Organizator przetargu nie zawsze musi żądać od wykonawcy wyjaśnień dotyczących pełnej kwoty zaproponowanej w ofertach. Jego wątpliwości może budzić tylko jej część składowa
TEZA Jeśli zaproponowana przez wykonawcę cena jest o 30 proc. niższa od szacowanej wartości, to należy wdrożyć procedurę wyjaśniającą. Niekoniecznie musi dotyczyć ostatecznej kwoty. Czasem wystarczy, że zamawiający zbada jeden z elementów kwoty.
STAN FAKTYCZNY Jedno z dużych miast zorganizowało przetarg na usługi przewozu osób niepełnosprawnych. Firmy składające oferty miały w niej wskazać trzy kwoty: ostateczną cenę, stawkę brutto za jeden kurs przewozu codziennego i stawkę brutto za jeden kurs przewozu okolicznościowego.
Przetarg rozpisano po 19 października 2014 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). Zmieniły się wówczas także zasady dotyczące badania rażąco niskiej ceny. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 90 ust. 1 p.z.p. obligatoryjnie trzeba prosić o wyjaśnienia wówczas, gdy jest ona niższa o 30 proc. od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert.
W tym przetargu tylko cena jednej oferty spełniała tę przesłankę (o 30,9 proc. niższa od szacunkowej wartości). Zamawiający poprosił jednak o wyjaśnienia także dwóch innych wykonawców, których ceny były niższe o 25,9 proc. i o 10,15 proc. Od wszystkich zażądał wyjaśnień dotyczących jednego elementu ceny – stawki za przejazdy okolicznościowe.
Wyjaśnienie złożone przez firmę, której cena była najkorzystniejsza, usatysfakcjonowały zamawiającego. Odwołanie przeciwko temu złożył konkurent. Kwestionował rzetelność wyjaśnień oraz to, że organizator przetargu poprzestał jedynie na wyjaśnieniu jednostkowej ceny. Jego zaś zdaniem powinien zażądać wyjaśnień dotyczących wszystkich jej elementów.
UZASADNIENIE Krajowa Izba Odwoławcza przeanalizowała ceny zaproponowane w poszczególnych ofertach. W zwycięskiej, o 30,9 proc. tańszej od szacunkowej wartości zamówienia, zaproponowano 66 zł za jeden kurs przewozu codziennego i 49 zł za kurs przewozu okolicznościowego. W kolejnej odpowiednio: 72,6 zł oraz 5 zł, a w następnej 87 zł i 8 zł. Skład orzekający doszedł do wniosku, że w tej sytuacji zamawiający miał prawo skupić się wyłącznie na wyjaśnieniu ceny za przejazdy okolicznościowe. Zauważył bowiem, że to w związku z podaną w tej pozycji kwotą zwycięska oferta była niższa o ponad 30 proc. od wartości zamówienia. Po odjęciu tej pozycji cena nie mieściłaby się w granicach ustawowych.
Co więcej, tylko ceny przejazdów okolicznościowych pozostałych dwóch ofert również odbiegały istotnie od szacunków zamawiającego. Różnice wynosiły odpowiednio: 45,56 proc., 94,44 proc. oraz 91,11 proc.
Izba nie podzieliła poglądu, że w każdym przypadku, niezależnie od uwarunkowań konkretnego postępowania, wymagane jest wzywanie do wyjaśnienia ceny całej oferty. Wręcz przeciwnie – uznała, że może to być czasem pozbawione sensu. Dlatego też zamawiający powinien badać te elementy ceny, które wydają mu się rażąco niskie i budzą wątpliwości co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia.
W tym postępowaniu otrzymał przekonujące wyjaśnienia dotyczące przewozów okolicznościowych (m.in. łączenie kursów, posiadanie własnego zaplecza i posiadanie własnych wózków inwalidzkich). Uznał je za przekonujące, dlatego też mógł uznać ofertę za najkorzystniejszą.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 22 stycznia 2015 r., sygn. akt KIO 53/15

Komentarz eksperta

Grzegorz Czaban, ekspert APEXnet
Podejrzanie niska wycena
W sytuacji, gdy oferowana cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia, zamawiający zwraca się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Jeżeli oferta nie zawiera kalkulacji ceny (jak to ma miejsce najczęściej w przypadku ceny ryczałtowej), zamawiający z zasady nie będzie mógł wskazać w piśmie wysyłanym wykonawcy konkretnych, niewiarygodnie nisko wycenionych elementów oferty. W razie wątpliwości zapyta o całą ofertę (o wszystkie jej elementy) i w konsekwencji zwykle otrzyma wyjaśnienia, które także nawiązywać będą do całej oferty. Inaczej będzie w przypadku, gdy w ofercie występować będzie kilka cen (stawek), a także jeżeli oferta zawierać będzie kalkulację ceny. Analiza różnych wycenionych części składowych oferty może doprowadzić do wniosku, że tylko jeden lub kilka jej elementów wymaga wyjaśnień. Zamawiający nie skieruje wówczas zapytania o sposób wyceny całej oferty, tylko konkretnych jej części, które są podejrzanie nisko wycenione, a rzutują na realność wykonania przedmiotu zamówienia. Żądanie wyjaśnień w stosunku do elementów oferty, które nie budzą wątpliwości, byłoby niecelowe.