sytuacji, szczególnie że często nie posiadają wystarczających informacji o rzeczywistym stanie zdrowia swoich pracowników.

O tym, że takie procedury będą miały wszechstronny walor, jest też przekonana Monika Krzyszkowska-Dąbrowska. Jak podkreśla, pracodawca ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Stąd istotne są prewencja oraz reagowanie na występujące zagrożenie chorobą zakaźną oraz bieżące wytyczne wydawane pracownikom w miarę rozwoju sytuacji. Mogą one iść dalej niż obowiązujące oficjalne zalecenia, jednak każdorazowo przy zachowaniu zasad prawa pracy. Istotne jest przestrzeganie zaleceń Światowej Organizacji Zdrowia oraz Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

– Bezpośrednim interesem pracodawcy jest w szczególności ograniczenie liczby potencjalnych nieobecności chorobowych oraz rozprzestrzeniania choroby na terenie zakładu pracy. Z kolei opracowanie procedur może ograniczyć negatywne efekty, chaos oraz zapewnić sprawniejsze zarządzanie pracownikami czy przepływ informacji. Myślę o: procedurach wdrażanych na okoliczność wzmożonych nieobecności czy też kwarantanny pracowników, skutkach biznesowych związanych z prowadzeniem działalności w takich okolicznościach, reorganizacji pracy lub zasadach działania firmy i zachowaniach pracowników w ramach prewencji, np. zawieszenie podróży służbowych lub uczestnictwo w wydarzeniach publicznych – podkreśla Krzyszkowska-Dąbrowska.

Konsekwencje dla pracownika

Co jednak w sytuacji, gdy pracodawca ma uzasadnione podejrzenie co do tego, że pracownik nadużywa swoich uprawnień związanych z wystąpieniem koronawirusa w Polsce? Taka osoba może zostać przez pracodawcę ukarana dyscyplinarnie. W grę mogą wchodzić kary porządkowe – upomnienie, nagana, a nawet kara pieniężna (np. w razie opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia).

– Nie można wykluczyć, że w konkretnych przypadkach działanie pracownika będzie uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę, a nawet zwolnienie dyscyplinarne – mówi Bartosz Tomanek.

Prawnicy wymieniają jeszcze inne konsekwencje: zwrot wynagrodzenia czy zasiłku chorobowego, kary porządkowe, pozbawienie prawa do premii lub ograniczenie jej wysokości, jeżeli pozwalają na to zasady premiowe. Poza tym możliwe jest sporządzanie notatek służbowych w celu dokumentowania ewentualnych naruszeń popełnianych przez pracowników aż do rozwiązania umowy o pracę. Każdorazowo jednak, jak przestrzegają, działanie pracodawcy powinno być dostosowane do specyfiki danej sytuacji.

– Istnieje oczywiście obawa, że w związku z coraz większą liczbą osób zakażonych pracodawcy będą patrzyć przez palce na chorobowe nieobecności swoich pracowników – uważa mec. Tomanek.

Działania pracodawcy

Nie tylko pracownicy naginają prawo pracy w związku z wystąpieniem korona wirusa. Zdarza się, że również pracodawcy podejmują działania wątpliwe prawnie. Niejednokrotnie działali w określony sposób mimo braku podstawy prawnej, np. z uwagi na presję ze strony załogi nakazywali pracę w domu. Jeszcze do soboty bowiem praca zdalna wymagała zgody zarówno pracownika jak i pracodawcy.

– Dopiero obowiązująca od niedzieli nowa ustawa o zwalczaniu koronawirusa (ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U. poz. 374 – red.) umożliwia pracodawcy kierowanie pracowników do pracy poza ich stałe miejsce pracy na czas określony, o ile jest to uzasadnione zwalczaniem koronawirusa. Ma się to odbywać w drodze polecenia służbowego i teoretycznie pracownik zobowiązany jest je wypełnić. Już teraz jednak widać mnóstwo problemów, które są związane z tą regulacją, jak choćby sprzeciw pracownika co do pracy w domu, odpowiedzialność za warunki bhp czy koszty – uzupełnia Łukasz Kuczkowski.

Zatem tzw. ustawa antywirusowa ucina dyskusje na temat tego, czy praco dawca może – w celu walki z korona wirusem – polecić pracownikowi pracę z domu.

– W mojej ocenie to może być jedno z częstszych poleceń, jakie pracodawcy będą wydawać pracownikom w najbliższej przyszłości. Oznacza to także, że polecenie pracy zdalnej może być nadużywane przez pracodawców. Nie można wykluczyć, że „niewygodni” pracownicy będą bezpodstawnie wysyłani do pracy z domu i jednocześnie izolowani od pozostałych zatrudnionych – uważa Bartosz Tomanek.

Pracodawcy muszą też pamiętać, że przy polecaniu pracy z domu należy zachować zasady proporcjonalności oraz niedyskryminacji. Pracodawcy nie mogą dopuścić do sytuacji, w której polecenie pracy zdalnej będzie wydawane wyłącznie w oparciu o narodowość danego pracownika lub będzie to sposób na zaoszczędzenie na kosztach utrzymania biura. Nie można wykluczyć, że polecenie pracownikowi pracy poza biurem i nie wyposażenie go w laptop w praktyce może uniemożliwić mu pracę zdalną. – W takiej sytuacji pracownik nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji służbowych niewykonania zadania – zaznacza Bartosz Tomanek.

