Co najmniej od września tego roku w największych USC w Polsce trwa gehenna, której skutki odczuwają urzędnicy i obywatele próbujący załatwić u nich jakąś sprawę, np. uzyskać odpis aktu stanu cywilnego. Zamiast dostać dokument od ręki lub w ciągu co najwyżej kilku dni, niektórzy muszą czekać nawet miesiąc albo i więcej. Urzędnicy nie nadążają z pracą, narzekają na błędy w systemie informatycznym dostarczonym przez rząd, a zaległości rosną z dnia na dzień. Pojawiła się jednak szansa na poprawę sytuacji.

To efekt spotkania, w którym uczestniczyli m.in. kierownicy największych USC w kraju oraz przedstawiciele Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA). – Omawiano rozwiązania o charakterze prawnym, organizacyjnym oraz technicznym, które mogłyby usprawnić pracę urzędów stanu cywilnego – potwierdza resort. Jak dodaje, propozycje te stanowią podstawę dla opracowywanego przez MSWiA projektu zmiany ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego.

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Z naszych nieoficjalnych ustaleń wynika, że nowelizacja wejdzie w życie na początku 2016 r. Poznaliśmy też zakres postulatów. Pierwszy dotyczy zwiększenia uprawnień pracowników lokalnych urzędów. Dziś każdy odpis aktu, zanim zostanie wydany, musi wpierw trafić do elektronicznej, centralnej bazy. Każdorazowo zaakceptować to musi kierownik USC lub jego zastępcy. Z reguły w dużych urzędach zajmuje się tym od 2 do 6 osób. Efektem takiego rozwiązania są ogromne zaległości. W Warszawie do bazy dziennie powinno trafiać 900 aktów, trafiało 128. Zatory powodują opóźnienia w wydawaniu aktów obywatelom. Chodzi więc o to, by rozszerzyć krąg osób, które będą mogły wprowadzać akty do bazy.

Kolejna propozycja dotyczy wprowadzenia administracyjnego (zamiast sądowego) trybu unieważniania aktów stanu cywilnego i dokonywanych w nich zmian, które z przyczyn technicznych zostały błędnie zarejestrowane. Urzędy narzekają, że w stosowanej przez nich aplikacji Źródło dochodzi do drobnych błędów w systemie, których wyjaśnianie na drodze sądowej jest zbyteczne. Lista problemów jest długa.

– Niektórych rekordów nie daje się usunąć pomimo wielokrotnych prób, a przyczyny nie są znane. Nie ma też możliwości wydrukowania niektórych odpisów z aktów stanu cywilnego, istnieją problemy przy wpisywaniu danych do aktów, gdyż nie pojawiają się one w odpisach skróconych, ponadto pojawiają się po dwa projekty aktów lub wzmianek, dotyczących np. rozwodów, wtedy gdy do akceptacji został wysłany jeden projekt – wylicza Kamila Busłowska z Urzędu Miejskiego w Białymstoku.

Trzecia zmiana budzi największe kontrowersje. Chodzi o możliwość wydawania odpisów aktów stanu cywilnego z aplikacji alternatywnych wobec rządowego Źródła. Chodzi o to, by USC mogły działać niejako po staremu na własnych, lokalnych oprogramowaniach, a w przy okazji, w miarę możliwości wprowadzały akty do bazy centralnej. W ten sposób warunkiem wydania odpisu aktu nie byłoby już wcześniejsze przeniesienie go do nowej bazy elektronicznej.

Odpowiedzialny za program Źródło Centralny Ośrodek Informatyki sprawy na razie nie komentuje. Nie wie też, jaki wpływ zmiany będą miały na wdrożony w gminach w marcu 2015 r. System Rejestrów Państwowych (SRP).

Część naszych rozmówców ma jednak obawy, że to powrót do okresu przejściowego i podważenie sensu całego przedsięwzięcia. Podobne rozwiązania – umożliwienie wszystkim USC działania po staremu lub w ramach nowego systemu – działały od marca (wdrożenie SRP) do września 2015 r. Jak nietrudno się domyśleć, mało kto zdecydował się na pełną zmianę trybu pracy. Dlatego wiele urzędów weszło w nowy system z opóźnieniami, czego skutki odczuwamy do dziś.

Urzędnicy zwracają także uwagę na aspekty związane z zagrożeniem bezpieczeństwa dla aktów w sytuacji ponownego dopuszczenia aplikacji alternatywnych, gdy już działa Źródło i SRP. Tłumaczą, że odpisy aktów wydawane są na drukach ścisłego zarachowania, czyli na papierze, który ma swój indywidualny numer. Chodzi m.in. o to, by przy próbie posługiwania się fałszywym odpisem urzędnik mógł sprawdzić, czy numer aktu rzeczywiście jest przypisany do danej osoby.

– Jeśli zaczną być używane inne aplikacje, pojawia się wątpliwość, czy te unikalne numery będą stosowane i spójne z tym, co jest w rejestrach rządowych. Pytanie więc, czy rząd jest gotów zrezygnować z bezpieczeństwa aktów w tym zakresie, dopuszczając aplikacje alternatywne – wskazuje nasz rozmówca.