Przedsiębiorcy mają problemy z posługiwaniem się w przetargach elektronicznym zaświadczeniem o niezaleganiu ze składkami. Wydruk takiego dokumentu to za mało
Zaświadczenie można uzyskać na różne sposoby / Dziennik Gazeta Prawna
Na działającej od trzech lat Platformie Usług Elektronicznych ZUS jest już zarejestrowanych ponad milion profili. Wśród nich spora część to konta przedsiębiorców, którzy dzięki systemowi mogą nie tylko kontaktować się z ZUS w sprawach rozliczeń, ale także samodzielnie uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenia emerytalne i zdrowotne za swych pracowników.
Wydawałoby się, że jest to idealne rozwiązanie dla firm startujących w przetargach. Zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami jest bowiem wymagane w każdym z nich, przy tym traci ważność już po trzech miesiącach. A miesięcznie w całej Polsce wydaje się ok. 65 tys. takich dokumentów. Zamiast więc co kwartał biegać do oddziału ZUS, przedsiębiorca może wygenerować je samodzielnie, korzystając z platformy PUE. Zachęty do tego można zresztą znaleźć na stronach niektórych oddziałów ZUS, gdzie wprost mówi się o możliwości posłużenia się takim e-dokumentem w publicznych przetargach. Tyle teoria.
Samodzielna weryfikacja
W praktyce posłużenie się zaświadczeniem elektronicznym może skończyć się wykluczeniem z przetargu. Na pewno nie wystarczy dołączenie do oferty samego wydruku i to mimo że zamawiający może samodzielnie zweryfikować jego prawdziwość poprzez specjalnie utworzoną do tego stronę internetową. Dlaczego tak się dzieje?
– Niestety, prawo nie przewidziało tej formy zaświadczenia. O ile np. wydruk z internetowego konta bankowego może służyć jako potwierdzenie stanu posiadanych środków, bo wynika to wprost z przepisów, o tyle wydruk z PUE ZUS już nie – wyjaśnia Artur Wawryło, ekspert z Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.
Potwierdzenie jego słów można znaleźć w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. Jedna z firm startujących w przetargu na dostarczenie wodorowęglanu sodu niezbędnego w procesie oczyszczania ścieków jako poświadczenie terminowego opłacania składek ZUS przedstawiła właśnie wydruk z PUE. Zamawiający zaakceptował ten dokument. Samodzielnie, za pomocą serwisu internetowego https://ssl.zus.pl/zn/ zweryfikował jego autentyczność i uznał, że potwierdza on fakt niezalegania ze składkami.
Do innych wniosków doszła natomiast KIO, do której konkurencyjny wykonawca złożył odwołanie. Jej zdaniem wydruk nie może być uznany za oryginał zaświadczenia ZUS i dlatego nie stanowi potwierdzenia niezalegania ze składkami.
Zabrakło przepisów
Kluczowy dla rozstrzygnięcia tego sporu był par. 7 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r. poz. 231). Zgodnie z nim dokumenty (w tym zaświadczenia ZUS) są przedkładane w oryginale lub kopii poświadczonej przez wykonawcę za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów elektronicznych muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.
– Zaświadczenie zostało wygenerowane z systemu ZUS, jednakże nie można zgodzić się z twierdzeniem, że taki wydruk, na wzór odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, stanowi dokument urzędowy, niewymagający dalszego poświadczania za zgodność z oryginałem – podkreśliła w uzasadnieniu wyroku przewodnicząca składu orzekającego Agata Mikołajczyk (sygn. akt KIO 225/15).
KIO przeanalizowała też inne dokumenty elektroniczne i uznała, że możliwość posługiwania się wydrukami z nich jako dokumentami urzędowymi zawsze wynika wprost z przepisów. I tak w przypadku odpisu z KRS art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.) stanowi, że wydruki komputerowe mają moc zrównaną mocy dokumentów wydanych przez Centralną Informację KRS, o ile posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację. Z kolei w ustawie – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 128 ze zm.) wskazano, że nawet gdy ustawa zastrzega formę pisemną, to czynności dokonane elektroniczne są jej równoważne (art. 7 ust. 3).
– Powyższe wskazuje, że dokument wygenerowany z danego systemu będzie posiadał moc urzędową (będzie funkcjonował w obrocie jako oryginał) tylko wtedy, jeśli odpowiednia ustawa tak przewiduje. W przypadku zaświadczeń wygenerowanych z ZUS ustawa nie przewiduje takiej możliwości – zauważyła przewodnicząca.
W formie elektronicznej
Czy to oznacza, że nie ma żadnej możliwości posłużenia się elektronicznym zaświadczeniem ZUS? Zdaniem ekspertów – niekoniecznie, ale trzeba posłużyć się elektroniczną wersją, a nie wydrukiem.
– Można po prostu przesłać zamawiającemu elektroniczne zaświadczenie opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym na jego skrzynkę e-mail – radzi Artur Wawryło.
– Dla bezpieczeństwa doradzałbym jeszcze dołączyć do papierowych dokumentów wydruk poświadczony za zgodność z oryginałem, ale sam dokument w postaci elektronicznej i tak musi wystarczyć – dodaje.
Możliwość składania dokumentów w formie elektronicznej potwierdził jednoznacznie Sąd Okręgowy w Kaliszu (sygn. akt II Ca 675/14). Zmienił on wcześniejszy wyrok KIO, uznając, że zamawiający nie ma prawa ograniczać możliwości przyjmowania dokumentów potwierdzających spełnienie warunków wyłącznie do formy papierowej.