Choć wszystkie uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. można już podejmować bez fizycznego odbywania zgromadzenia, to na zastosowanie tego trybu muszą wyrazić zgodę wszyscy udziałowcy. By uniknąć komplikacji w przyszłości, stosowną uchwałę warto podjąć przed rozpoczęciem procedury obiegowego podpisywania dokumentów, np. sprawozdania finansowego.
Wielkimi krokami zbliża się czas zatwierdzania sprawozdań finansowych, a więc i zwyczajnych zgromadzeń wspólników. Dla wielu spółek z o.o. dobrą wiadomością jest ta, że od 1 marca br. wszystkie uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników można już podejmować w trybie pisemnym bez fizycznego odbywania zgromadzenia. Dotyczy to zarówno zatwierdzenia sprawozdania finansowego, jak i absolutoriów. Dla tych podmiotów, które mają wspólników mieszkających na stałe poza granicami kraju, to szczególne udogodnienie – nie będą oni musieli już przyjeżdżać do Polski na zgromadzenie. Procedura jest prosta, ale wymaga zgrania w czasie ze strony samej spółki oraz jej wspólników.
W trybie pisemnym, czyli jak
Kodeks spółek handlowych zezwala na podejmowanie uchwały wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością bez konieczności odbywania zgromadzeń wspólników (art. 227 par. 2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 505 ze zm.). Wszędzie tam, gdzie k.s.h. wymaga uchwały wspólników, można więc głosować także pisemnie – a dotyczy to na szczęście większości spraw spółki. Przy czym do niedawna z pisemnego głosowania wyłączone były wszystkie uchwały zastrzeżone dla zwyczajnego zgromadzenia wspólników, ale obecnie także i one mogą zostać podjęte w trybie pisemnym.
Przy czym trybem pisemnym nazywamy podejmowanie uchwał przez wspólników, którzy swój głos oddają poprzez podpisanie treści uchwały (wraz z informacją o akceptacji treści, braku zgody lub wstrzymaniu się od głosu), nie będąc fizycznie w tym samym miejscu. Mogą nawet nie być w tym samym kraju czy nawet na tych samych kontynentach (w przeciwieństwie do zgromadzeń wspólników, które obowiązkowo muszą odbywać się na terenie Polski). W trybie pisemnym każdy ze wspólników podpisuje samodzielnie treść uchwały wraz z kartą do głosowania i dopiero łącznie podpisane dokumenty stanowią przegłosowaną (na tak lub na nie) uchwałę. Nie ma więc konieczności przesyłania sobie przez wspólników po kolei tego samego dokumentu do podpisu (co trwałoby tygodniami).
O podjęciu uchwały decyduje liczba odesłanych do zarządzającego głosowanie pisemne kart z pisemnymi głosami pod daną treścią uchwały. Podstawową zaletą tego trybu jest zatem szybkość głosowania, co ma niebagatelne znaczenie przy sprawach podstawowych – przeznaczenie zysku, zatwierdzenie sprawozdania czy udzielenie absolutorium oraz w sytuacjach zgodnych poglądów wspólników na daną materię. Natomiast wadą to, że wspólnicy nie mogą proponować zmian do treści uchwały w trakcie głosowania pisemnego. Inaczej mówiąc: mogą na zaproponowaną treść się zgodzić albo nie.
