Cała administracja publiczna będzie musiała przyjmować e-faktury wystawiane przez przedsiębiorców realizujących zamówienia publiczne – wynika z przygotowanych przez Ministerstwo Rozwoju założeń do projektu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych.
Wprowadzenia takich przepisów wymaga od nas dyrektywa 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych. Choć Polska silnie wspierała ten pomysł, to jak dotychczas nie uczyniła nic, by upowszechnić e-fakturowanie. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, aż 83 proc. administracji rządowej nie odbiera faktur elektronicznych. Dyrektywę musimy wdrożyć do listopada 2018 r., ale zgodnie z założeniami przepisy nowej ustawy mają obowiązywać już od stycznia 2018 r.
Projekt kładzie nacisk na e-faktury ustrukturyzowane, czyli takie, które pozwalają na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych. Pozostałe formy e-faktur, np. w postaci obrazu graficznego lub dokumenty papierowe wymagają udziału człowieka w manualnym wprowadzaniu danych do systemu.
Wszyscy zamawiający będą mieli obowiązek przyjmowania e-faktur ustrukturyzowanych. Chodzi więc nie tylko o administrację rządową, lecz także samorządową. Wykonawcy początkowo nie będą zmuszani do wystawiania takich elektronicznych dokumentów – nadal będą mogli posługiwać się papierowymi. Po dwóch latach także i oni będą mieli ustawowy obowiązek. W 2020 r. w zamówieniach publicznych mają więc całkowicie zniknąć papierowe faktury.
Obieg dokumentów ma następować poprzez platformę elektronicznego fakturowania. Powstanie ona przy wykorzystaniu dofinansowania w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Stworzenie platformy to podstawowy koszt projektu. W latach 2017–2019 ma wynieść prawie 65 mln zł. Docelowo jednak nowy system ma przynieść oszczędności, nie tylko zresztą w wymiarze finansowym, ale też środowiskowym (mniejsze zużycie papieru).
System pozwoli na przetwarzanie dokumentów, w tym także wystawianie noty korygującej, noty księgowej czy potwierdzenia dostawy. Jego wprowadzenie da państwu też lepszą kontrolę nad finansami publicznymi. Będzie dokładnie wiadomo, ile i na co dany zamawiający wydał pieniędzy i do kogo one trafiły.