W artykule „Sądy zwracają oskarżenia w razie braku podziału akt” (DGP z 9 września 2015 r.) zacytowano wypowiedzi prokuratorów Jacka Skały i Adama Cierpiatki. Sugerowały one, że na skutek wydania zarządzenia przez prokuratora generalnego prokuratorzy muszą teraz – pod rządami znowelizowanych przepisów k.p.k. (Dz.U. z 2013 r. poz. 1247 ze zm.) – dzielić akta spraw na osiem odrębnych zbiorów, co jest czynnością całkowicie zbędną.
W przypadku gdy prokurator tego nie uczyni, sąd zaś zwraca mu sprawę, powołując się na wspomnianą regulację. Wypowiedzi te niestety wprowadzają w błąd czytelnika. Dlatego warto przypomnieć fakty.
Podział akt na odrębne zbiory nie jest wymysłem prokuratora generalnego, lecz decyzją ustawodawcy. Powód niektórych rozwiązań tego rodzaju jest łatwy do ustalenia i zasługuje na pełną akceptację. Tak jest w przypadku załącznika adresowego do aktu oskarżenia: konieczność ochrony danych uczestników procesu spowodowała nałożenie dodatkowych obowiązków na organy procesowe, w tym na prokuraturę. Zrozumiałe jest też ograniczenie zawartości akt sprawy karnej w momencie jej kierowania do sądu z aktem oskarżenia: powstaje wówczas potrzeba wyselekcjonowania jedynie tych materiałów, które związane są z kwestią odpowiedzialności osób wskazanych w akcie oskarżenia i za czyny w nim wskazane. Zarazem jednak trudno uzasadnić pozostawianie w prokuraturze reszty materiałów zebranych w postępowaniu przygotowawczym, skoro mogą być one wykorzystane w procesie na wniosek stron.
Inny obowiązek dzielenia akt sprawy – choć musi być realizowany przez prokuratora, ponieważ został wprowadzony do kodeksu postępowania karnego – budzi natomiast zdecydowany sprzeciw. Trudno bowiem znaleźć mocne argumenty za tym, by w odrębnym tomie akt przekazywanych sądowi zawierać protokoły przesłuchania świadków, których wezwania na rozprawę żąda prokurator. Nie dziwi więc włączanie tych zbiorów przez niektórych sędziów do akt sprawy, co czyni uprzedni wysiłek prokuratora całkowicie zbędnym.
Niezależnie jednak od tych ocen zarządzenie prokuratora generalnego, do którego odnosił się artykuł, musiało uwzględniać rozstrzygnięcia ustawodawcy. Jego wydanie było też okazją, by uzyskać dodatkowe korzyści z potrzeby uporządkowania materiałów sprawy. W pierwszej kolejności należy jednak przypomnieć, że podział akt sprawy na zbiory nie oznacza, że w każdej, nawet najprostszej sprawie tworzy się osiem odrębnych teczek aktowych. W rzeczywistości każdy ze zbiorów wyróżnia się tylko tym, że ma odrębną kartę przeglądową, choć nadal pozostaje w tym samym tomie lub tomach sprawy.
Po co jednak stworzono system, który – jak wskazuje treść artykułu – nie został zrozumiany również przez niektórych prokuratorów? Odpowiedź na to pytanie jest prosta. Dzięki uporządkowaniu akt sprawy na etapie postępowania przygotowawczego i wykorzystaniu narzędzi informatycznych można o wiele łatwiej sporządzić akt oskarżenia, w tym zwłaszcza wszelkie konieczne listy, wykazy, załączniki i zbiór protokołów przesłuchania świadków. Istnieje bowiem możliwość ich automatycznego wygenerowania. Czas poświęcony na uporządkowanie akt – które i tak zawsze jest konieczne – jest odzyskiwany w momencie tworzenia aktu oskarżenia, a więc wtedy, gdy brakuje go najbardziej.
System przynosi też dodatkowe korzyści. Poprzez właściwe ułożenie akt zapobiega ujawnieniu tych danych osobowych świadków i pokrzywdzonych, które obecnie chronione są w sposób szczególny. Daje też możliwość łatwego dokonywania wyłączeń części materiałów sprawy wówczas, kiedy wszystkie czyny wszystkich oskarżonych nie mogą być osądzone w jednym postępowaniu. To częsta sytuacja w złożonych śledztwach obejmujących wiele osób i przestępstw. Dzięki odpowiedniemu uporządkowaniu materiałów, połączonemu z wykorzystaniem Systemu Digitalizacji Akt, dokonanie wyłączeń – a więc czynności pochłaniającej dotąd wiele żmudnej pracy – staje się wyjątkowo proste.
Wprowadzony zarządzeniem prokuratora generalnego system daje zatem największe korzyści w sprawach złożonych, prowadzonych w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych. Natomiast w sprawach drobnych, które przeważają w prokuraturach rejonowych, nie musi być on stosowany. Zarządzenie daje szefom prokuratur możliwość odmiennego uregulowania podziału akt, przy spełnieniu dwóch oczywistych warunków: stworzony w danej jednostce system musi spełniać wymogi ogólnopolskich systemów informatycznych administrowanych przez prokuratora generalnego, jak też musi być uzgodniony z właściwym komendantem policji. Nie mogą bowiem funkcjonować odmienne systemy porządkowania akt w prokuraturze i w tych komendach, które z nią współpracują.
Stworzono więc system, który daje dużą samodzielność kierownikom jednostek. Uznając, że najbardziej złożony model nie jest potrzebny, mogą oni uprościć sposób podziału akt według własnych potrzeb. Co istotniejsze, dano prokuratorom i urzędnikom prokuratury narzędzie, które – odpowiednio wykorzystane – może przynieść spore korzyści. Jak zwykle w takich sytuacjach nie wszyscy z ochotą przyjmują zmiany kłócące się z utrwalonymi przyzwyczajeniami i wieloletnią rutyną. Nie wszyscy są równie otwarci na nowe rozwiązania, zwłaszcza jeśli korzystanie z nich wiąże się z koniecznością ich pełnego poznania i dodatkowej nauki. Z tym trzeba się pogodzić.
Trudno jednak zaakceptować wypowiedzi zdradzające całkowitą ignorancję na temat zarządzenia prokuratora generalnego, i to w dodatku formułowane przez osoby, których obowiązkiem jest zapoznanie się z treścią tego aktu. Jest on dostępny dla każdego, został bowiem zamieszczony na stronie internetowej Prokuratury Generalnej. Po jego wydaniu z Prokuratury Generalnej skierowano też wiele wyjaśnień ułatwiających zrozumienie zarządzenia. Podkreślano w nich między innymi możliwość uproszczonego sposobu porządkowania akt. Jak jednak wynika z wypowiedzi cytowanych w przywołanym artykule, te informacje dla niektórych okazały się zbyt trudne do zrozumienia.