Wymiana dowodów osobistych – potwierdzających tożsamość i polskie obywatelstwo, a także uprawniających do przekraczania granic w obrębie Unii Europejskiej – czeka w tym roku m.in. osoby, których dotychczasowe dokumenty zostały wystawione w 2003 r. Dopełnienie formalności jest obowiązkowe, a koniec terminu ważności dowodu to jedna z trzech możliwych przyczyn konieczności wystąpienia o nowy (pozostałymi są: zmiana danych zawartych w dokumencie oraz jego uszkodzenie lub utrata).
Gdzie sprawdzić, do kiedy ważny jest dowód? Termin zapisany jest na pierwszej stronie dokumentu (tej ze zdjęciem), w prawym dolnym rogu. Na odwrocie zaś, w czwartej rubryce po lewej stronie, zapisano datę wydania dowodu, która dla większości Polaków jest po prostu datą 10 lat wstecz od terminu ważności.

Ważna data wydania

Dowody osobiste wydawane są na czas:
• oznaczony – dla osób pełnoletnich na 10 lat, natomiast dla osób, które nie ukończyły 18. roku życia, na 5 lat;
• nieoznaczony – dla osób, które ukończyły 65. rok życia.
Zapoznanie się z dokładną datą zawartą na dokumencie jest bardzo ważne m.in. dlatego, że z wnioskiem o wymianę dowodu należy wystąpić nie później niż na 30 dni przed upływem terminu ważności.
Dokument wydawany jest przez organ gminy (wójta, burmistrza bądź prezydenta miasta), właściwej ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały. W przypadku braku takiego miejsca – odpowiednim jest organ gminy ostatniego miejsca stałego pobytu danej osoby. Kiedy jednak w ogóle nie jest możliwe ustalenie miejscowej właściwości, dowód wydaje burmistrz dzielnicy Śródmieście w Warszawie, a wniosek do niego można złożyć także za pośrednictwem organu gminy właściwego ze względu na miejsce czasowego pobytu wnioskodawcy.
Formularze wniosków, które należy wypełnić, dostępne są w urzędach gmin (w przypadku większych jednostek – w oddziałach dowodów osobistych, wydziałach spraw obywatelskich). Dostępne są również w internecie, m.in. na stronach poszczególnych gmin.
Poza kompletnym wypełnionym wnioskiem trzeba złożyć:
• dwie wyraźne i jednakowe fotografie o wymiarach 35 mm na 45 mm,
• odpis skrócony aktu urodzenia,
• ewentualnie odpis skrócony aktu małżeństwa.
Wskazanych powyżej aktów stanu cywilnego nie trzeba załączać do wniosku, jeżeli zawarte w dotychczasowym dowodzie osobistym dane nie uległy zmianie, a w urzędowej dokumentacji danej gminy są już te odpisy lub też akty zostały sporządzone w miejscowym urzędzie stanu cywilnego. Innymi słowy, odpis dostarcza np. osoba, która zawarła związek małżeński w innej miejscowości, niż obecnie występuje o dowód.
Dokumewnty tożsamości wydawane są bez żadnych opłat, nawet jeśli wymiana jest spowodowana utratą lub zniszczeniem, które nastąpiły z winy posiadacza dokumentu.

Osobiste stawiennictwo

Wniosek o wydanie nowego dowodu składa się osobiście, ale i tutaj są wyjątki. Wymóg stawiennictwa nie dotyczy dzieci do ukończenia 5. roku życia, zatem rodzice czy ustanowieni przez sąd opiekunowie nie muszą zabierać ich ze sobą do urzędu. Starsze dzieci muszą już być obecne, choć w ich imieniu – tak jak w imieniu wszystkich osób, które nie posiadają pełnej zdolności do czynności prawnych – wnioski składają rodzice, opiekunowie (lub kuratorzy).
A co w przypadku osób, które nie mogą osobiście złożyć wniosku z powodu choroby czy niepełnosprawności? W takich sytuacjach – jak również wobec każdej „innej niedającej się pokonać przeszkody” – zobowiązana osoba powinna zawiadomić o tym organ gminy. Przyjęcie wniosku może wówczas nastąpić w miejscu pobytu tej osoby, czyli np. urzędnik przyjedzie do szpitala.
Także odbiór wystawionego już dowodu generalnie wymaga osobistego stawiennictwa. Wyjątkami są następujące sytuacje:
• dowód osobisty wydany małoletniemu, który nie ukończył 13. roku życia, odbiera jeden z rodziców lub opiekunów ustanowionych przez sąd;
• wydany osobie ubezwłasnowolnionej całkowicie, pozostającej pod władzą rodzicielską – odbiera jeden z rodziców;
• wydany osobie ubezwłasnowolnionej całkowicie, niepozostającej pod władzą rodzicielską – odbiera opiekun ustanowiony przez sąd;
• wydany małoletniemu, który ukończył 13. rok życia – odbiera osobiście małoletni albo jeden z rodziców lub opiekun ustanowiony przez sąd;
• wydany osobie ubezwłasnowolnionej częściowo – odbiera ta osoba albo kurator ustanowiony przez sąd.