Uregulowania w umowie spółki
Żeby uniknąć problemów z interpretacją przepisów przez sądy rejestrowe, sposób głosowania pisemnego warto uregulować w formie stosownego wpisu w umowie spółki albo w uchwale wspólników z regulaminem głosowania pisemnego. W ten sposób można bowiem dokonać tak ważnych ustaleń, jak np. kto i kiedy rozsyła projekty, kto je kwituje, kto pełni rolę rejestratora głosowania. Zwyczajowo jest to prezes zarządu, bo on otwiera ZZW, ale wszak na potrzeby zarządzania oraz przeprowadzania głosowania pisemnego (tak jak to ma miejsce z wyborem przewodniczącego ZZW) można wskazać kogoś innego. W takiej sytuacji to ta osoba powinna wysłać projekty oraz otrzymać podpisane przez wspólników uchwały i dokonać ich skwitowania. ©℗
Uzyskanie zgody
Najpierw wspólnicy muszą wyrazić zgodę na tryb pisemny głosowania nad uchwałami zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Co istotne: głosowanie to wymaga jednogłośnej akceptacji trybu pisemnego przez wszystkich wspólników (art. 227 par. 2 k.s.h ). Można to uczynić:
- w formie uchwały pisemnej podjętej przez wszystkich wspólników albo
- w formie oświadczeń pisemnych każdego wspólnika złożonych spółce albo
- bezpośrednio zapisać w umowie spółki (treść umowy spółki każdy wspólnik akceptuje wszak w momencie przystąpienia do spółki).
Zatem każdy ze wspólników może np. po prostu podpisać oświadczenie, iż wyraża zgodę na głosowanie pisemne we wszelkich sprawach i złożyć je spółce. Dobrze jest także podać adres do korespondencji (wspólnicy muszą taki adres podać na potrzeby księgi udziałów) oraz, jeżeli projekty uchwał mają być także słane w formie elektronicznej, adres poczty elektronicznej.
Jeżeli wszyscy wspólnicy podpiszą oświadczenie o identycznej treści, głosowanie pisemne będzie od tej pory możliwe. Natomiast jeśli choćby nawet jeden wspólnik uzna, że podjęcie konkretnej decyzji wymaga dyskusji podczas zgromadzenia bądź z innego względu nie nadaje się do trybu obiegowego, wówczas taka sprawa musi zostać rozstrzygnięta podczas zgromadzenia. Konieczność uzyskania jednomyślności jest zatem mechanizmem, który zabezpiecza interesy wszystkich udziałowców. [przykład 1]
przykład 1
Brak jednomyślności
Zarządzający pisemne głosowanie nad uchwałami zwyczajnego zgromadzenia wspólników zarząd spółki wysłał – na wskazane przez wszystkich trzech wspólników adresy e-mail –projekt uchwały o zgodzie na głosowanie pisemne wraz z projektami wszystkich uchwał ZZW. Po tygodniu do spółki pocztą przyszły zgody dwóch wspólników na głosowanie pisemne wraz z głosami oddanymi w przedmiocie uchwał ZZW. Jeden wspólnik nie wyraził zgody na głosowanie pisemne, ale przesłał także swoje głosy oddane na poszczególne uchwały ZZW. Powstało pytanie: czy głosowanie takie jest ważne?
Bez jednogłośności wspólników wyrażających zgodę na głosowanie pisemne jakiekolwiek dalsze głosy oddane w trybie pisemnym są nieważne. W takiej sytuacji zarząd będzie musiał zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników w zwykłym trybie i ponownie zaproponować danej treść uchwał. Stąd tak ważne jest uzyskanie zgody wszystkich wspólników na głosowanie pisemne jeszcze przed zaproponowaniem treści uchwał, które chcielibyśmy przegłosować pisemnie. Co prawda wysłanie wszystkich projektów razem (czyli projektu uchwały o zgodzie na głosowanie pisemne oraz wszystkich dalszych uchwał, które proponujemy podjąć pisemnie) jest bardzo wygodne (skraca czas głosowania), ale naraża nas na ryzyko, że któryś wspólnik nie zgodzi się na głosowanie pisemne, a wówczas wszystkie dalsze uchwały już nie będą mogły być głosowane w tym trybie. W efekcie, czekając na odpowiedzi wszystkich wspólników, stracimy cenny czas. Róbmy to tylko wtedy, gdy wspólnicy zawczasu potwierdzili chęć głosowania pisemnego, nawet nieformalnie.
