Postawiła równocześnie branżę transportową przed nowymi wyzwaniami, wynikającymi zarówno z liczby kierowców występujących z roszczeniami, jak i z wysokości dochodzonych przez nich kwot (zgodnie z prawem domagają się oni roszczeń za trzy lata wstecz).

Kwestia ryczałtów za noclegi powinna być rozpatrywana na tle dwóch rozporządzeń w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – z 2002 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 256, poz. 1991 ze zm.) oraz z 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Przy tym, jak się wydaje, wymaga rozstrzygnięcia kwestia, czy w każdym przypadku kierowcy – z uwagi na treść regulacji – przysługuje zwrot ryczałtu za noclegi.

Rachunek, którego nie było

W pierwszej kolejności, odnosząc się do pojęcia samego ryczałtu, wskazać należy, co stanowi par. 9 ust. 1–3 rozporządzenia z 2002 r. (tożsamego z brzmieniem obecnie obowiązującego z 2013 r.): „1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. 2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu”.

Analizując te przepisy, należy zwrócić uwagę, że stanowią one o noclegu stwierdzonym rachunkiem hotelowym. Ustawodawca przewiduje zatem – co wynika z ust. 1 cytowanego powyżej przepisu – że w sytuacji, w której kierowca przedstawi rachunek za nocleg w hotelu, pracodawca zwraca mu poniesiony i udokumentowany koszt noclegu, przy czym wysokość zwróconej kwoty nie może przekraczać kwot wynikających z załącznika do rozporządzenia.

Dopiero w par. 9 ust. 2 przewidziane zostało, że pracownikowi, który nie przedstawił rachunku, należy się ryczałt w wysokości 25 proc. limitu wynikającego z załącznika do rozporządzenia. Niewątpliwie przepis ust. 2 nie może być interpretowany w oderwaniu od treści całego par. 9. Przy jego interpretacji nie należy tracić z pola widzenia dyspozycji ust. 1, która stanowi o noclegu w hotelu i o zwrocie kosztów tego noclegu. Należy przyjąć bez wątpliwości, że par. 9 ust. 2 rozporządzenia dotyczy sytuacji, w której pracownik nocował w hotelu i poniósł koszty tego noclegu, lecz nie jest w stanie – z przyczyn, w które ustawodawca słusznie nie wnika – przedstawić rachunku.

Przepis niewątpliwie dotyczy więc sytuacji nieprzedłożenia rachunku za nocleg, a nie sytuacji, w której pracownik kosztów noclegu nie poniósł. Wydaje się w konsekwencji, że nie jest możliwa inna interpretacja przepisów, jak tylko taka, że ust. 2 wskazanego par. 9 rozporządzenia stanowi kontynuację rozwiązania przyjętego w jego ust. 1. Nie można więc interpretować tego przepisu w sposób całkowicie oderwany od uregulowania poprzedzającego i odnosić go do sytuacji, w której pracownik nocuje poza hotelem – np. w kabinie samochodu. Wyraźną wolą ustawodawcy było przyznanie mu możliwości otrzymania ryczałtu w wysokości 25 proc. limitu wynikającego z rozporządzenia jedynie w sytuacji, w której poniósł on koszty noclegu, lecz nie może ich udokumentować (np. nie otrzymał rachunku, rachunek został zagubiony lub uległ zniszczeniu).

Nagły brak komfortu

Ryczałt powinien więc się stawać należny wyłącznie w przypadku, w którym kierowca poniósł koszt noclegu, lecz nie jest w stanie jego wysokości wykazać. Na tę okoliczność zwraca uwagę m.in. Sąd Rejonowy w Gdyni (wyrok z 6 sierpnia 2015 r., sygn. akt IV P 790/14), który podkreśla trzy zasadnicze kwestie:

1) obowiązek wypłaty ryczałtu, o którym mowa w par. 9 ust. 2 rozporządzenia, ma za zadanie zrekompensowanie pracownikowi poniesionych przez niego kosztów i dotyczy sytuacji skorzystania z noclegu w hotelu i nieprzedłożenia rachunku za wykonaną przez hotel usługę;

2) ryczałt – jako inne świadczenie związane z pracą – jest świadczeniem oderwanym od faktycznie poniesionych kosztów, ale jednocześnie świadczeniem celowym, przeznaczonym na pokrycie realnie poniesionych kosztów noclegu;

3) ryczałt nie stanowi w żadnym wypadku rekompensaty za brak należytego komfortu noclegu.

Stanowisko wyrażone przez Sąd Rejonowy w Gdańsku uznać należy za zasadne. Przede wszystkim sąd zwraca uwagę, że sytuacja opisana w par. 9 ust. 2 rozporządzenia dotyczy takiego stanu faktycznego, w którym kierowca pomimo skorzystania z noclegu w hotelu nie może przedstawić rachunku. Podkreślona zostaje w ten sposób funkcja rekompensująca ryczałtu za nocleg, która jest jednak nierozerwalnie związana z samym noclegiem w hotelu, a nie z noclegiem w kabinie samochodu. Tymczasem w praktyce sytuacja związana z pozwami kierowców sprowadza się nie do tego, że dochodzą oni rekompensaty poniesionych kosztów (gdyż nigdy w hotelach nie nocowali), lecz domagają się – wskutek nieszczęśliwej uchwały Sądu Najwyższego – zapłaty ryczałtów za nagły brak komfortu noclegu w przystosowanej do tego fabrycznie kabinie samochodu ciężarowego. Ten brak komfortu uznać należy za nagły, bowiem wcześniej – przed uchwałą SN – kierowcy tego komfortu nie kwestionowali; przy tym niejednokrotnie w toku postępowań sądowych zeznają, że noclegi w kabinach samochodów są rzeczą naturalną, nierozerwalnie związaną ze specyfiką zawodu kierowcy w transporcie międzynarodowym.

Dodatkowy składnik pensji?

Z drugiej strony co najmniej wątpliwe jest, by wypłata ryczałtów za noclegi zmieniła powszechną praktykę. Niezależnie od tych wypłat należy domniemywać, że kierowcy nadal będą spali w kabinach samochodów, de facto zatem ryczałt stanie się rekompensatą za brak należytego (w rozumieniu „zbliżonego do hotelowego”) komfortu noclegu. Nie można przy tym tracić z pola widzenia tego, że infrastruktura parkingowa w Europie nie jest przystosowana do zapewnienia noclegów tak dużej jak obecnie liczbie kierowców (w większości przypadków przy parkingach nie ma hoteli czy moteli). W rzeczywistości zatem wypłata ryczałtu w żadnej mierze nie będzie stanowiła rekompensaty poniesionych kosztów w sytuacji nieprzedstawienia rachunku. Kierowcy nie będą przedkładali rachunków hotelowych nie dlatego, że je utracili lub że im ich nie wydano, lecz dlatego, że nigdy w hotelu nie nocowali. Nie jest zatem w takim przypadku ryczałt za noclegi świadczeniem celowym przeznaczonym na pokrycie realnie poniesionego kosztu.

Reasumując, należy wskazać, że obowiązujące przepisy – nawet w świetle uchwały składu siedmiu sędziów SN – nie pozwalają na wypłatę ryczałtu w każdym przypadku, a jedynie w tych, w których koszt noclegu został przez kierowcę poniesiony, lecz pozostaje nieudokumentowany. W innym razie mielibyśmy do czynienia z dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, stanowiącym de facto swoiste odszkodowanie dla kierowcy samochodu ciężarowego z tytułu niewystarczająco komfortowych warunków noclegowych w kabinie.