W dniu 30 marca 2011 roku odbyła się konferencja „Informatyzacja sądownictwa- systemy wspierające organizację wymiaru sprawiedliwości”. Paneliści rozmawiali o konieczności całkowitej informatyzacji administracji, płynących z niej zagrożeniach, oraz o dotychczasowych sukcesach- takich jak elektroniczne postępowanie upominawcze.

Zaczęto od bezpieczeństwa informacji i przechowywania danych. Przy coraz szybszym rozwoju informatyzacji i ewentualnej całkowitej informatyzacji, należy nauczyć się zawczasu jak wyeliminowywać bądź minimalizować idące za tym zagrożenia.

Bezpieczeństwo informacji i przechowywanie danych

Wykład na ten temat wygłosiła dr. Marlena Wach z kancelarii Bird & Bird. Podkreślała, jak ważną rzeczą jest edukowanie użytkownika, gdyż to użytkownik właśnie jest najsłabszym ogniwem przy zabezpieczaniu informacji. Przypomniała również obowiązki płynące z ustawy o ochronie danych osobowych i skonfrontowała je z regulacjami ustawy o informatyzacji. Podstawowymi filarami bezpieczeństwa informacji i przechowywania danych są administrowanie i przechowywanie danych- co jest obowiązkiem administratora danych, dane poprawne i adekwatne do celów, usuwanie danych czyli anonimizacja, (tu przypomniano niedawne wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich który wyliczył ustawy, które nie zawierają przepisów o usuwaniu danych), obowiązek rejestracji zbiorów danych (GIODO) i odpowiedzialność administratora oraz udostępniającego. Niedawna nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych przewiduje rozszerzenie uprawnień GIODO, mające na celu wzmocnienie ochrony danych osobowych.

Bezpieczeństwo sieci to przede wszystkim ciągłość działania sieci i nienaruszalność danych. Wewnętrzne sposoby ochrony, stosowane przez kierownictwo to audyt, nadzór na przygotowaniem dokumentów wewnętrznych, egzekwowanie i rozwój. Równie ważne jest ustanowienie Administratora Bezpieczeństwa Informacji, upoważnienia dla osób przetwarzających dane, ewidencja osób upoważnionych oraz wykazy- budynków w których przechowywane są dane oraz samych zbiorów danych. Ważnym jest wzmocnienie procedur tworzenia kopii zapasowych, gdyż w praktyce zazwyczaj kopie zapasowe przechowywane są w tym samym miejscu co oryginały, a jest to bardzo niebezpieczne.

Podczas tego wykładu poruszono jeszcze kwestie kontroli GIODO, podkreślając iż GIODO kontroluje system informatyczny, dokumentację i jej wdrożenie- techniczne i fizyczne sposoby ochrony danych osobowych. Nadmieniono również o e-sądzie oraz o ePUAP, w przypadku którego administratorem danych jest minister właściwy do spraw informatyzacji.

Na konferencji przedstawiono m.in. również użyteczne w administracji, a w szczególności dedykowane sądownictwu produkty takie jak InforLex- będący aktualizowanym systemem informacyjnym dla administracji, z rozbudowanym systemem pomocy online i ułatwieniami dotyczącymi wyszukiwania przepisów prawa i literatury fachowej, Axence- ułatwiający monitorowanie serwerów, urządzeń, aplikacji i pracowników oraz ochronę danych, w taki sposób jak m.in. zarządzaniem dostępu nośników informacji.

Technologie informacyjne w administracji- zmiana podejścia

Wykład o takim tytule przeprowadził Grzegorz Maciej Grabowski, niezależny ekspert. Podkreślił on absurdy które przydarzają się przy okazji częściowej informatyzacji administracji, takie jak drukowanie w urzędach skarbowych pit-ów przesłanych drogą elektroniczną, obliczanie zawartych w nich danych przez pracowników i ręczne wprowadzanie do systemów. Podał dwa przykłady krajów które przeprowadziły w sposób modelowy informatyzację. Te kraje to Estonia i Singapur. W Estonii nie trzeba mieć dodatkowej plastikowej karty jako prawo jazdy, potwierdzenia uprawnień kierowcy kodowane są na dowodach osobistych i w razie potrzeby zatrzymujący kierowcę patrol może uzyskać, dzięki czytnikowi, wszystkie niezbędne informacje z systemu.

Panelista podkreślił również jak bardzo nie sprawdza się w Polsce idea „jednego okienka”. Dzieje się tak przez to, że po złożeniu dokumentów są one przesyłane odpowiednim urzędom pocztą, co przedłuża procedurę o dni, a nawet tygodnie. W Singapurze do zarejestrowania działalności potrzebne jest wypełnienie dostępnego przez Internet formularza, który wymaga wpisania szczegółowych danych. Po wysłaniu formularza system automatycznie przeszukuje bazy danych, sprawdzając wszystkie niezbędne informację i uzyskując potwierdzenia. Akceptacja systemu trwa najwyżej dziesięć minut. W przypadkach bardziej skomplikowanych, wymagających działania pracowników i uzyskiwania dodatkowych informacji, procedura taka przedłuża się w najgorszym przypadku do trzech dni. Panelista skrytykował rozbudowaną administrację w Polsce i podkreślił wagę przeprowadzenia całościowej informatyzacji. W jego ocenie system należy zaprojektować od początku, uzupełnianie poszczególnych luk nie daje pożądanych efektów.

Sukces informatyzacji sądownictwa- EPU

Wykład o tej tematyce przeprowadził Łukasz Goździaszek. Podkreślił, że wprowadzenie e-sądu jest pełnym sukcesem. W roku 2010 wpłynęło 700 tysięcy spraw, z czego rozstrzygniętych zostało ponad 600. Porównując efekt ten z wynikiem wprowadzenia e-pitów, okazuje się, że elektroniczne postępowanie upominawcze jest bardziej popularne, chociażby ze względu na niższe koszty niż w przypadku tradycyjnego postępowania. Elektroniczny obieg dokumentów i elektroniczne akta spraw, usprawniają funkcjonowanie i obniżają koszty. Kolejnymi ułatwieniami są śledzenie toku postępowania, wnoszenie pism drogą elektroniczną, elektroniczne orzeczenia sądowe i doręczenia elektroniczne. Jedynym elementem niezinformatyzowanym jest doręczenie pozwanemu, jednak tylko do czasu, gdy sam pozwany nie wniesie pisma drogą elektroniczną. Wówczas postępowanie staje się w pełni elektroniczne.

Sukces Elektronicznego Postępowania Upominawczego rzuca światło na coraz większą potrzebę informatyzacji postępowań. Wykorzystując doświadczenie płynące z jego wdrażania, będzie można tę potrzebę zrealizować poprzez informatyzację większej liczby postępowań. I chociaż całkowita informatyzacja wydaje się być najlepszą ideą, to jednak jest trudna do wprowadzenia i niespotykana jeszcze w żadnym z europejskich krajów. Na tym etapie właściwym jest wykorzystywanie doświadczeń z dotychczasowych działań, eliminowanie zagrożeń i poszerzanie zakresu informatyzacji administracji.

Roma Opoka

Zobacz także:

Informatyzacja wymiaru sprawiedliwości

Dostępność orzeczeń sądowych on-line