przykład 2
Niejednoznaczna treść
Zarząd przesłał projekt uchwał ZZW i uchwała w przedmiocie rozporządzenia zyskiem przewiduje tylko jedno rozwiązanie: całość zysku pozostawić w spółce i przekazać na kapitał zapasowy. Czy wówczas głos oddany przeciw takiej uchwale oznaczałby głos za podziałem całości zysku pomiędzy wspólników? Logika nakazywałaby twierdzić, że tak, ale ustawa w tym zakresie milczy i pozostaje pytanie, czy brak zgody na jedno rozwiązanie należy traktować jako automatyczną zgodę na inny wynik. Brak zgody na pozostawienie całego zysku w spółce wcale nie musi oznaczać automatycznej zgody na wypłatę całości zysku w postaci dywidendy, są bowiem alternatywne rozwiązania. Bezpieczniej jest w treści uchwały wskazać skutki oddania stosownych głosów lub uregulować je w umowie spółki, ewentualnie w regulaminie głosowania pisemnego. Można przecież tylko część zysku pozostawić w spółce, a resztę rozdysponować w formie dywidendy. Wspólnikom bowiem może podobać się koncepcja wypłaty dywidendy, ale nie chcą objąć nią całego zysku. Jeżeli nie uregulowaliśmy takich opcji, rozsądny zwołujący powinien wspólnikom przekazać projekty kilku uchwał – każdej z innym rozwiązaniem dotyczącym zysku oraz informacją, iż głos za jednym z rozwiązań oznacza jednocześnie głos przeciw pozostałym, a także wskazaniem, że przyjęta zostanie ta uchwała, która uzyska najwięcej głosów za. ©℗
Warto mieć wyjście awaryjne
Przy udzielaniu zgody na głosowanie pisemne we wszelkich sprawach należy być jednak ostrożnym. Jeżeli mamy wielu wspólników albo chcemy ustrzec się konfliktów pomiędzy nimi albo co gorsza pomiędzy wspólnikami a zarządem, dobrze jest zostawić sobie wyjście awaryjne w postaci obowiązkowych zgromadzeń wspólników w najważniejszych sprawach – stanowią one doskonałe forum wymiany informacji i ucierania się zdań i opinii. Wówczas nie jest zalecane wyrażanie zgody na głosowanie pisemne we wszystkich sprawach – decyzję, czy głosujemy pisemnie, czy nie, lepiej jest pozostawić sobie do podjęcia każdorazowo przed danym głosowaniem. Głosowanie pisemne w dużym stopniu zależy od treści uchwał zaproponowanych przez zwołującego je i jest dość nieelastyczne. Wspólnicy – jak już wspominałem wcześniej – zasadniczo mogą tylko na daną treść zgodzić lub nie (nie mogą proponować modyfikacji). Doskonałym pomysłem jest także albo uregulowanie podstawowych zasad głosowania pisemnego w umowie spółki, albo w formie regulaminu głosowania pisemnego – czyli w uchwale wspólników ustanawiającej taki regulamin. Można też podstawowe zasady głosowania pisemnego zawrzeć w treści oświadczenia o zgodzie na głosowanie pisemne – wówczas taka zgoda będzie ważna tylko wtedy, kiedy wszyscy wspólnicy podpiszą identyczną treść uchwały (z identycznymi warunkami).
Jeżeli chcemy wyrażać zgodę na głosowanie pisemne przed każdorazowym głosowaniem, procedura jest dość prosta. Zgoda na głosowanie pisemne w jakiejkolwiek jednostkowej sprawie (co oznacza także jednorazową zgodę np. na wszystkie uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników) wymaga dwóch elementów. Po pierwsze, wspólnicy muszą najpierw podać spółce swoje wiążące adresy do doręczeń (mogą to zrobić także w formie e-mail, jeżeli taka jest praktyka – to też dobrze jest dopisać do umowy spółki lub do regulaminu), żeby zarząd spółki miał pewność, na jaki adres kierować projekty uchwał. Jeżeli wspólnicy nie podali adresu, zarząd może skorzystać z adresu wskazanego w księdze udziałów spółki, gdzie wspólnicy mają obowiązek aktualizować swoje miejsca zamieszkania lub siedziby.
