Ustawodawca, przywracając od 7 listopada 2019 r. do kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.) tzw. procedurę gospodarczą, wprowadził nową instytucję – umowę dowodową (art. 4589 par. 1 k.p.c.). – To rodzaj umowy procesowej, dotyczącej postępowania sądowego. Przedsiębiorcy mogą się umówić, że wyłączają określone dowody w postępowaniu, w sprawie z określonego stosunku prawnego powstałego na podstawie umowy – wyjaśnia Katarzyna Matyja z kancelarii AXELO Prawo i Podatki dla Biznesu.
PROBLEM. W obowiązującym od 7 listopada br. nowym postępowaniu gospodarczym przedsiębiorcy mogą zawrzeć tzw. umowę dowodową. Pozwala ona im z góry umówić się na wyłączenie określonych dowodów w procesie sądowym, np. zeznań świadków czy opinii biegłych. Taka umowa musi być obowiązkowo sporządzona albo na piśmie pod rygorem nieważności, albo ustnie przed sądem, przy czym niekoniecznie musi być zawarta w formie osobnego dokumentu, ale np. może stać się częścią innej umowy. Nowy instrument ma na celu przyspieszenie sądowych procesów gospodarczych. Niektórzy eksperci obawiają się jednak, że może być narzędziem nacisku ze strony dużych firm na małe podmioty. Wyrażana jest też obawa, że mniejsze podmioty, nie mając świadomości nowych przepisów, mogą niefrasobliwie zgadzać się na niekorzystne zapisy, ograniczając w ten sposób swoje prawo do obrony. Na czym zatem polega ten nowy instrument, komu może opłacać się go wykorzystać i czy zyska popularność? Odpowiadamy na te i inne pytania.
Kiedy podpisać?
Umowa dowodowa musi być zawarta na piśmie (pod rygorem nieważności) albo ustnie przed sądem. Nie trzeba tworzyć osobnego dokumentu, zapisy dotyczące wyłączenia dowodów mogą znaleźć się więc w umowach na przeprowadzenie robót budowlanych, umowie licencyjnej itp. Natomiast lepiej jej nie umieszczać w ogólnych warunkach współpracy. Jak zauważa Aleksandra Krawczyk, adwokat z Kancelarii Prawnej SDZLEGAL Schindhelm, umieszczenie zapisów w tego typu dokumencie nie jest dobrym rozwiązaniem, bo mogą pojawić się próby kwestionowania tego typu klauzul.
Jako że umowa dowodowa może być zawarta na każdym etapie współpracy podmiotu, nie ma też przeszkód, aby podpisać ją już po powstaniu sporu. Choć wtedy niechęć obu stron może utrudnić wypracowanie umowy dowodowej.
Co można wyłączyć
Artykuł 4589 kp.c. posługuje się pojęciem „określone dowody”. Powstaje pytanie, co należy przez nie rozumieć? Prawnicy nie są w tym zakresie zgodni. Adwokat Aneta Skrzesińska-Kłos, associate w kancelarii CMS Cameron McKenna, uważa, że sformułowanie użyte przez ustawodawcę sugeruje, że strony mogą umówić się jedynie na wyłączenie konkretnych dowodów, np. zeznań świadków bądź opinii biegłych sądowych. Niewykluczone jednak, że sądy być może pozwolą stronom na dalej idącą ingerencję, chociażby ograniczenie liczby świadków np. tylko do pięciu. – Praktyka sądowa pokaże, na ile strony mogą ingerować w dowody. Warto jednak zauważyć, że w uzasadnieniu do nowelizacji k.p.c. ustawodawca wskazał, że umowa dowodowa jest nową instytucją w polskim prawie, więc przynajmniej na razie celowe jest ograniczenie jej zakresu – stwierdza mec. Aneta Skrzesińska-Kłos. A może oznaczać, że ingerencja w dowody może ograniczać się wyłącznie do rodzajów dowodów i możliwości wyłączenie np. opinii biegłych sądowych. Choć nie jest to takie oczywiste dla wszystkich prawników.
