Rozwój technologii, coraz większa świadomość społeczeństwa oraz niemal powszechny dostęp do sieci internetowej sprawiają, że możliwe jest projektowanie cyfryzacji wielu obszarów, które jeszcze kilka lat temu wydawały się być z niej wyłączone. Do takich niewątpliwie należą czynności notarialne i akt notarialny, w formie, jaką znamy od wieków, a mianowicie – papierowej.

Stopniowa zmiana postrzegania i oceny możliwości wykorzystania nowoczesnych rozwiązań informatycznych doprowadziły samorząd notarialny do momentu, w którym pragniemy zapoczątkować proces gruntownej zmiany sposobu przygotowywania, przechowywania oraz udostępniania danych z dokumentów notarialnych. Służyć temu powinno wprowadzenie elektronicznej formy aktu notarialnego.
Naszego czasu dojrzewania do tej decyzji nie uważam za czas stracony – z uwagą obserwowaliśmy różne koncepcje informatyzacji, proces i efekty ich wdrażania oraz sposób ich funkcjonowania w tkance społecznej. Nade wszystko nie chcemy, aby informatyzacja czynności notarialnych przebiegła w popularny w różnych systemach sposób, polegający na przesyłaniu drogą elektroniczną skanów dokumentów, przygotowywanych w tradycyjnej papierowej formie (albo wypełnianiu w jednym systemie określonych formularzy), które następnie są drukowane i ręczne wprowadzane do innego systemu informatycznego. Przedstawiciele samorządu notarialnego wielokrotnie wypowiadali wiele gorzkich słów na temat stylu przeprowadzania informatyzacji przez niektóre instytucje państwa. Dlatego też samorząd notarialny niezmiennie protestuje i będzie protestował przeciwko cyfryzacji polegającej jedynie na zamianie kartki papieru na monitor komputera. Informatyzacja nie może prowadzić do zwiększania obciążeń podmiotów stosujących takie rozwiązania. Musi być rozumiana jako wykorzystanie nowoczesnych technologii do tworzenia, przechowania, udostępniania i przetwarzania danych w postaci cyfrowej. Należy ją rozpocząć od fundamentów, a fundamentem dla naszej działalności jest akt notarialny.
Dlatego też punktem wyjścia do cyfryzacji działań notariuszy powinno być stworzenie narzędzia (edytora) do pisania aktów notarialnych, który stałby się obligatoryjnym dla przygotowywania ich przez notariuszy. Jednocześnie, na bazie obecnie funkcjonujących i sprawdzonych w praktyce rejestrów notarialnych, powinien zostać utworzony centralny rejestr elektroniczny (zwany na przykład Centralnym Zasobem Notarialnym), który byłby odpowiednikiem centralnego Repertorium A oraz centralnego elektronicznego archiwum (repozytorium) aktów notarialnych. Każda czynność realizowana przez notariusza byłaby niezwłocznie rejestrowana w tym zasobie, a notariusze nie prowadziliby indywidualnych repertoriów.
W naszej koncepcji wraz z rejestracją czynności byłaby archiwizowana treść aktu notarialnego podpisana przez notariusza bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Docelowo także oryginał aktu notarialnego mógłby mieć formę wyłącznie cyfrową. Uprawnieni mogliby otrzymać wypisy zarówno w formie tradycyjnej, papierowej, jak i elektronicznej – można założyć, że u dowolnego notariusza – a każdy fakt wydania wypisu byłby rejestrowany.
Określone dane ze zarchiwizowanych aktów mogłyby być udostępniane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego uprawnionym podmiotom, takim jak: sądy wieczystoksięgowe, urzędy skarbowe, organy prowadzące ewidencję gruntów itp. Upoważniony podmiot mógłby za pośrednictwem systemu zwrócić się o sporządzenie wypisu aktu w formie elektronicznej.
Problemem do wnikliwego rozpatrzenia pozostaje forma, w jakiej strony składałyby podpisy pod elektronicznym dokumentem notarialnym. Jednak niezależnie od wybranej metody podpisy stron muszą pozostać integralną częścią zarejestrowanego dokumentu notarialnego.
Brzmi to trochę jak baśń z wirtualnego zbioru opowiadań? Tak, ale tylko w naszej polskiej rzeczywistości. Takie systemy już funkcjonują. I to nie tylko za siedmioma górami, jak w Gruzji czy Kazachstanie, ale tuż za granicą naszego kraju. Elektronicznymi dokumentami notarialnymi posługują się obywatele Francji, Czech, Słowacji, Łotwy, Liwy czy Estonii.
Nie możemy zapominać, że celem cyfryzacji instytucji państwa jest interes społeczny rozumiany jako wzmocnienie bezpieczeństwa, ograniczenie nakładów oraz zwiększenie komfortu obywateli. Warto wspomnieć o inicjatywie Rady Notariatów Unii Europejskiej (CNUE), która – biorąc pod uwagę bezprecedensowy wzrost liczby czynności notarialnych zawierających element transgraniczny – przygotowała dokument „Zobowiązanie notariatów Europy do roku 2010”, w którym starała się zdefiniować socjoekonomiczne wyzwania, jakie stają przed notariuszami Unii Europejskiej. Notariusze europejscy zobowiązują się w nim do podjęcia działań zmierzających do ułatwienia przepływu aktów notarialnych w Europie, między innymi poprzez wspieranie rozwoju elektronicznego aktu notarialnego. W celu systematyzacji korzystania z dokumentów elektronicznych notariusze europejscy rozwijają narzędzia (systemy archiwizacji aktów elektronicznych, podpis elektroniczny itd.) tak, aby w przyszłości tworzone przez nich narodowe systemy umożliwiły wymianę informacji nie tylko w skali kraju, ale także całej Unii Europejskiej.
Mam nadzieję, że obecny, nowy etap dialogu pomiędzy samorządem notarialnym a resortami odpowiedzialnymi za proces cyfryzacji określonych obszarów pozwoli osiągnąć w nieodległej przyszłości pożądane przez wszystkich cele dobrze pojmowanej informatyzacji.