Następnie na wskazane adresy spółka wysyła projekt uchwały o zgodzie na głosowanie pisemne – może to być zgoda na głosowanie pisemne w konkretnych sprawach (np. na potrzeby określonego zwyczajnego zgromadzenia wspólników) albo na wszystkie przyszłe uchwały. Można najpierw uzyskać zgodę na głosowanie pisemne lub wysłać projekty wszystkich uchwał razem – o zgodzie na głosowanie pisemne wraz z dalszymi projektami uchwał poddawanymi pod głosowanie. Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety.
Gdy sprawy wymagają jednak przedyskutowania
Kiedy w spółce panuje zgoda i wspólnicy mają pełne zaufanie do zarządu, wówczas głosowanie pisemne, co już podkreślano wyżej, oszczędza wszystkim czas i niepotrzebne podróże. Jeżeli jednak chcielibyśmy treść jakiejś uchwały przedyskutować, zanim projekt uchwały ostatecznie powstanie, lepiej jest to zrobić na zgromadzeniu wspólników. W głosowaniu pisemnym możemy tylko odnieść się do zaproponowanej nam treści uchwały – głosować za, przeciw lub wstrzymać się, nie zaś wnosić poprawki. W niektórych sprawach zwyczajnego zgromadzenia wspólników to nie problem – np. absolutorium albo udzielamy, albo nie. Ale są sprawy, które mają więcej niż jedno rozwiązanie – np. kwestia podziału zysku. [przykład 2]
Osoba przeprowadzająca procedurę
Kto przeprowadzi pisemne głosowanie? Ponieważ zgromadzenie wspólników zwołuje co do zasady zarząd – art. 235 par. 1 k.s.h. – domniemywa się, że również to zarząd przeprowadza głosowanie pisemne. Jednakże jednocześnie jest możliwe, by zgromadzenie wspólników zwołał także ktoś inny, np. rada nadzorcza lub wspólnicy dysponujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, jeżeli zarząd zwołać nie chce lub nie może. Choć co do uprawnień do przeprowadzenia głosowania pisemnie w takiej sytuacji k.s.h. milczy, zasadne byłoby uznanie, że skoro komuś przysługuje prawo do zwołania zgromadzenia, to przysługuje mu także prawo do zarządzenia głosowania pisemnego. Czyli jeżeli zarząd odmawia zwołania zgromadzenia wspólników i zamiast tego uprawnienie to może wykonać rada nadzorcza, wówczas radzie nadzorczej powinno przysługiwać także prawo do zarządzenia głosowania pisemnego w sprawach tegoż zgromadzenia. Niestety, nie mamy jeszcze na ten temat rozstrzygającego wątpliwości orzecznictwa, więc dla bezpieczeństwa sugerowałbym wpisać dokładnie informację, kto i kiedy może zarządzić głosowanie pisemne albo do umowy spółki (tak jest najbezpieczniej – podlega to kontroli przez sąd rejestrowy w momencie zgłoszenia zmiany umowy spółki – jeżeli sąd na taki zapis w umowie spółki się zgodzi, to już nikt potem nie zakwestionuje nam podjętych w jego wykonaniu uchwał w trybie pisemnym), albo w regulaminie głosowania pisemnego podjętego w formie uchwały wspólników.
Sposób głosowania
Wspólnicy po otrzymaniu projektu uchwały wyrażającej zgodę na głosowanie pisemne (jeżeli w formie e-mail, należy wydrukować uchwały samodzielnie) podpisują treść i zaznaczają swój głos za lub przeciw uchwale. W tym trybie wstrzymanie się od głosu jest głosem przeciw uchwale (wynika to z tego, że wymagana jest jednomyślność, a zatem wszystkie głosy za). Następnie wspólnicy odsyłają kurierem lub listem poleconym podpisaną uchwałę na adres spółki. Jeżeli zwołujący wskazał inny adres (np. głosowanie zarządzili wspólnicy dysponujący 10 proc. kapitału zakładowego – w sytuacji, gdy zarząd odmówił zwołania zgromadzenia), to uchwały należy odesłać na podany adres. Zatem również w tym przypadku – dla bezpieczeństwa – dobrze byłoby wszystkie tego typu sytuacje uregulować w umowie spółki lub regulaminie głosowania, żeby nie było wątpliwości, czy uchwały zapadły zgodnie z prawem i umową spółki. Zarządzający zlicza wszystkie przesłane uchwały i jeżeli wspólnicy jednogłośnie zgodzili się na tryb pisemny, można przystąpić do głosowania pisemnego właściwego.
