Gmina nie może wymagać, by we wniosku obywateli o przeprowadzenie konsultacji społecznych ci ostatni musieli podawać swój numer z systemu ewidencji ludności. Nie potwierdza on bowiem statusu mieszkańca
To kolejny z regularnie opisywanych przez nas przypadków naruszania przez jednostki samorządu terytorialnego ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.).
Tym razem zawinili radni z Zakrzówka (woj. lubelskie). Podjęli uchwałę w sprawie procedury przeprowadzania konsultacji społecznych na terenie rządzonej przez nich gminy. W ten sposób wypełnili dyspozycję art. 5a ust. 2 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.), który stanowi, że zasady i tryb przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami określa organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
W jednym z zapisów uchwały radni postanowili, że konsultacje są przeprowadzane z inicjatywy m.in. grupy co najmniej 100 członków całej gminy lub 20 proc. mieszkańców danego sołectwa. Powinni oni w tym celu złożyć stosowny wniosek. I tu pojawił się problem. Rada wskazała bowiem, że lista osób popierających wniosek powinna zawierać dane mieszkańców, a więc ich imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, podpisy oraz numery PESEL.
W toku badania legalności uchwały Rady Gminy Zakrzówek wojewoda lubelski Wojciech Wilk zakwestionował tę ostatnią pozycję formularza. „W ocenie organu nadzoru dodanie do wymogów wniosku o przeprowadzenie konsultacji warunku podania numerów PESEL wnioskodawców wykracza poza granice kompetencji przyznanych organowi gminy” – napisał w rozstrzygnięciu nadzorczym stwierdzającym nieważność kontrowersyjnej części uchwały.
Wojewoda podkreślił, że radni naruszyli jedną z kluczowych zasad ochrony danych osobowych, a więc regułę celowości (adekwatności). Chodzi o to, że podmiot, niezależnie, czy mówimy o przedsiębiorcy, czy organie administracji, może zbierać tylko tyle danych osobowych, ile jest mu niezbędne do realizacji określonego celu. Zbieranie danych ponad potrzebny zestaw jest niedopuszczalne.
Zrozumiałe jest, że pod wnioskiem o przeprowadzenie konsultacji powinni podpisać się jedynie mieszkańcy danej gminy. Osoby nieposiadające tego statusu nie mają bowiem prawa korzystania z tej instytucji demokracji bezpośredniej. W efekcie władze gminy mogą weryfikować, czy wniosek poparli jedynie mieszkańcy. Samorząd powinien więc zbierać dane osobowe, które pozwolą to zbadać. Wojewoda uznał jednak, że PESEL nie jest do tego potrzebny.
„Elementami umożliwiającymi określenie, kto jest mieszkańcem gminy, a kto nim nie jest, są imię i nazwisko jako niezbywalne prawa człowieka (...) mogące jednoznacznie zidentyfikować daną osobę, a także adres danej osoby, pod którym przebywa z zamiarem stałego pobytu” – napisał Wojciech Wilk.
Te dwa elementy są wystarczające, gdyż mieszkańcem gminy zgodnie z art. 25 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.) jest osoba, która przebywa na jej terenie z zamiarem stałego pobytu. Co ważne, nie musi być tam zameldowana. Liczy się adres rzeczywistego zamieszkania.
„Numer PESEL nie jest ani warunkiem, ani przesłanką bycia mieszkańcem gminy, jak również nie obejmuje danych dotyczących miejsca zamieszkania” – dodał organ nadzoru.
Innymi słowy, numer PESEL nie pomoże rozstrzygnąć, czy ktoś jest mieszkańcem danej gminy (rejestr PESEL gromadzi dane o adresie zameldowania, a nie zamieszkania), a co za tym idzie jego zbieranie na potrzeby procesu organizowania konsultacji społecznych jest bezcelowe. W efekcie działanie gminy Zakrzówek naruszałoby zasadę adekwatności – można zbierać tylko tyle danych osobowych, ile jest naprawdę niezbędne. ©?
Rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody lubelskiego z 26 maja 2015 r., nr PN-II.4131.241.2015