– Pracodawcy na szeroką skalę stawiają na działania prewencyjne obejmujące zalecenie pracy zdalnej wszystkim pracownikom powracających z terenów zagrożonych koronawirusem. W większości sytuacji pracownicy się im nie sprzeciwiają. Problematyczne przypadki mogą dotyczyć wykluczenia z zakładu pracy do pracy zdalnej lub niedopuszczenia do świadczenia pracy jedynie określonego pracownika lub grupy pracowników bez obiektywnego uzasadnienia lub w celu wyeliminowania z grupy. Takie działania mogą spełniać przesłanki mobbingu. Nie wydaje się jednak, aby przesłanki mobbingu spełniały obiektywne działania prewencyjne pracodawcy stosowane równomiernie i proporcjonalnie w stosunku do pracowników w tak bezprecedensowej sytuacji – wskazuje Monika Krzyszkowska-Dąbrowska.

Zwolnienie na telefon

Ostatnio resort pracy jako formę walki z rozprzestrzenianiem się wirusa zaproponował wprowadzenie zwolnienia udzielanego przez telefon. Jak na razie nie ukazała się treść rozporządzenia w tej sprawie. Nie wiadomo więc, jak wyglądać ma ta procedura w szczegółach. Pojawiają się głosy, że ma dotyczyć wyłącznie przypadków koronawirusa, a więc zwolnienia na telefon nie będzie można otrzymać na inną chorobę. Wśród prawników, ale i samych przedsiębiorców już jednak słychać opinie, że może być podstawą do nadużyć ze strony pracowników. Minister Marlena Maląg zasugerowała, że odpowiedzialność obywateli pozwoli na uniknięcie nadużyć.

– Zadziwia mnie ten optymizm. Jeżeli bowiem zwolnienie lekarskie rzeczywiście będzie wystawiane przez lekarzy tylko na podstawie rozmowy telefonicznej, zasymulowanie objawów może okazać się bardzo proste i w niedługim czasie pracodawcy mogą borykać się z masowymi nieobecnościami pracowników – uważa Ludmiła Łuczak, radca prawny w kancelarii Olesiński & Wspólnicy.

Na to, że przy telefonicznym wywiadzie oszukać jest łatwiej, uwagę zwracają też inni prawnicy. Łukasz Kruczkowski również nie wyklucza, iż takie przypadki będą, ale z drugiej strony, jak zauważa, taka osoba będzie szczególnym obiektem zainteresowania służb epidemiologicznych. Według niego kwarantanna czy konieczność dodatkowych badań może zniechęcać, naciągaczy.

Bartosz Tomanek podkreśla, że zwolnienie ma być wydawane na okres poprzedzający ocenę, czy dana osoba kwalifikuje się do objęcia jej kwarantanną. W sytuacji, gdy dojdzie do spiętrzenia się przypadków zarażenia COVID-19 lub uzasadnionego podejrzenia takiego zarażenia, obejmowanie kwarantanną – z przyczyn operacyjnych – może ulec opóźnieniu. Potencjalnie chory pracownik faktycznie nie powinien w tym czasie wychodzić z domu i chodzić do pracy. – Niemniej jednak nie wyobrażam sobie, w jaki sposób lekarz na infolinii jest w stanie zweryfikować, czy ktoś faktycznie posiada objawy choroby, które wymagają udzielenia mu takiego zwolnienia. Dlatego jeśli zwolnienia udzielane będą wyłącznie na oświadczenie danej osoby, to nadużycia są nieuniknione – dodaje Tomanek. Ekspert przypomina przy tym, że za pierwsze 33 dni, a w niektórych przypadkach 15 dni zwolnienia chorobowego w danym roku pracownikowi przysługuje wynagrodzenie finansowane przez pracodawcę. W praktyce może się więc okazać, że największymi ofiarami takich nadużyć będą właśnie pracodawcy. Jeśli w jednym momencie wielu pracowników zdecyduje się uzyskać zwolnienie w taki sposób, istnieje ryzyko, że pracodawca będzie musiał wstrzymać produkcję czy zaprzestać świadczenia usług. W skrajnych przypadkach może to doprowadzić do upadłości niektórych firm.

– Rzeczywiście powszechne absencje, które może prowokować uzyskiwanie zwolnienia lekarskiego na telefon, mogą skutkować problemami dla firm obejmującymi niewystarczający zasób personelu do bieżącej działalności czy np. również konieczność wypłaty wynagrodzeń chorobowych na ogromną skalę dla pracowników objętych kwarantanną i przebywających na zwolnieniu lekarskim – potwierdza Monika Krzyszkowska-Dąbrowska.