Kolejne projekty
Jeśli uzyskaliśmy już zgodę pisemną wszystkich wspólników na głosowanie pisemne, to możemy już spokojnie przystąpić do przesłania wspólnikom dalszych projektów uchwał. Jeżeli zwołującym zwyczajne zgromadzenie wspólników była spółka (czyli zarząd), wówczas te i dalsze czynności także wykonuje zarząd (który pełni tutaj swoistą rolę podobną do przewodniczącego zgromadzenia wspólników).
Do projektów uchwał zarząd załącza dokumenty standardowo przedstawiane na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, czyli wspomniane już sprawozdanie finansowe, a także sprawozdanie zarządu z działalności spółki za dany rok. Ponadto załącza się karty do głosowania dla każdej uchwały. Można to też zrobić po prostu rubryką „za/przeciw/wstrzymuję się” umieszczoną dla wspólników pod każdą uchwałą, w której we właściwym miejscu podpiszą się reprezentanci wspólnika, przekreślając pozostałe rubryki (aby nikt niczego w nich nie dopisał).
Wymóg bezwzględnej większości
Przy głosowaniu nad uchwałami właściwymi obowiązują większości takie, jak dla zwyczajnego zgromadzenia wspólników (lub dla stosownych uchwał, które mają zostać podjęte), nie jest tu wymagana jednomyślność (chyba że ustawa albo umowa spółki takiej jednomyślności jednak żąda). Tak więc głosowanie nad poszczególnymi uchwałami następuje w trybie standardowym dla wszystkich głosowań nad uchwałami w spółkach z o.o. (o ile ustawa lub umowa spółki nie stanowi inaczej – art. 245 k.s.h.), czyli z wymogiem bezwzględnej większości. Oznacza to, że dla przyjęcia uchwały potrzeba ponad 50 proc. głosów „za” (czyli połowa głosów plus co najmniej jeden głos) uprawnionych do głosowania niezależnie do liczby biorących w nim udział (chyba że umowa spółki przewiduje inną większość lub quorum). Pamiętajmy, że wstrzymanie się od głosu to też głos (w przypadku bezwzględnej większości głos wstrzymujący w praktyce liczy się jako oddany przeciw). Ponadto każdy głos, każda karta do głosowania musi być podpisana przez wspólnika zgodnie z jego zasadami reprezentacji. Każda uchwała musi być też opatrzona odrębnymi podpisami. Jeżeli uchwałę podpisuje pełnomocnik (ustawa takiego trybu nie zabrania, na zgromadzeniach wspólników także można działać przez pełnomocnika), to należy do niej załączyć oryginał lub notarialny odpis pełnomocnictwa uprawniającego do takiego działania.
Wspólnicy głosują, zaznaczając właściwą rubrykę (podpisując się pod treścią danego głosu, np. „za”) lub wypełniając kartę do głosowania, i opatrują je swoimi podpisami oraz datą złożenia podpisów. Jeżeli projekty uchwał zostały dostarczone pocztą e-mail, należy je wydrukować, zaznaczyć na nich swój głos i podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji danego wspólnika. Następnie projekt uchwały należy wysłać kurierem lub pocztą poleconą do spółki (jeżeli zarządzającym głosowanie pisemne jest zarząd) lub na adres wskazany przez zarządzającego, o ile tak przewidziano w umowie spółki, regulaminie głosowania pisemnego, warunkach głosowania załączonych w oświadczeniu o zgodzie na głosowanie pisemne lub w zawiadomieniu o głosowaniu pisemnym.
wzór projektu uchwały wspólników
PROJEKT:
„Uchwała Wspólników
Spółki Radość sp. z o.o. nr 3/2019
podjęta w trybie pisemnym
w sprawie podziału zysku za rok obrotowy 2018
Wspólnicy Radość sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, postanowili:
§ 1
Całość zysku pozostawić w Spółce i przekazać go do kapitału zapasowego Spółki.
