Rząd chce, by w ciągu dwóch lat w sądach administracyjnych wdrożono EZD. Jednak może się skończyć tylko na zamiarach. Pomimo podobnych planów informatyzacji nie udało się wprowadzić w administracji
Kto może stosować elektroniczne zarządzanie dokumentacją / DGP
Pomysł jest prosty. W przygotowanych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji założeniach nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565 z późn. zm.) czytamy, że mechanizmy elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) będą wspierały dotychczasowy sposób prowadzenia akt w sprawach administracyjnych.
Sądy mają dostać dwa lata na wdrożenie systemu. Informatyzacja pozwoli m.in. uruchomić dostęp online do akt sprawy uczestnikom postępowania po ich wcześniejszym uwierzytelnieniu. Dzisiaj mogą je przeglądać jedynie na miejscu.
– Mechanizmy elektronicznych doręczeń pism sądowych to coś, co rzeczywiście mogłoby przyspieszyć postępowania i na co o wiele lepiej wydać pieniądze niż chociażby na nagrywanie rozpraw. Również wprowadzenie w przyszłości elektronicznych akt stanowiłoby znaczące ułatwienie zarządzania sprawą – chwali Bartłomiej Przymusiński ze Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia”.
Nie ukrywa jednak wątpliwości, czy uda się to zrealizować.
– Wszystkie te zmiany w sytuacji, gdy pracujemy na dziesięcioletnich archaicznych laptopach, w których procesor jest pewnie wolniejszy niż w moim telefonie, a sekretariaty co miesiąc przez kilka dni liczą ręcznie statystyki dla Ministerstwa Sprawiedliwości, są tak futurystyczne, że wręcz niewyobrażalne – mówi Przymusiński.

Urzędy wciąż w tyle

Co gorsza, można zastanawiać się nad sensem wprowadzania EZD w sądach, skoro pierwszy etap postępowania administracyjnego nadal pozostaje papierowy. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67) od prawie dwóch lat niektóre urzędy mogą wybierać sposób zarządzania swoją dokumentacją.
Czynności kancelaryjne w samorządach i administracji rządowej na terenie województwa wykonuje się albo w systemie tradycyjnym, czyli papierowym, albo właśnie w EZD.

W samorządach wciąż dominuje tradycyjne papierowe postępowanie

Ten ostatni to system teleinformatyczny, który pozwala załatwić wpływające do urzędu sprawy od początku do końca w formie elektronicznej, nawet jeśli obywatel składa dokument na papierze. Dokonuje się wówczas cyfrowego odwzorowania pisma i dalej sprawa jest procedowana jedynie z użyciem komputerów.
Wyboru między systemem tradycyjnym a EZD dokonuje kierownik urzędu w swoim zarządzeniu, z tym że raz wdrożonego EZD nie wolno wycofać. Jednocześnie decydując się na EZD, można ustanowić katalog spraw, które nadal będą załatwiane na papierze. I choć w myśl instrukcji kancelaryjnej ten drugi mechanizm ma być docelowy dla wszystkich ujętych w rozporządzeniu jednostek, to na razie jego wdrażanie idzie opornie. Przynajmniej w samorządach.
Okazuje się, że na pięćdziesiąt przepytanych przez nas urzędów miast na prawach powiatu tylko trzynaście wdrożyło u siebie EZD (ok. 26 proc.).
Jednak większość z tej grupy wykorzystuje system jedynie do części spraw prowadzonych w ich jednostkach. Na EZD nie postawiły jak na razie tak duże miasta jak Wrocław, Gdańsk czy Poznań. Można przypuszczać, że w gminach wiejskich ten odsetek jest jeszcze mniejszy.
Nie lepiej wygląda sytuacja w urzędach marszałkowskich. Spośród szesnastu tylko jeden wdrożył EZD.
Statystyki poprawiają nieco przedstawiciele zespolonej administracji rządowej w terenie. Trzynaście z szesnastu urzędów wojewódzkich posiada EZD. Do suchych liczb nie można jednak podchodzić bezkrytycznie. Rozwojowi informatyzacji towarzyszy bowiem niepokojące zjawisko, na które podczas ubiegłotygodniowej konferencji naukowej na UKSW „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” zwrócił uwagę Mariusz Madejczyk, dyrektor biura informatyki i rozwoju systemów teleinformatycznych w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.
– Mimo wdrożenia EZD w urzędach większość spraw nadal załatwianych jest na papierze. Wszystko dlatego że ustanawia się szeroki zakres wyjątków procedowanych w systemie tradycyjnym. Do EZD spycha się sprawy rzadko wpływające do urzędów. Te najpowszechniejsze to wciąż domena papierowych akt – wyjaśniał prelegent.



