Od września ubiegłego roku uzyskanie w urzędzie stanu cywilnego (USC) odpisu jakiegoś aktu to istna droga przez mękę. Często trzeba czekać nawet miesiąc albo i więcej.

Wszystko to efekt zmiany systemu informatycznego – USC przesiadły się z aplikacji komercyjnych na rządową, o nazwie Źródło. Przy tej okazji urzędnicy zaczęli pracę z zupełnie nową elektroniczną bazą aktów stanu cywilnego. Problem w tym, że kompletnie pustą. Teraz muszą ją mozolnie uzupełniać na nowo (do tej pory w Polsce wytworzono ok. 90 mln aktów stanu cywilnego – część znajduje się w księgach papierowych, a część w stworzonych przez gminy elektronicznych aplikacjach wspierających). Cały proces opóźnia wydawanie odpisów aktów – każdy z nich musi zostać przeniesiony do centralnej bazy, zanim zostanie wydany obywatelowi.

Pierwsza próba naprawienia tego bałaganu się nie powiodła. Ministerstwu Spraw Wewnętrznych (obecnie MSWiA) nie udało się zdobyć unijnego finansowania dla projektu Cyfryzacja Aktów Stanu Cywilnego z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa.

Jak ustaliliśmy, teraz pojawiło się światełko w tunelu. Nowe władze Centralnego Ośrodka Informatyki (COI), jednostki od niedawna podległej Ministerstwu Cyfryzacji (wcześniej MSWiA), mają nowy plan wyjścia z kryzysu.

– Rozmawialiśmy z producentem oprogramowania w wielu USC, firmą Technika IT, o tym, jak rozwiązać ten problem. Firma umożliwi zasilenie Źródła i Bazy Usług Stanu Cywilnego – ujawnia Adam Sobczak, dyrektor COI.

Chodzi więc o to, by producent dotychczasowej aplikacji, wykorzystywanej przez większość USC w kraju, umożliwił masowe przeniesienie aktów ze swojego systemu do nowego, rządowego. Dzięki temu urzędnicy unikną robienia tego na piechotę, jak odbywa się to obecnie. Dla obywateli oznacza to tyle, że krócej będą czekać na odpis swojego aktu.

Na razie doprecyzowywane są szczegóły. – Albo zlecimy na wolnym rynku opracowanie specjalnego programu, tzw. migratora, który posłuży do przeniesienia aktów, albo Technika IT sama coś takiego opracuje – dodaje dyrektor Sobczak.

Są jednak dwa „ale”. Po pierwsze – spółka nie zrobi tego za darmo. – Oczywiście firma zdaje sobie sprawę z tego, że umożliwiając migrację aktów z ich systemów do nowej bazy, w pewien sposób ogranicza swój biznes. Dlatego to będzie kosztować. Szacuję, że takie przedsięwzięcie należy wycenić na kilka milionów złotych – przyznaje Adam Sobczak.

Po drugie – jak ocenia COI – przeniesienie aktów z dawnego systemu do obecnego zajmie około roku. A to oznacza, że aktualne problemy USC jeszcze potrwają.

Eksperci raczej sceptycznie podchodzą do rządowych planów. – Migracja danych powinna być zaplanowana i zamówiona wraz z zamawianiem nowego systemu. Teraz jest konieczna jeszcze bardziej, w związku z czym rząd będzie musiał zapłacić frycowe. Jeżeli zleceniem miałby zająć się wolny rynek, istnieje szansa, że w ciągu roku to zadanie się uda. Ale to bardzo optymistyczne założenie – komentuje Andrzej Zdzitowiecki zarządzający firmą doradczą 4pi.

Na razie musi więc wystarczyć legislacyjna prowizorka. W konsultacjach znajduje się opracowany w MSWiA projekt nowelizacji ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego. Zakłada on możliwość rozszerzenia kręgu urzędników mogących wprowadzać akty do nowej bazy (dziś mogą to robić tylko kierownik i jego zastępcy). Ponadto odpisy aktów będzie można wydawać na podstawie danych z lokalnych aplikacji. Zrezygnowano też z ostatecznego terminu na obowiązkowe przeniesienie aktów.

Zdaniem części podmiotów opiniujących projekt niektóre zawarte w nim propozycje idą za daleko. W opinii Ministerstwa Cyfryzacji proponowana nowelizacja „odsuwa na czas nieokres´lony proces migracji aktów, co be?dzie miało negatywny wpływ na wiarygodność rejestru stanu cywilnego, jak i na moz˙liwos´c´ korzystania przez obywateli z odmiejscowienia załatwiania spraw”.

Z kolei w opinii USC w Piotrkowie Trybunalskim dopuszczenie na nowo aplikacji komercyjnych utwierdzi urzędników w stosowaniu dotychczasowych praktyk, które tylko wydłużają i tak mocno skomplikowane procedury. „W jednym z dużych urzędów [...] do dziś wpisuje się akty w aplikację alternatywną, a następnie przenosi do Źródła” – argumentuje USC.

Urząd wskazuje, że nowelizacja nie doprowadzi do szybkiego usunięcia zaległości, ale przyczyni się do „popsucia, a przynajmniej zahamowania na długie lata, koncepcji systemu rejestrów państwowych”.