Ponadto taka sytuacja będzie też implikować konieczność zmiany grafików czasu pracy w związku z nieobecnościami, w tym tych już ustalonych, sięgania po pracowników tymczasowych, pracowników zewnętrznych, czasowe powierzanie innych zadań niż te wynikające z umowy o pracę w celu reorganizacji pracy. Wymusi to również przestoje w firmach.

– Najbardziej dotknięte tą sytuacją wydają się być firmy produkcyjne oraz takie, w których pracownicy nie mogą wykonywać pracy na odległość – twierdzi Monika Krzyszkowska-Dąbrowska.

Powstaje zatem pytania, w jaki sposób weryfikować te zgłoszenia i kto ma tego dokonać? Czy będzie to robić pracownik ZUS, pracownik najbliższej stacji sanitarno-epidemiologicznej, a może pracodawca? Bo zdaniem większości prawników ZUS-owska kontrola prawidłowości wystawienia zwolnień przez lekarzy bez fizycznego badania pracownika raczej nie będzie możliwa.

– Wydaje się, że nie jest w praktyce możliwe zapewnienie takim osobom odpowiedniej ilości odzieży ochronnej. W zależności od skali takich zwolnień również fizyczna kontrola pracowników przebywających na zwolnieniu będzie znacznie ograniczona – twierdzi Bartosz Tomanek.

Monika Krzyszkowska-Dąbrowska uważa, że co do zasady zwolnienia inne niż ustawowa kwarantanna powinny być kontrolowalne na ogólnych zasadach. Samą kwarantannę trudno natomiast kwestionować.

– Nie sądzę, aby kontrolerzy ZUS byli przygotowani na sytuacje związane z koronawirusem. Można spodziewać się ograniczonej reakcji w tym zakresie – podkreśla.

ZUS oraz MRPiPS nie skomentowało sprawy.

opinia eksperta

Trzeba dokonać ponownej oceny ryzyka na wybranych stanowiskach pracy

Robert Stępień, partner w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter

Po stronie pracodawców powstaje coraz więcej wątpliwości w związku z prewencją dotyczącą koronawirusa. Nowa ustawa nie rozwiązuje niestety wielu podstawowych problemów. Pojawia się pytanie, czy pracodawcy powinni dokonać ponownej oceny ryzyka na wybranych stanowiskach pracy. Problem ten nie jest aktualnie poruszany, a wydaje się stanowić jedno z podstawowych wyzwań, jakie stają przed pracodawcami w obliczu dynamicznie rozwijającej się sytuacji. Przedstawiciele medyczni i farmaceutyczni, kasjerki w marketach czy pracownicy oddziałów banków – to tylko nieliczne przykłady stanowisk, na których pracownicy są szczególnie narażeni. Na pierwszy rzut oka widać, że ryzyko na tych stanowiskach wzrosło. A na pracodawcach ciąży obowiązek przeprowadzenia oceny tego ryzyka i poinformowania o nim pracowników.

Kolejny problem dotyczy przedsiębiorstw o szczególnym znaczeniu gospodarczo-obronnym, np. producentów leków. Nowa ustawa przewiduje w szczególności dodatkowy zasiłek macierzyński dla rodziców dzieci, których żłobki, przedszkola, kluby dziecięce oraz szkoły zostały zamknięte z powodu koronawirusa. Skala zwolnień może być jednak tak duża, że uniemożliwi funkcjonowanie niektórych zakładów pracy. Powstaje pytanie, co jest ważniejsze – ochrona przed koronawirusem czy utrzymanie ciągłości pracy przedsiębiorstw o szczególnym znaczeniu gospodarczo-obronnym. W naszej ocenie zapewnienie ciągłości produkcji np. w przedsiębiorstwach zajmujących się wytwarzaniem i dystrybucją leków jest wartością nadrzędną wobec prawa do zasiłku opiekuńczego i prewencji dotyczącej koronawirusa.

Problematyczne może być również korzystanie ze „zwolnień lekarskich na telefon”. Udzielając ich, lekarze nie są bowiem w stanie zweryfikować rzeczywistego stanu zdrowia pracowników. Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której skala zwolnień z pracy będzie tak duża, że spowoduje perturbacje w działalności przedsiębiorstwa, a w skrajnych przypadkach – zablokuje jego funkcjonowanie.

Nadzwyczajne okoliczności, z którymi mamy do czynienia, wymagają, aby pracodawcy podejmowali decyzje, kierując się ciążącym na nich obowiązkiem dbałości o bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w tym zdrowie i życie pracowników. Korzystanie z narzędzi przewidzianych w nowej ustawie i innych środków prewencyjnych powinno się odbywać z umiarem oraz w sposób proporcjonalny do celu. Dla przykładu, pracownicy nie mogą odmówić wykonania polecenia służbowego wiążącego się z zagraniczną podróżą, jeśli zagrożenie ich życia lub zdrowia nie może zostać obiektywnie stwierdzone. Samo subiektywne przeświadczenie pracowników o grożącym im niebezpieczeństwie nie wystarczy. Bez wątpienia dopuszczalne jest również wyciąganie konsekwencji wobec pracowników, którzy w związku z koronawirusem próbują zagwarantować sobie dodatkowe dni wolne od pracy i dopuszczają się nadużyć.