Boją się nowego

Opisywany przez nas problem zauważył resort Michała Boniego.
– Wdrożenie EZD wymaga poniesienia kosztów finansowych, co może stanowić czynnik hamujący w związku z brakiem środków w budżetach poszczególnych jednostek – mówi Artur Koziołek, rzecznik Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Brak pieniędzy to również najczęstsze tłumaczenie, które słyszeliśmy bezpośrednio w samorządach. Niejedyne jednak.
– Część jednostek jest przygotowana pod względem technicznym i merytorycznym do wdrożenia EZD, jednakże ze względu na niewielką liczbę dokumentów wpływających w postaci elektronicznej nie została podjęta decyzja o wdrożeniu systemu – zaznacza Paweł Lubieniecki z biura społeczeństwa informacyjnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Świętokrzyskiego.
I podaje liczby. Od 1 stycznia do 30 września 2012 r. zaledwie 0,54 proc. dokumentów wpłynęło do urzędu w formie elektronicznej. Jeszcze gorzej wyglądają statystyki w innych jednostkach.
To, że obywatele niechętnie korzystają z elektronicznych skrzynek podawczych, zdaniem ekspertów, nie jest wytłumaczeniem. Problem tkwi głębiej.
– Powolny proces wdrażania systemu EZD w podmiotach jednostek samorządu terytorialnego jest zjawiskiem złożonym. Wynika to przede wszystkim ze strachu przed nowymi, często niezrozumiałymi rozwiązaniami prawno-informatycznymi – wyjaśnia Radosław Mędrzycki z Wydziału Prawa i Administracji UKSW.
Jednocześnie przypomina obserwacje praktyków, którzy uważają, że stosowanie EZD prowadzi do większej transparentności działania urzędu, bo dokument elektroniczny zawsze pozostawia po sobie ślad, czego część kierowników może się po prostu obawiać.
Nasz rozmówca zwraca również uwagę na zaniedbania przy wprowadzaniu instrukcji kancelaryjnej.
– Implementacji nowych przepisów od początku nie towarzyszyły szersze działania przybliżające funkcjonowanie systemu EZD – przypomina Radosław Mędrzycki.

E-dokument to przyszłość

Nic więc dziwnego, że teraz MAiC zamierza nadrobić zaległości.
– Sprawnie działające EZD jest jednym z podstawowych czynników pomyślnego wdrażania e-administracji. Dlatego też nasz resort będzie promował i wspierał jednostki samorządu terytorialnego w zakresie uruchamiania EZD w urzędach – zapewnia Artur Koziołek.
Informatyzacja postępowań administracyjnych wydaje się nieunikniona.
– Istnieje potrzeba budowy platformy doświadczeń będącej forum wymiany poglądów na temat wdrażania systemu EZD – zaznacza Radosław Mędrzycki. Widzi on szansę na odejście podmiotów publicznych od papieru w pokoleniu nowych urzędników, którzy w założeniach są bardziej otwarci na dokumenty elektroniczne.
– W niedalekiej przyszłości mogą pełnić funkcję liderów wdrażania EZD w swoich podmiotach – konkluduje nasz rozmówca.
Urzędy, które wprowadziły EZD, chwalą system.
– Wdrożenie EZD w oczach klientów znacząco wpływa na zwiększenie transparentności działania samego urzędu. Władze miasta otrzymały tym samym narzędzie zarządcze i bardzo szczegółową bazę danych zawierającą na przykład informacje o sposobie i terminowości załatwienia nawet najdrobniejszej sprawy konkretnego mieszkańca, przy czym dotarcie do tych statystyk jest łatwe i szybkie – chwali Włodzimierz Tutaj, rzecznik częstochowskiego magistratu.