Jednym z zasadniczych założeń prac zespołu przygotowującego reformę postępowania administracyjnego było uproszczenie obowiązującej procedury
Instytucję ugody administracyjnej, przynajmniej w teorii, zalicza się do konstrukcji pozwalających na odformalizowanie sposobu załatwienia sprawy, a przede wszystkim uzyskanie satysfakcjonującego strony rezultatu.
Zawarcie ugody dopuszczają przepisy o postępowaniu cywilnym i karnym, forma ta jest zresztą wykorzystywana w praktyce. Dodać należy, że obowiązkiem sądu powszechnego jest nakłanianie stron do ugodowego zakończenia sporu. Tymczasem w postępowaniu administracyjnym instytucja ta, jak dotąd, dość rzadko znajduje zastosowanie. Brak jest danych źródłowych obrazujących skalę tego zjawiska, niemniej wiele do myślenia daje informacja pochodząca z bazy orzecznictwa sądów administracyjnych (odnotowano jedynie 123 sprawy w przedmiocie zatwierdzenia ugody administracyjnej na ponad milion udostępnionych). Nie sądzę, żeby przeszkodą dla częstszego zawierania ugód był element władztwa administracyjnego występujący zawsze w relacjach: organ administracji – jednostka. Niewielka ilość ugód administracyjnych wynika raczej – jak można przypuszczać – ze zbytniego formalizmu towarzyszącego procedurze ugodowej, jak też postaw samych zainteresowanych, kierujących się stereotypem decyzyjnego mechanizmu rozstrzygania. Nie bez znaczenia są też utrwalone nawyki urzędnicze, którym obca jest metoda koncyliacyjnego rozwiązywania sporów.
W projekcie rezygnowano ze zbędnych czynności postępowania, przypisując bardziej aktywną rolę urzędnikowi. Zaproponowane zmiany polegają także na uelastycznieniu przesłanek zawarcia ugody – stanowić je będą wyłącznie charakter sprawy oraz brak kolizji z prawem lub interesem publicznym. Ponadto według projektu inicjatywa co do zawarcia ugody będzie należała również do organu administracji, nie zaś wyłącznie do stron, które przecież mogą nie posiadać pełnej wiedzy o sposobie załatwienia sprawy.
Zespół pozostawił tę część regulacji, która odnosi się do zatwierdzania ugody przez organ administracji. Uznano, że czynność ta gwarantuje należytą formę i treść ugody oraz – co niezwykle istotne dla samych stron postępowania – wykonalność jej postanowień. Zresztą, analogiczny tryb funkcjonuje także w procedurze cywilnej i karnej oraz w systemach obcych, np. kanadyjskim.
Odformalizowanie ugody niekoniecznie musi oznaczać przyspieszenie załatwienia sprawy. Może się okazać, że dochodzenie do ugody zabierze nawet więcej czasu, niż wydanie decyzji administracyjnej. Jednak nie czas trwania postępowania jest w tym przypadku wartością podstawową, lecz wyeliminowanie zaistniałego sporu oraz ryzyka wniesienia skargi do sądu administracyjnego. Mówi się, że najgorsza ugoda jest lepsza niż najtrafniejszy wyrok i powiedzenie to oddaje w dużej mierze społeczne skutki polubownego załatwienia sporu.
Oprócz zmniejszenia stopnia formalizmu, projektowana procedura ma umożliwić większe otwarcie. Chodziłoby tu o udział w postępowaniu zainteresowanych. Formuła ta znana była przepisom art. 9 i 11 ust. 2 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z 22 marca 1928 r. o postępowaniu administracyjnem. Gwarantowały one zainteresowanym prawo uczestnictwa w postępowaniu, także za pośrednictwem pełnomocnika. Rozwiązanie zaproponowane przez zespół w jakiejś mierze odwołuje się do tamtych uregulowań, bowiem wedle projektu uprawnienia procesowe tych podmiotów byłyby ograniczone. Korespondują one również z prezentowaną w literaturze obcej koncepcją podmiotów zainteresowanych (stakeholders) oraz uregulowaniami przyjętymi w innych państwach europejskich, np. fińskim kodeksie postępowania administracyjnego z 2003 r. Zatem ta, stosowana gdzie indziej, forma udziału w postępowaniu administracyjnym ma zyskać, w nawiązaniu do rodzimej tradycji, nową treść.
Zespół zaproponował kilka przepisów, których celem jest umożliwienie zainteresowanym (niebędącym stroną ani podmiotem na prawach strony) wyrażenie swojego stanowiska i dołączenie go do akt sprawy. Zdarzają się sytuacje, w których jakiś podmiot dysponuje interesem faktycznym (ekonomicznym, biznesowym lub zawodowym) w tym, by sprawa została rozstrzygnięta w określony sposób.
Tytułem przykładu wystarczy wskazać na przedsiębiorcę – pracodawcę, który chciałby mieć możność wypowiedzenia się w np. sprawie lokalizacji na obszarze swojego działania dużej inwestycji. Zainteresowanemu, wedle projektu, nie będzie przysługiwało prawo składania środków odwoławczych ani udziału w czynnościach postępowania. Niemniej, aby przyznane mu prawo miało realny wymiar, będzie mógł uzyskać dostęp do akt sprawy, jednak tylko w zakresie niezbędnym dla ochrony swoich interesów i za zgodą organu prowadzącego postępowanie.
Zadaniem organu będzie w tym przypadku wyważenie interesów zainteresowanego oraz strony. Odmówi on udostępnienia akt w każdym przypadku, w którym mogłoby dojść do uszczerbku dla praw i interesów strony. Postanowienie o niewyrażeniu zgody na przeglądanie zgodnie z przedstawioną propozycją ekspertów ma być niezaskarżalne zażaleniem, co wyeliminuje możliwość opóźnienia biegu postępowania. Załączone do akt stanowisko zainteresowanego będzie wszakże stanowiło materiał procesowy, z którego może uczynić właściwy użytek w toku postępowania inny podmiot, np. strona lub podmiot na prawach strony, a w razie uruchomienia postępowania sądowoadministracyjnego – właściwy w sprawie sąd.