Pustki w budżecie utrudniają korzystanie z unijnych funduszy, gdyż beneficjenci realizujący projekty zobowiązani są do ich współfinansowania. Ale może to być np. dostęp do sal lub praca wolontariuszy
Konkursy ogłaszane w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie 2014–2020 wymuszają na potencjalnych wnioskodawcach konieczność zaplanowania budżetu projektu w ten sposób, by dofinansowanie unijne nie wynosiło 100 proc., co często było możliwe w perspektywie 2007–2013. Przy negocjacjach trwającej obecnie siedmiolatki Komisja Europejska uznała, że Polska jest już krajem na tyle rozwiniętym, iż należy wymagać od polskich beneficjentów wkładu własnego w realizowane projekty. Na szczęście udało nam się wynegocjować dość niski jego poziom, stąd też nadal dla wnioskodawców dostępnych jest wiele konkursów, gdzie poziom wkładu własnego jest symboliczny i wynosi np. 3 proc. To, co jest istotne dla budżetów instytucji będących potencjalnymi wnioskodawcami w konkursach o środki EFS to fakt, że wkład ten nie musi mieć formy pieniężnej.
W przypadku wniesienia do projektu wkładu finansowego beneficjent dokonuje zapłaty z własnych środków za konkretne faktury, podając w opisie, że źródłem finansowania są środki własne instytucji stanowiące wkład własny w projekt. W niektórych konkursach instytucje pośredniczące zezwalają, by wkład własny lub jego część były wnoszone w ramach kosztów pośrednich. To również dobre udogodnienie i odciążenie budżetów beneficjentów.
Oprócz wkładu finansowego dopuszczalną formą jego wniesienia jest wkład niepieniężny polegający na wykorzystaniu własnej infrastruktury lub własnego personelu merytorycznego. Możliwe jest także pokrycie wkładu środkami finansowymi wnoszonymi przez strony trzecie.
I tak w przypadku jednostek sektora finansów publicznych, wkład własny może być wnoszony w postaci wykorzystania własnych sal oraz pomieszczeń niezbędnych do realizacji projektu. Kalkulujemy wówczas koszty rzeczywistego funkcjonowania tych sal na podstawie faktur dotyczących ich użytkowania (np. prąd, woda, inne media itp.). Jeśli posiadamy wewnętrzny cennik wykorzystania konkretnych pomieszczeń na cele komercyjne, można skonsultować z instytucją organizującą konkurs możliwość zastosowania stawek z tego cennika. Często jednak instytucje te zastrzegają, że nie można w projekcie stosować stawek rynkowych w odniesieniu do własnej infrastruktury. Dokumentowanie księgowe wykorzystania własnych pomieszczeń do celów projektowych jako wkładu własnego możliwe jest np. przy zastosowaniu noty obciążeniowej do projektu.
Wkładem własnym do projektu mogą być także wynagrodzenia własnego personelu merytorycznego, które są finansowane ze środków danej instytucji poza projektem. Wówczas określamy stopień zaangażowania czasowego konkretnego pracownika przy projekcie i wyceniamy wartość jego pracy zgodnie z jego stawką wynagrodzenia. Analogicznie jak przy infrastrukturze instytucji, dokumentowanie powyższego od strony księgowej możliwe jest przy zastosowaniu noty obciążeniowej na projekt.
W przypadku projektów, w których regulaminy konkursu dopuszczają pracę wolontariuszy, możliwe jest wniesienie wkładu własnego w ramach nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza na podstawie ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Należy tylko pamiętać o zawarciu odpowiedniej umowy, która będzie dokumentować, że wolontariusz był świadomy swojego nieodpłatnego udziału podczas realizacji projektu. Ponadto umowa musi wyraźnie definiować rodzaj wykonywanej przez wolontariusza nieodpłatnej pracy (należy określić jego stanowisko w projekcie) oraz określać jego zadania. Wartość wkładu niepieniężnego w przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza określa się z uwzględnieniem ilości czasu poświęconego na jej wykonanie oraz średniej wysokości wynagrodzenia (według stawki godzinowej lub dziennej) za dany rodzaj pracy obowiązującej u danego pracodawcy lub w danym regionie (wyliczonej np. na podstawie danych GUS) lub określonej płacy minimalnej.
Inna opcja, oprócz wkładu pochodzącego z własnych zasobów, to środki finansowe pochodzące od stron trzecich, np. wpłaty wnoszone przez rodziców, wynagrodzenia pracowników skierowanych na szkolenia w związku z uzyskaną pomocą publiczną. Każdorazowo należy jednak zweryfikować, czy taka forma wkładu własnego jest dopuszczalna w regulaminie konkursu.
Podsumowując temat wkładu niepieniężnego należy podkreślić, że wkład własny, tak samo jak każdy inny wydatek w projekcie, musi zostać rzetelnie udokumentowany dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom. Często stosowana jest nota obciążeniowa wystawiona na projekt. Poza tym wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie może przekraczać stawek rynkowych i bywa, że musi się opierać wyłącznie na rzeczywistych kosztach. Należy też być świadomym, że wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego mogą być poddane niezależnej ocenie i weryfikacji, np. przez kontrole Komisji Europejskiej odnośnie do sposobu wyliczenia wkładu.