Choć System Rejestrów Państwowych (SRP) uruchomiono we wszystkich gminach w marcu 2015 r., do tej pory jest on stale poprawiany i udoskonalany. Zajmuje się tym Centralny Ośrodek Informatyki (COI) podległy resortowi cyfryzacji, który na bieżąco zbiera uwagi od gminnych urzędników.

Jedna z nich dotyczyła wprowadzenia możliwości cofnięcia omyłkowo wykonanych operacji w systemie, zwłaszcza tych dotyczących unieważnienia dowodu. Dziś jest to niemożliwe.

„W takim przypadku jedynym wyjściem jest zrobienie nowego dokumentu. Nie zawsze możliwy jest kontakt z osobą, żeby poinformować ją o zdarzeniu. Osoba nieświadomie posługuje się nieważnym dowodem, przekracza granice, podpisuje różne umowy itp. Obecnie dowód jest unieważniany nie tylko przez pracowników obsługujących dowody osobiste, lecz także przez USC” – poinformował COI jeden z samorządów.

Tego typu sytuacje już miały miejsce, na szczęście nie są masowe. We Wrocławiu przypadkowo unieważniono dokumenty sześciokrotnie, Białystok i Gdańsk wspominają o kilku takich sytuacjach, w Częstochowie i Zielonej Górze zdarzyło się to po dwa razy. – W jednym przypadku osoba dowiedziała się o unieważnieniu dokumentu przy załatwianiu sprawy wymiany waluty, a w drugim – przy dokonywaniu czynności meldunkowej – tłumaczy Anna Szatkowska z biura prezydenta Zielonej Góry.

Samorządowcy z Białegostoku dodają, że taka pomyłka może się zdarzyć np. podczas wydawania nowego dowodu osobistego, gdy unieważniony zostaje nowy dokument zamiast starego. Po wyjściu z urzędu petent zostaje z dwoma nieważnymi blankietami w ręku. – Hipotetycznie możliwe jest także unieważnienie dowodu osobistego mieszkańca innej gminy – dodaje Kamila Busłowska z tamtejszego urzędu miasta.

Jak tłumaczą nam samorządowcy, o pomyłkę nietrudno z uwagi na to, że wszyscy są podłączeni do jednego, centralnego systemu informatycznego. – Ryzyko omyłkowego unieważnienia czyjegoś dowodu istnieje głównie dlatego, że pracownicy urzędów samorządowych mają możliwość unieważniania dowodów osobistych każdemu obywatelowi RP, bez względu na to, która gmina go wystawiła – zauważa Agnieszka Przybył z Urzędu Miasta Bydgoszczy.

Z reguły samorządy przyznają, że pomyłki to w dużej mierze nie wina systemu, lecz czynnika ludzkiego. Stąd nawoływanie do tego, by w sytuacji, gdy do pomyłki już dojdzie, istniała możliwość naprawienia jej z poziomu aplikacji, by obywatel nie odczuł negatywnych skutków tej sytuacji. Na razie takiej możliwości nie ma. Procedura odzyskania dokumentu jest o wiele bardziej skomplikowana – trzeba powiadomić mieszkańca o tym, że jego dowód został omyłkowo unieważniony, i poprosić o złożenie wniosku o nowy dokument (koszty urząd bierze na siebie).

– W obecnym systemie prawnym i przy obowiązującym systemie informatycznym unieważniony dowód osobisty, nawet na skutek omyłki pracownika organu gminy, nie może być ponownie wprowadzony do obrotu prawnego – tłumaczy Anna Klima z Urzędu Miasta Katowice. Sprawa dodatkowo wydłuża się, jeśli unieważnienia dokonał np. urzędnik z gminy X, a sprawa dotyczy mieszkańca gminy Y. Tym bardziej że miejsce zameldowania nie musi być równoznaczne z miejscem faktycznego zamieszkania danej osoby.

Urzędnicy z Gdańska zwracają nam jednak uwagę, że sam system informatyczny również nie jest doskonały. SRP jest jak system naczyń połączonych. Oznacza to, że jakakolwiek zmiana danych w jednym z elementów ma swoje konsekwencje w innych.

– Przykładowo korekta literówki w nazwie miejscowości miejsca urodzenia w bazie PESEL, np. z „Gdansk” na „Gdańsk”, automatycznie powoduje wysłanie przez system do urzędu, który wystawił dowód osobisty, zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego obecnie posiadanego. Takie zawiadomienia system wysyła również do wystawców wszystkich poprzednio posiadanych przez daną osobę dowodów. Pracownik każdego z tych urzędów musi sprawdzić, czy faktycznie obecnie posiadany dowód podlega unieważnieniu, czy też nie. I niestety każdy z nich może omyłkowo unieważnić dowód wystawiony w innej gminie – tłumaczy Danuta Galica, kierownik referatu dowodów osobistych w gdańskim magistracie.

Wskazuje, że nie zawsze sugestie wyświetlane przez system informatyczny są najwłaściwsze.

– Trzeba pamiętać, że unieważnieniu podlegają wyłącznie te dowody, w których dane uległy zmianie, a nie – jak sygnalizuje system – że zmianie uległy dane zawarte w zupełnie innym zbiorze. Jeżeli zatem dowód został wystawiony prawidłowo, to konieczne jest odrzucenie tego zlecenia. Jeśli urzędnik tego nie zrobi, system po upływie określonego czasu automatycznie dowód unieważni – mówi Danuta Galica.

Dlatego gminy apelują o to, by wprowadzić do systemu możliwość dokonywania natychmiastowych poprawek.

– W chwili ujawnienia popełnionego błędu najważniejszym czynnikiem naprawczym jest czas. Jeśli administrator systemu w konkretnej gminie nie ma możliwości dokonania korekty popełnionego błędu, oczywiste jest, że konsekwencje ewentualnego unieważnienia dowodu będą znacznie większe. Błędnym rozwiązaniem byłoby udostępnienie takiej roli wszystkim pracownikom, ale administratorzy SRP powinni mieć taką możliwość – uważa Agnieszka Przybył z bydgoskiego magistratu.

Jak sprawę komentuje COI? – Unieważnienie dowodu jest procesem nieodwracalnym i jeśli urzędnikowi zdarzyło się taką czynność wykonać omyłkowo, to ma obowiązek zawiadomić obywatela, którego to dotyczy, o konieczności wymiany dokumentu. Nie są nam znane informacje, ile i czy w ogóle było takich unieważnień. To są sytuacje poza systemem, tym samym nie dotyczą COI – mówi Katarzyna Jedlińska, rzeczniczka tej instytucji.

COI jednak nie wyklucza pewnych zmian. Rządowi informatycy w odpowiedzi na apel gmin stwierdzili, że „aby zapobiec niektórym pomyłkom, w ramach rozwoju zostanie zmieniony mechanizm tworzenia zleceń unieważnienia dowodu”.