Kodeks postępowania administracyjnego w art. 261 wprowadza rozróżnienie dwóch rodzajów należności z tytułu podejmowania i prowadzenia czynności w postępowaniu administracyjnym, tj. kosztów postępowania oraz opłat administracyjnych. Jakie są podstawy udzielenia zwolnień od obowiązku ich zapłaty?
Przepis art. 267 k.p.a. przewiduje, iż w razie niewątpliwej niemożliwości poniesienia przez stronę opłat, kosztów i należności związanych z tokiem postępowania organ administracji publicznej może ją zwolnić w całości lub w części od ponoszenia tych opłat, kosztów i należności. Zwolnienie od opłat skarbowych następuje z zachowaniem przepisów o tych opłatach. Treść art. 267 k.p.a., sformułowana dość niefortunnie, może stwarzać błędne przekonanie o możliwości uzyskania zwolnień od wszelkich należności (opłat, kosztów, itd.) tylko na jego podstawie. Zwolnienie z opłat następuje bowiem w trybie uregulowanym w odrębnych przepisach. Na podstawie art. 267 k.p.a. organ administracyjny może zwolnić stronę jedynie z kosztów postępowania (tak stwierdził m.in. WSA w Białymstoku w wyroku z 15 grudnia 2009 r., sygn. akt II SA/Bk 445/09). Zwolnienie od ponoszenia całości lub części kosztów może nastąpić na wniosek strony lub z urzędu, ma jednak charakter uznaniowy. Organ orzeka o zwolnieniu w drodze postanowienia. Postanowienie to nie podlega samoistnemu zażaleniu, a może być ewentualnie kwestionowane w odwołaniu od decyzji bądź w zażaleniu na postanowienie ustalające wysokość kosztów postępowania.
Koszty związane z przebiegiem postępowania obejmują wydatki ponoszone przez organ prowadzący postępowanie, strony i innych jego uczestników. Organ administracji publicznej jest upoważniony do uznania za koszty postępowania wydatków bezpośrednio związanych z rozstrzygnięciem sprawy. Do kosztów mogą więc być wliczone należności, które zostały poniesione w granicach niezbędnej potrzeby i w sposób zgodny z zasadami gospodarności. Co jednak istotne, zgodnie z art. 262 par. 1 k.p.a. stronę obciążają jedynie te koszty, które wynikły z winy strony oraz które zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie. Wysokość kosztów może być znana na początku postępowania jedynie w sprawach typowych. W większości przypadków ustalenie kwoty kosztów postępowania przez organ administracyjny następuje dopiero po jego zakończeniu.
lj