Katarzyna Matyja uważa z kolei, że przepis pozwala na wyłączenie także konkretnych dowodów. Przy czym umowa dowodowa nie może prowadzić do wyłączenia przez strony wszystkich możliwych dowodów, bowiem byłoby to w istocie równoznaczne z wyłączeniem prawa do sądu w ujęciu art. 45 Konstytucji RP. – Ponadto przedsiębiorcy muszą pamiętać o tym, że nie można zawrzeć umowy dowodowej w sprawach, w których podłożem roszczeń nie są stosunki umowne, lecz np. czyny niedozwolone czy bezpodstawne wzbogacenie – podkreśla mec. Katarzyna Matyja.
Dlaczego firmy mogą być zainteresowane
Przede wszystkim ze względu na przyspieszenie rozstrzygnięcia sądowych sporów. Umowa dowodowa może przydać się w procesach gospodarczych toczących się zwłaszcza w dużych miastach, gdzie postępowania potrafią być bardzo skomplikowane i trwać latami (a tak dzieje się zwłaszcza wtedy, gdy oparte są one w znacznym stopniu na opiniach biegłych sądowych czy zeznaniach świadków). Dla przedsiębiorców, którzy chcą zyskać na czasie, umowa dowodowa daje możliwość wyłączenia części dowodów – przykładowo właśnie opinii biegłych. – Jest to rozwiązanie, które oceniam pozytywnie, bo skorzystanie z pomocy biegłego często przedłuża postępowanie od kilku/ kilkunastu miesięcy do – w skrajnych przypadkach – nawet kilku lat. Jeśli strony dojdą do porozumienia co do kwestii technicznych – albo przynajmniej ograniczą zakres kwestii, które wymagają potwierdzenia przez eksperta – to z pewnością postępowanie szybciej się zakończy – uważa mec. Magdalena Wątroba z kancelarii Dentons.
Z kolei Katarzyna Matyja mówi, że w niektórych przypadkach dla stron może okazać się korzystne, jeżeli wyłączą z toku postępowania określone dowody, z których może wynikać tajemnica przedsiębiorstwa. – Niejednokrotnie bowiem może się okazać, że wartość ekonomiczna takich informacji i danych przewyższa znacząco potencjalne korzyści płynące dla przedsiębiorcy z ewentualnego zwycięstwa w toku postępowania sądowego, co w konsekwencji może przemawiać za potrzebą ich utajnienia – wskazuje mec. Katarzyna Matyja.
W jakich sprawach
Nowa instytucja może mieć zastosowanie przede wszystkim w sprawach spornych dotyczących umów, w których od czasu zawarcia kontraktu do jego wykonania nie minęło wiele czasu, a samo jego wykonanie nie wiązało się z powstaniem komplikacji. – Mowa tu więc np. o kontraktach dotyczących przygotowania projektu architektonicznego albo przygotowania usługi bądź aplikacji np. dla sektora finansowego – wylicza dr Karol Rusin. I dodaje, że choć część ekspertów przekonuje, że umowa dowodowa może przydać się również przy kontraktach z branży budowlanej, to w praktyce stan faktyczny tych spraw może okazać się zbyt skomplikowany. Prawnicy zauważają też, że w praktyce często zdarza się, że właśnie osobowe źródła dowodowe nie wnoszą niczego nowego do przebiegu postępowania, powodując jednocześnie jego znaczące wydłużenie. Zdaniem mec. Katarzyny Matyi czasem warto zrezygnować z przesłuchiwania przed sądem prezesa czy członka zarządu spółki. W praktyce mogą oni nie mieć bezpośredniej wiedzy na temat przedmiotu sporu, ponieważ nie byli zaangażowani w zawarcie czy wykonywanie umowy, z którą on się wiąże.
