TEZA To na wykonawcy ciąży ciężar udowodnienia, że zaproponowana w ofercie cena nie jest rażąco niska. Zamawiający nie musi sam weryfikować jej realności. Poprzestaje na ocenie przedstawionych mu przez przedsiębiorcę faktów i okoliczności. Jeśli go nie przekonają, to odrzuca ofertę.

STAN FAKTYCZNY Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ogłosiła przetarg na obsługę infolinii dla użytkowników portalu Inwestycja w kadry. Wystartowało w nim osiem firm. Złożyły oferty od 247 tys. zł do 844 tys. zł. Zamawiający wezwał wykonawców, którzy zaproponowali trzy najniższe ceny, do złożenia wyjaśnień. Po ich otrzymaniu każdego poprosił dodatkowo o doprecyzowanie niektórych elementów, zadając pytania odnoszące się do konkretnych informacji.

Ostatecznie PARP uznała, że wyjaśnienia wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę, nie dowodzą, by jego cena była realistyczna. Zamawiający odrzucił więc tę ofertę. W odwołaniu wniesionym do Krajowej Izby Odwoławczej wykonawca przekonywał, że w swych wyjaśnieniach drobiazgowo wymienił większość czynników cenotwórczych. Przedsiębiorca podkreślił, że może zejść z kosztów, gdyż ma własne studio CATI ze stanowiskami komputerowymi i telefonicznymi do obsługi infolinii. Ponadto, choć w ofercie wskazał na udział podwykonawcy w realizacji zamówienia, to będzie on incydentalny. Sam wykonawca ma bowiem wystarczającą liczbę pracowników, którzy będą obsługiwać użytkowników portalu. Z pomocy podwykonawcy skorzysta zaś wyłącznie w momentach szczytowych, gdy jednocześnie dzwonić będzie wiele osób. To jednak będzie zdarzać się rzadko, a niewykluczone, że wcale. Dlatego wynagrodzenie dla podwykonawcy będzie mieć marginalny charakter.

Kolejny argument przemawiający na jego korzyść to posiadanie własnej infrastruktury, a przede wszystkim stanowisk komputerowych. Korzystanie z tego sprzętu nie zostało ujęte w kosztach, gdyż jest on już zamortyzowany. Przede wszystkim jednak przewagę nad konkurencją daje specjalny system zarządzania nad osobami obsługującymi infolinię, dzięki któremu działają oni dużo bardziej efektywnie. Nie obsługują bowiem tylko jednego projektu, ale też kilka innych, dzięki czemu koszty pracy rozkładają się na większą liczbę zleceń. Gdy nie ma telefonów z jednego projektu, pracownicy obsługują inny. To sprawia, że ich efektywność jest dużo wyższa niż u konkurencji.

UZASADNIENIE Krajowa Izba Odwoławcza oddaliła odwołanie, uznając, że wyjaśnienia nie były wystarczająco przekonujące i zamawiający słusznie odrzucił ofertę. Przedsiębiorca przywołał wiele różnych okoliczności, ale nie wskazał, jaki mają one wpływ na ostateczną cenę. Samo rozbicie ceny końcowej na poszczególne składniki nie obrazuje sposobu obliczenia. Należałoby wskazać podstawy wyliczenia kosztów składowych, tak jak to uczynił inny wykonawca poproszony o wyjaśnienia.

Skład orzekający zauważył, że z wyjaśnień nie wynika nawet, że wspomniane studio CATI należy do wykonawcy. Sformułowania takie, jak „w ciągu 15 lat istnienia studia”, nie przesądzają o tym, do kogo ono należy.

Całe wyjaśnienia izba oceniła jako zbyt ogóle i niewykazujące, dlaczego firma mogła zaproponować cenę niższą od konkurencyjnych. Firma nie odpowiedziała też na wszystkie pytania zadane przez zamawiającego. Wskazanie czynników takich, jak optymalizacja pracy i kosztów, nie wystarczy, gdyż to samo dotyczy każdego przedsiębiorcy. Jeśli zaś wykonawca chce dowieść, że wdrożony w firmie system zarządzania pracą przekłada się na zwiększenie efektywności, a tym samym niższe koszty, to musi pokazać konkretnie, w jaki sposób. Tymczasem w wyjaśnieniach nie zostało to uczynione.

KIO zaznaczyła także, że nie mogła wziąć pod uwagę wyjaśnień złożonych przez odwołującą się firmę podczas rozprawy. Liczą się tylko te dostarczone zamawiającemu w odpowiedzi na jego wezwanie. 

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 19 maja 2016 r., sygn. akt KIO 731/16

KOMENTARZ EKSPERTA

Dariusz Ziembiński ekspert Grupy Doradczej KZP

Dariusz Ziembiński ekspert Grupy Doradczej KZP

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Rozstrzygnięcie KIO potwierdza konieczność wymagania od wykonawców poważnego wykazania realności przedstawianych wyjaśnień. Jako najistotniejsze elementy przemawiające za oceną, że wyjaśnienia nie potwierdzają rażąco niskiej ceny, wskazano brak szczegółowej kalkulacji ceny ze wskazaniem na sposób wyliczenia poszczególnych elementów oraz brak wykazania wyjątkowo sprzyjających warunków wykonywania zamówienia dostępnych dla tego wykonawcy. Chcąc złożyć przekonywujące wyjaśnienia, nie można zatem poprzestać jedynie na ogólnych stwierdzeniach, które można odnieść do każdego przedsiębiorcy, w tym tego konkurencyjnego. KIO podkreśliła, że każda informacja wskazana w wyjaśnieniach musi być też udowodniona. O tym więc, czy wyjaśnienia są poważne, decyduje ich szczegółowość, konkretyzacja, dowody potwierdzające realność dokonywanych kalkulacji, a także wykazanie, jak ta argumentacja przekłada się na możliwości obniżenia ceny w konkretnym przypadku.