Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, żeby wziąć udział w walnym zgromadzeniu spółki publicznej, w której wszystkie akcje są zdematerializowane, trzeba spełnić dwa warunki. Po pierwsze, trzeba być akcjonariuszem tej spółki na dzień record date, tj. na dzień rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu przypadający na 16 dni przed datą walnego zgromadzenia. Po drugie, po ogłoszeniu o zwołaniu walnego zgromadzenia, ale nie później niż w pierwszym dniu powszednim po record date, należy złożyć w biurze maklerskim żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu.

Praktyka

Z praktyki wynika, że o ile zwykle warunek pierwszy nie budzi wątpliwości, o tyle przesłanka numer dwa potrafi być problematyczna. Są bowiem akcjonariusze, którzy albo zapominają wystąpić do biura maklerskiego o wydanie zaświadczenia o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, albo występują o zaświadczenie, nie precyzując jednocześnie, o jaki dokładnie dokument im chodzi – i uzyskują zaświadczenie inne aniżeli wymagane. Są także biura maklerskie, które wystawiają wadliwe zaświadczenia nie weryfikując uprzednio intencji swojego klienta, który chcąc jednoznacznie uzyskać zaświadczenie o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu nieświadomie składa wniosek o wystawienie np. dokumentu potwierdzającego stan posiadanych akcji.

W efekcie powyższych uchybień akcjonariusze nie są wpisywani na tworzoną przez KDPW (na podstawie informacji z biur maklerskich) listę akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w walnym zgromadzeniu, a sama spółka staje przed dylematem związanym z dopuszczeniem osoby nie spełniającej wymagań formalnych do udziału w obradach walnego zgromadzenia. Należy przy tym wskazać, że konsekwencje decyzji w niniejszym zakresie mogą być dotkliwe i dalekosiężne – podjęcie bowiem uchwały z udziałem osoby, która nie powinna zostać dopuszczona do wzięcia udziału w walnym zgromadzeniu co do zasady stanowi istotne naruszenie procedury i może być przesłanką powództwa o stwierdzenie jej nieważności, względnie o jej uchylenie. 

Wielość stanów faktycznych

Rozstrzygnięcie opisanego powyżej dylematu nie jest jednoznaczne i zależy od konkretnego stanu faktycznego. Na pierwszy rzut oka bowiem inna jest sytuacja akcjonariusza, który np. złożył w biurze maklerskim wniosek o wydanie zaświadczenia o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu oraz otrzymał to zaświadczenie, a omyłkowo nie znalazł się w wykazie dostarczonym spółce – od akcjonariusza, który w ogóle nie wystąpił do biura maklerskiego o wydanie zaświadczenia. Inaczej kształtuje się również sytuacja akcjonariusza, który nie obracał swoimi akcjami i potrafi wykazać ponad wszelką wątpliwość, że na dzień record date był akcjonariuszem spółki, a dodatkowo sam brak zaświadczenia z domu maklerskiego wynika jedynie z jego pomyłki – od akcjonariusza, który na bieżąco obraca akcjami spółki, a w samym dniu record date dokonał kilku transakcji ich kupna i sprzedaży.

Wykładnia celowościowa

Pomimo wątpliwości teoretyczno – formalnych należy opowiedzieć się za zdroworozsądkowym rozstrzygnięciem problemu, uwzględniającym cel regulacji określającej przesłanki udziału akcjonariuszy w walnym zgromadzeniu. Otóż nie ulega kwestii, że wskazane na początku dwa warunki zostały wprowadzone do kodeksu spółek handlowych po to, żeby jednoznacznie określić, kto jest akcjonariuszem spółki publicznej. Zatem chodzi tutaj nie o wymóg formalny jako taki, ale o doprecyzowanie statusu danej osoby oraz o wyeliminowanie wszelkich wątpliwości dotyczących posiadania przez nią akcji spółki na dzień record date.

Należy przy tym podzielić pogląd, zgodnie z którym sama lista akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w walnym zgromadzeniu tworzona na podstawie zaświadczeń wystawianych przez domy maklerskie i dostarczana spółce przez KDPW ma charakter informacyjny oraz porządkowy i nie jest dla spółki wiążąca. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów spółka ustala bowiem listę uprawnionych do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu spółki publicznej na podstawie tego wykazu – a nie jedynie w oparciu o niego. Wykaz nie jest więc jedynym i wiążącym wyznacznikiem oraz źródłem informacji dla spółki.

Konkludując, jeśli w danym stanie faktycznym możliwe jest ustalenie ponad wszelką wątpliwość, że dana osoba jest akcjonariuszem spółki na dzień record date, należałoby ją dopuścić do udziału w walnym zgromadzeniu i głosowania nad podejmowanymi uchwałami. Oczywiście pojawiają się tutaj kolejne wątpliwości dotyczące tego, co oznacza określenia statusu danej osoby ponad wszelką wątpliwość – niemniej jednak co do zasady oceny w tym zakresie powinny zmierzać w kierunku dopuszczenia akcjonariusza do udziału w walnym zgromadzeniu, a nie bazować wyłącznie na przesłance stricte formalnej, ażeby nie powiedzieć formalistycznej.

Jakub Pietrasik, radca prawny - Grykowski i Januszczyk Spółka Partnerska Adwokata i Radcy Prawnego