opinia eksperta
Aleksandra Krawczyk adwokat z Kancelarii Prawnej SDZLEGAL Schindhelm
Instytucja umowy dowodowej mogłaby przyjąć się w praktyce i stanowić motywację dla przedsiębiorców, zwłaszcza np. uczestników dużych procesów budowlanych czy innych procesów inwestycyjnych do tego, żeby od początku współpracy dokumentować jej przebieg. Zauważyć tu należy, że umowę dowodową można zawrzeć nie tylko przed sądem, kiedy już zaistniał spór, ale też wcześniej. Umowa dowodowa może stanowić po prostu element umowy o współpracę, o dzieło, sprzedaży itp., byle tylko została zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.
W umowie dowodowej można, co do zasady, wyłączyć każdy dowód. Sens ma przede wszystkim wyłączenie dowodu z zeznań świadków i przesłuchania stron. Jakkolwiek w postępowaniu gospodarczym dopuszczalność prowadzenia tych dowodów i tak jest bardzo ograniczona, to wyłącznie dzięki umowie dowodowej można z tych dowodów zrezygnować w ogóle. Nie bardzo widzę zasadności rezygnacji z innych dowodów, w szczególności nie zalecałabym klientom wyłączenia z góry dowodu z opinii biegłego, zwłaszcza w przypadku współpracy o wyższym stopniu zaawansowania technicznego czy technologicznego.
W polskiej praktyce gospodarczej w wielu procesach inwestycyjnych, zwłaszcza budowlanych, nawet tych na ogromną skalę, często brakuje rzetelnej dokumentacji postępu prac. Jeżeli na koniec strony są zmuszone do wejścia na drogę sądową, zaczyna się przesłuchiwanie świadków, gdzie często po prostu słowo jednej strony jest przeciwko słowu drugiej. Gdyby przedsiębiorcy do umowy o współpracę wprowadzili klauzulę, że w razie ewentualnego sporu żadna z nich nie będzie mogła korzystać z dowodu ze świadków, to musieliby swoje działania dokumentować inaczej – pismami, zdjęciami, zachowaniem SMS-ów, e-maili itp.
W tym upatruję największych korzyści, jakie mogą być związane z podpisaniem umowy dowodowej jeszcze na etapie prowadzenia współpracy przez strony. Na etapie sądowym te korzyści to oczywiście – jeżeli mówimy o wyłączeniu dowodu z przesłuchania świadków i ew. przesłuchania samych stron – także znaczne uproszczenie i skrócenie czasu postępowania sądowego. Niemniej jednak znając dotychczasową praktykę obrotu, trudno mi wyobrazić sobie, że umowy dowodowe w krótkim czasie będą stosowane na szeroką skalę.
Korzystne może się również okazać wyłączenie z dowodów zeznań biegłych z listy sądowej. Zdaniem ekspertów z opiniami biegłych bardzo często wiąże się wiele kłopotów. Czeka się bowiem na nie wiele miesięcy, a z racji tego, że często ich jakość pozostawia wiele do życzenia, strony korzystają z prawa do wniesienia zastrzeżeń. Biegły potem wprowadza uzupełnienia, co może wydłużyć postępowanie nawet o dwa lata. – Brakuje biegłych z list sądowych, którzy mogą udźwignąć szczególnie trudne gatunkowo sprawy. I z tej perspektywy umowa dowodowa może dać szansę, aby ograniczyć się do biegłych prywatnych, którzy często są w stanie przygotować bardziej rzetelne opinie – zauważa mec. Skrzesińska-Kłos.