§ 2
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.”
Głos oddany w formie pisemnej w dniu _____ [tu wpisać dzień podpisania uchwały]:
ZA PRZECIW WSTRZYMUJĘ SIĘ *
* Należy zaznaczyć właściwy głos i umieścić pod spodem swój podpis.
Określanie dnia podjęcia uchwały
Niestety, ustawa nie reguluje chwili, w której uchwała podjęta jest w trybie pisemnym – dobrze jest więc to wpisać do umowy spółki, regulaminu głosowania pisemnego, ewentualnie datę podjęcia uchwały powinien wskazać nam zarządzający tryb procedowania nad daną uchwałą. Jeżeli nic w tej materii nie uregulowano, można zastosować zdroworozsądkowo przepisy ogólne kodeksu cywilnego, zatem datą podjęcia uchwały powinna być data oddania ostatniego na nią głosu (nieważne jaki ten głos by był, chodzi bowiem o cały okres głosowania pisemnego wspólników, który kończy się dopiero, gdy wszyscy wspólnicy się wypowiedzą; dopiero wówczas możemy dowiedzieć się, czy uchwała przeszła).
Czas na oddanie głosu
Kolejnym problemem jest to, że ustawa nie przewiduje, ile mamy czasu na głosowanie. W końcu, jeżeli jakiś wspólnik nic nie odeśle, to przy braku terminu kończącego głosowanie mielibyśmy zawieszone głosy i wiecznie niepodjętą uchwałę. Musimy uregulować także to, co się stanie z głosem wspólnika, który w ogóle głosu nie przesłał (ale musiał zgodzić się na głosowanie pisemne), ewentualnie głos ten zaginął. Najlepiej jest wpisać, ile czasu mają wspólnicy na odesłanie swoich głosów (zakładając np. dwa tygodnie na reakcję, tj. tydzień na zastanowienie się i tydzień na doręczenie przesyłki z głosami) oraz co dzieje się z głosem w przypadku niedoręczenia pisma spółce w terminie (np. zostaje uznany za wstrzymujący się lub głos przeciw), albo głos nie zostaje oddany w ogóle, co jest równoznaczne z nieobecnością na zgromadzeniu wspólników. I znów lepiej mieć to w umowie spółki lub regulaminie – można też takie warunki wpisać w treść uchwały o wyrażeniu zgody na głosowanie pisemne, wówczas każdy wspólnik od razu zna wszystkie warunki głosowania pisemnego, zanim się na nie zgodzi.
Termin zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników
Zarząd ma obowiązek zwołać ZZW w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego spółki, zatem w przypadku 99 proc. spółek w Polsce (które używają po prostu roku kalendarzowego) do końca czerwca. Jeżeli do tego czasu wspólnicy nie podejmą uchwał pisemnych, zarząd i tak będzie musiał zwołać ZZW. Jeżeli jednak wspólnicy zdążą się wypowiedzieć w trybie pisemnym co do wszystkich uchwał przewidzianych dla ZZW przed końcem czerwca, obowiązek zarządu wygaśnie (byłoby to bezcelowe).©℗
Trzy miesiące na sporządzenie sprawozdania
Warto pamiętać, że kierownik jednostki (czyli zarząd), zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ma trzy miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki, licząc od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrachunkowy pokrywa nam się z rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia, a zatem sprawozdanie za 2018 r. należało sporządzić do końca marca 2019 r. I teraz najważniejsze! Sprawozdanie finansowe trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości. Podpisy te zaznaczają również datę ich złożenia, jeżeli więc nie zdążyliśmy tego uczynić do końca marca 2019 r., pilnie zaopatrzmy nasze sprawozdania w kwalifikowany podpis elektroniczny lub z zaufanego profilu ePUAP.
