Planowanie przetargów jest od tego roku obowiązkowe. Brak publikacji nie oznacza jednak nałożenia kary na winnych tego stanu.
Od nowego roku zamawiający muszą publikować plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Mają na to 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego. Wielu zamawiających jednak się spóźnia z realizacją nowego obowiązku. Nie muszą się jednak martwić żadnymi konsekwencjami, bo przepisy ich nie przewidują.
Nie oznacza to jednak, że zamawiający może zignorować nakaz publikacji planów. Podczas ewentualnej kontroli ich brak bez wątpienia zostanie mu wytknięty.
Po co plany
Obowiązek publikowania planów wprowadziła obowiązująca od lipca 2016 r. nowelizacja ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.). Dodała ona do ustawy art. 13a. Zgodnie z nim plany muszą umieszczać na swych stronach internetowych wszystkie jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, a także inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Przepis nie nakłada tego obowiązku na podmioty prawa publicznego czy zamawiających sektorowych (choć oni również, jeśli chcą, mogą je publikować). W planach należy ująć zamówienia publiczne podlegające ustawie, a więc te, których wartość przekracza równowartość 30 tys. euro.
Czemu ma to służyć? Z jednej strony ma to systematyzować proces udzielania zamówień przez samych zamawiających, z drugiej zaś zwiększać ich transparentność i informować przedsiębiorców, tak by mogli z wyprzedzeniem przygotować się do startu w przetargach. Ten ostatni cel uda się chyba jednak zrealizować wyłącznie na poziomie lokalnym. Zamawiający, o ile publikują plany na stronie internetowej, to umieszczają je nierzadko, gdzieś w głębi serwisu.
– Co ciekawe, przepis nie wskazuje nawet wprost, że chodzi o stronę internetową zamawiającego. Z punktu widzenia wykonawców szkoda, że informacje te nie są zebrane na poziomie krajowym, np. w Biuletynie Zamówień Publicznych. Pozwalałoby to na dotarcie do planów wielu zamawiających. Dzisiaj trzeba je przeglądać u każdego z nich osobno – zauważa Artur Wawryło, ekspert Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.
Co uwzględnić
Przepisy wymagają podania w planie w miarę ogólnych informacji. Zgodnie z art. 13a ust. 2 ustawy p.z.p. mają one dotyczyć:
1) przedmiotu zamówienia;
2) rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
3) przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia;
4) orientacyjnej wartości zamówienia;
5) przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.
Warto jednak pamiętać, że chodzi o plan konkretnych postępowań, a nie samych zamówień, tak jak to jest we wstępnych ogłoszeniach informacyjnych (art. 13 ustawy p.z.p.), których publikacja (jest nieobowiązkowa) pozwala zamawiającym skrócić terminy przetargowe. Niesie to z sobą określone konsekwencje.
– Różnica jest znacząca. Jeśli zamawiający planuje udzielenie zamówienia w częściach, plan musi osobno wskazywać odrębnie każdy planowany przetarg (postępowanie), a nie tylko informację o zamówieniu jako takim – zwraca uwagę Artur Wawryło.
Praktyka pokazuje, że większość zamawiających, którzy opublikowali już plany, robi to w formie tabeli. Niektórzy wskazują postępowania chronologicznie, według planowanych terminów ich wszczęcia, inni sortują ze względu na rodzaj zamówienia (dostawy, usługi czy roboty budowlane). Każdy z tych sposobów jest dobry, byle uwzględniał wszystkie pięć wskazanych wcześniej informacji.
Przy czym największe wątpliwości zamawiających budzi orientacyjna wartość zamówienia. Nie jest to bowiem ani wartość zamówienia, czyli kwota netto szacowana na podstawie art. 32–34 ustawy p.z.p., ani też kwota na sfinansowanie zamówienia, o której mowa w art. 86 ust. 3 pkt 1 ustawy p.z.p. Tu jednak z pomocą przyszedł Urząd Zamówień Publicznych (UZP), który na swojej stronie internetowej zamieścił wyjaśnienie w tej sprawie.
„Zamawiający w momencie przygotowania planu postępowań, co do zasady nie zna szacunkowej wartości udzielanego zamówienia ani kwoty przeznaczonej na jego sfinansowanie. W konsekwencji wskazana w planie kwota nie musi pokrywać się z szacowaną wartością zamówienia, ustalaną zgodnie z art. 32 – 35 ustawy p.z.p. Przy czym, przy ustalaniu orientacyjnej wartości zamówienia, zasadnym wydaje się pomocnicze zastosowanie reguł określonych art. 32 i nast., tak aby wartość określała wielkość oraz zakres zamówienia w sposób jak najbardziej rzeczywisty. Istotne jest również, aby orientacyjna wartość zamówienia podawana w planie postępowań jasno wskazywała czy mamy do czynienia z postępowaniem prowadzonym w progach krajowych czy unijnych” – czytamy w piśmie przygotowanym przez UZP.
Kiedy aktualizować
Przeglądając już opublikowane plany, można nabrać przekonania, że administracja nie planuje na ten rok zbyt dużych inwestycji. Trudno znaleźć gminę, której plan wykraczałaby poza kilkanaście pozycji. Dlaczego tak się dzieje? Po pierwsze, dlatego że zamawiający wpisują do planów tylko te zamówienia, o których wiedzą, że na pewno zostaną udzielone. A na podstawie uchwalonych budżetów nie wszystko jest jeszcze pewne. Z góry można więc zakładać, że rzeczywistych przetargów będzie dużo więcej niż tych, które są zapowiadane.
Po drugie, nie ma żadnych sankcji za to, że plan okaże się niepełny.
– Jeśli okaże się, że trzeba udzielić zamówienia, które nie zostało ujęte w planie, to po prostu wszczyna się przetarg. Nie ma obowiązku ujawniania go we wcześniej opublikowanym planie ani też aktualizacji tego planu – stwierdza Robert Siwik.
Działa to zresztą także w drugą stronę. Nic się nie stanie, jeśli zapowiadany w planie przetarg nie dojdzie do skutku. – Ustawa z publikacją informacji o określonym postępowaniu nie wiąże jakichkolwiek roszczeń wykonawców ani o wszczęcie określonego postępowania, ani też o prowadzenie go w określonym trybie czy terminie – wyjaśnia Artur Wawryło.