Na co uważać
Zgodnie z brzmieniem art. 4589 par. 6 k.p.c. sąd nie może z urzędu dopuścić dowodu wyłączonego umową dowodową. Nie może zatem obejść zakazu dowodowego, który nałożyły same strony. Może natomiast ustalić na podstawie twierdzeń stron fakty, które miałyby zostać wykazane dowodami wyłączonymi przez umowę dowodową. – Przykładowo, jeżeli strona twierdzi, że miało miejsce jakieś zdarzenie i widział je pan XYZ, lecz strony wyłączyły przesłuchanie świadków, to sąd nie może przesłuchać pana XYZ, ale powinien poddać analizie twierdzenie strony, że XYZ widział to zdarzenie i może przyjąć je za prawdziwe. Sąd uwzględnia w tym celu wtedy inne dowody przeprowadzone w sprawie, swoje doświadczenie życiowe, zasady logiki itp. – mówi mec. Aleksandra Krawczyk. Warto o tym pamiętać, decydując się na wyłączenie określonych dowodów.
Czy duże podmioty zyskają przewagę
Takie zagrożenie teoretycznie istnieje. Zdaniem dra Karola Rusina, adwokata i wspólnika w kancelarii RWWlegal Rusin Wójcik, większe podmioty mogą usiłować zmuszać mniejsze do wyłączenia niektórych dowodów już na etapie kontraktu. – Duże firmy, naturalnie występując z pozycji siły, mogą forsować wyłączenie np. zeznań niektórych świadków czy korespondencji e-mailowej. Poza tym trzeba zawsze pamiętać, że duże podmioty w odróżnieniu od drobnych skrupulatnie prowadzą wszelką dokumentację. Jeśli do procesu gospodarczego miałoby się dopuścić wyłącznie dowody z dokumentów, wówczas mniejsze podmioty mogłyby znaleźć się na straconej pozycji – zauważa dr Karol Rusin. Dlatego eksperci zalecają zwłaszcza drobnym przedsiębiorcom daleko idącą ostrożność, jeśli chodzi o podpisywanie ustaleń. Ostrzegają, że drobni przedsiębiorcy, niemający wyobrażenia na temat tego, jak może wyglądać ewentualny proces, mogą nieopatrznie podpisać niekorzystne klauzule i w ten sposób uniemożliwić sobie skuteczną obronę czy dowodzenie niektórych okoliczności sprawy.
Jakie są inne ryzyka
Zdaniem mec. Katarzyny Matyi świadomość procesowa wielu polskich przedsiębiorców nie jest jeszcze tak dalece rozwinięta, by umowę dowodową traktować wyłącznie jako instrument działania dwóch partnerów, którzy w ten sposób ułatwią sobie wzajemnie dochodzenie ewentualnych roszczeń. Pojawia się zatem obawa, że instytucja umowy dowodowej może posłużyć niektórym firmom jako narzędzie mające na celu utajnienie nieprawidłowości i nadużyć, jakie mogą pojawić się w toku wykonywania umowy. Jeśli bowiem umowa dowodowa z założenia będzie miała na celu utrudnienie sądowi dojścia do prawdy materialnej – poprzez wyłączenie przede wszystkim tych dowodów, które mają najistotniejsze znaczenie dla odtworzenia stanu faktycznego sprawy – to w konsekwencji jedna ze stron może zostać pozbawiona możliwości obrony swoich praw. – Takie ryzyko może dotyczyć także obu stron procesu, bowiem nieprecyzyjnie skonstruowana umowa dowodowa może nastręczyć trudności dowodowych także temu przedsiębiorcy, który pierwotnie forsował jej zaimplementowanie – mówi mec. Katarzyna Matyja. I dodaje, że warto zatem, aby przedsiębiorcy odpowiednio szybko zdali sobie sprawę, że stosowanie umowy dowodowej nie powinno służyć jako instrument nacisku silniejszego przedsiębiorcy na słabszą stronę stosunku gospodarczego, co niejednokrotnie może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego, lecz powinno być konsekwencją świadomego i racjonalnego działania dwóch partnerów biznesowych, którzy ukształtują ewentualny przyszły proces w sposób, który każdemu z nich pozwoli zaoszczędzić czas, a nierzadko także pieniądze.