Poczta elektroniczna
Co prawda nie mamy jeszcze wyrobionego doświadczenia w głosowaniu nad uchwałami poprzez e-mail na potrzeby zwyczajnego zgromadzenia wspólników, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by projekty uchwał były wysyłane wspólnikom poprzez pocztę elektroniczną (wówczas wspólnicy poza adresem do doręczeń powinni wskazać także swój adres e-mail). W takiej sytuacji wspólnicy muszą sobie wydrukować uchwały, a następnie podpisać w stosownym miejscu i odesłać swój głos listem poleconym lub pocztą kurierską. Co odważniejsza spółka mogłaby nawet spróbować wpisać sobie do umowy głosowanie w trybie elektronicznym w pełnym zakresie (włącznie z odesłaniem skanu uchwały), kibicowałbym jej w postępowaniu rejestrowym, bowiem znacznie uprościłoby to wszystkim życie. Tym bardziej że nasi sędziowie gospodarczy doskonale dostosowują się do zmieniających się warunków i wszechobecnej cyfryzacji.
Wpis do księgi protokołów
Wszystkie podjęte uchwały należy następnie wpisać do księgi protokołów prowadzonej przez zarząd oraz zgłosić do sądu rejonowego wydziału gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego prowadzącego rejestr przedsiębiorców dla danej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w terminie siedmiu dni od ich podjęcia (o ile ustawa tak nakazuje – a wszystkie uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników podlegają obowiązkowemu zgłoszeniu do KRS). Jeżeli głosowanie zarządzał inny podmiot niż zarząd (np. rada nadzorcza lub wspólnicy dysponujący co najmniej 10-proc. kapitału zakładowego), wówczas zarządzający ma obowiązek zawiadomić zarząd spółki o podjętych uchwałach i zażądać zgłoszenia tego faktu do KRS oraz (dla bezpieczeństwa – jeżeli zarząd nie zgłosi) samemu dokonać zawiadomienia o uchwałach KRS. Ponadto każda uchwała musi być odnotowana w księdze protokołów. A ponieważ ustawa nie przewiduje szczególnego trybu prowadzenia takiej księgi, może ona być w formie pisemnej, a nawet elektronicznej (tj. zawierać skany podpisanych uchwał) – jedno co jest oczywiste – obowiązek jej prowadzenia zawsze spoczywa na zarządzie.
Informacja o wyniku głosowania
Wspólnicy co prawda mają nieodwołalne prawo wglądu w księgę protokołów, ale w umowie spółki, regulaminie głosowania pisemnego lub treści zarządzenia głosowania pisemnego dobrze jest zamieścić tryb i czas informowania wspólników o wyniku głosowania, bowiem ustawa w tym zakresie milczy.
Notariusz – to nie problem!
Niektóre uchwały wymagają zaprotokołowania przez notariusza. Przykładowo zmiana umowy spółki czy uchwała o rozwiązaniu spółki. Co w sytuacji, w której jakaś uchwała wymaga zaprotokołowania jej przez notariusza? Czy wówczas tryb pisemny jest wyłączony? Notariusz może po prostu sporządzić protokół z okazanych mu, a podpisanych przez wspólników uchwał (najczęściej będzie to identyczna treść uchwały i podpis wspólników na odrębnych dokumentach, które sumuje się w celu ustalenia wyniku głosowania).
podsumowanie
Pamiętajmy, że nowe narzędzia ułatwią nam życie tylko wtedy, gdy użyjemy ich rozsądnie. Nowe możliwości to ogromne ułatwienia w funkcjonowaniu najpopularniejszej polskiej spółki kapitałowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Korzystajmy z tych dobrodziejstw rozsądnie i z należytą uwagą, bowiem właściwie wykorzystane ułatwią nam życie i pozwolą skupić się na ważniejszych niż papierologia sprawach – udanym kierowaniem biznesem. Szczególnie wspólnicy powinni przyjrzeć się nowym procedurom – mogą im one zarówno ułatwić życie, ale i utrudnić kontrolę nad spółką. Dla własnego interesu zatem warto dokładnie poznać nowe możliwości i używać tych ułatwień z głową.