Czy sąd może zakwestionować
Tak. Przykładowo w sytuacjach stwierdzenia zbytniej przewagi jednej ze stron umowy sąd może uznać taką umowę za nieważną. Artykuł 58 k.c. mówi bowiem, że umowa jest nieważna, gdy okaże się, że jest niezgodna z prawem albo zasadami współżycia społecznego. To może być ostatnia deska ratunku w przypadku, jeśli przedsiębiorca niefrasobliwie podpisał niekorzystną umowę i nie podniósł zarzutu jej nieważności bądź nieskuteczności najpóźniej na posiedzeniu, na którym powołano się na tę umowę, a jeśli uczyniono to w piśmie procesowym – najpóźniej w następnym piśmie procesowym albo na najbliższym posiedzeniu (art. 4589 par. 4).
Czy się przyjmie
Pytani przez nas eksperci są raczej sceptyczni. Doktor Bartosz Karolczyk, senior associate w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, uważa, że nowa instytucja jest co prawda ciekawa i innowacyjna, jednak przedsiębiorcy będą do niej podchodzić z dużą dozą ostrożności, przede wszystkim ze względu na to, jak wiele kontrowersji budzi cała nowelizacja k.p.c. i olbrzymia liczba zmian wprowadzana przez ustawodawcę w ostatnich latach.
Zdaniem dr. Karola Rusina umowa dowodowa pozostanie raczej ciekawostką, którą prawnicy z dużych kancelarii mogą chcieć zabłysnąć przed swoimi klientami. Według prawnika zainteresowane podpisaniem umów dowodowych mogą być zwłaszcza podmioty z krajów, gdzie tego typu instytucja obowiązuje już od dawna, np. ze Stanów Zjednoczonych czy Niemiec.
Niekiedy może być wykorzystywana przy dużych kontraktach – ze względu na fakt, że wiele kwestii da się w nich wykazać wyłącznie przy użyciu dokumentacji, niekoniecznie zaś z opinii biegłych czy zeznań świadków. – Tylko że jeśli strony mają na wszystko dokumenty i chcą się dogadać, to prędzej i tak skorzystają z sądu arbitrażowego czy mediacji. Efekt będzie podobny, ale sprawa będzie przebiegać zdecydowanie szybciej – uważa dr Karol Rusin.
Z kolei mec. Aneta Skrzesińska-Kłos uważa, że zarówno polska kultura prawna, jak i inne ograniczenia dla przedsiębiorców przewidziane w znowelizowanych przepisach kodeksu postępowania cywilnego nie dają realnych szans na spopularyzowanie tej instytucji. – Przedsiębiorcy lubią prowadzić spory w oparciu o zeznania świadków, a sądy korzystać z opinii biegłych. Niewykluczone jednak, że jeśli przedsiębiorcy zauważą przyspieszenie prowadzenia sporów gospodarczych na skutek zawarcia przez strony umowy dowodowej, wówczas umowy dowodowe mogą stać się powszechniejsze – mówi mec. Skrzesińska-Kłos.
Stanowisko Ministerstwa Sprawiedliwości z 6 grudnia 2019 r.
Celem nowelizacji było przyspieszenie postępowania w sprawach gospodarczych poprzez redukcję obszerności materiału dowodowego i to taką, która wyniknie z woli samych stron. A zatem korzyścią dla obu stron jest szybsze rozstrzygnięcie sprawy. Umowy te już pojawiają się w praktyce, ale dokładna ocena ich popularności wymaga czasu.
Aby zapobiec ryzyku, że więksi przedsiębiorcy będą nadużywać umowy dowodowej wobec mniejszych podmiotów, w przepisach o postępowaniu gospodarczym wyraźnie zaznaczono możliwość podważenia takiej umowy w przypadku jej nadużycia. Funkcjonowanie nowych przepisów będzie monitorowane.