Gdy dokument zaginie

Wymiana dowodu jest konieczna także w przypadku jego utraty. Jeśli ktoś zgubi lub zniszczy dokument albo mu go ukradną, niezwłocznie musi zawiadomić o tym zdarzeniu najbliższy organ gminy bądź – za granicą – placówkę konsularną właściwą ze względu na miejsce pobytu. Instytucje te wydają zaświadczenia o utracie dowodu osobistego, a także powiadamiają o tym organ, który wydał dokument (wówczas zostaje on unieważniony). Wspomniane tymczasowe zaświadczenia ważne są do chwili, kiedy zostanie wydany nowy dowód.
W razie utraty czas na wystąpienie z wnioskiem o wystawienie nowego dokumentu w przepisach określony jest słowem niezwłocznie.
Bywa i tak, że po zagubieniu dowodu znajdujemy go w kieszeni zapomnianej marynarki czy samochodowej skrytce. Zdążyliśmy jednak już zgłosić stratę dokumentu – co wtedy?
W przypadku znalezienia własnego dowodu osobistego obowiązkowe jest niezwłoczne zwrócenie go organowi, który go wydał (w tej sytuacji nie da się już wycofać wniosku o nowy dowód). Podobna reguła obowiązuje, jeśli ktoś znajdzie dowód osobisty innej osoby. Powinnością jest jak najszybsze przekazanie go najbliższemu organowi gminy, policji lub innemu organowi administracji publicznej. Naturalnie zdrowy rozsądek nakazuje, by znalazca spróbował skontaktować się wcześniej z posiadaczem dowodu.
Grupą osób, których obowiązek wystąpienia o nowy dowód nie dotyczy (gdy dotychczasowy utraci ważność lub zostanie utracony), są obywatele polscy przebywający stale za granicą. Niektóre osoby mieszkające poza Polską obejmuje także wymóg, by w przypadku utraty polskiego obywatelstwa niezwłocznie zwróciły dowód osobisty temu samemu organowi, który go wydał. Jeżeli wiązałoby się to z trudnościami, dokument można zostawić w polskiej placówce konsularnej.
Zaniedbanie obowiązku wymiany dowodu lub brak zawiadomienia o jego utracie zagrożone są karą ograniczenia wolności lub grzywny. Konkretny wymiar może określić sąd grodzki, jednak podobne sprawy są sporadyczne – wystarczającą motywacją do dopełnienia formalności wydają się uciążliwości związane z brakiem dowodu.
Termin wydania dokumentu przez urzędników wynosi maksymalnie 30 dni od złożenia wniosku. W szczególnych przypadkach – np. w razie awarii systemu informatycznego – może być dłuższy

Kiedy informować urząd skarbowy

Podatnicy VAT i podatku akcyzowego oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym w urzędzie skarbowym. Należą do nich m.in. seria oraz numer dowodu osobistego. Zgłoszenia dokonuje się bezpośrednio do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Jak przypomina Wiesława Dróżdż, rzecznik Ministerstwa Finansów, od ubiegłego roku nie obowiązuje już przepis, zgodnie z którym także wszyscy podatnicy PIT mieli obowiązek aktualizowania danych w bazie urzędu skarbowego w związku z otrzymaniem nowego dowodu osobistego. Wcześniej w przypadku wymiany dokumentów organ gminy przekazywał podatnikowi informację o konieczności złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego. Obecnie organy wydające dowody osobiste nie mają już prawa żądać od podatników aktualizacji danych na użytek urzędów skarbowych.

Jakie dane widnieją w dokumencie

Na podstawie art. 37 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w dokumentach tych zamieszcza się następujące informacje:

• nazwisko, nazwisko rodowe i imię (imiona);

• imiona rodziców;

• datę i miejsce urodzenia;

• adres miejsca zameldowania na pobyt stały, a w razie jego braku – zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące na terytorium Polski; w przypadku braku zameldowania na pobyt stały albo pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące danych o adresie nie zamieszcza się;

• płeć, wzrost w centymetrach i kolor oczu;

• numer PESEL;

• nazwę organu wydającego dowód osobisty, datę wydania i termin ważności;

• serię i numer dowodu osobistego.

Oprócz tego dowód osobisty zawiera wizerunek twarzy oraz podpis jego posiadacza. Tego ostatniego nie zamieszcza się, jeśli złożenie go przez posiadacza dowodu osobistego nie jest możliwe (np. jest niepiśmienny lub cierpi na szczególne rodzaje chorób), a także w przypadku osoby, która nie ukończyła 13. roku życia.

Wymiana w różnych terminach

• Gdy zmienią się dane zamieszczane w dowodzie osobistym, posiadacz dokumentu jest zobowiązany do wystąpienia o jego wymianę w terminie do 14 dni. Termin ten liczy się od dnia doręczenia mu ostatecznej decyzji administracyjnej lub prawomocnego orzeczenia sądu stwierdzających zmianę danych albo od dnia sporządzenia aktu małżeństwa stwierdzającego zmianę nazwiska, a w przypadku ślubu przed konsulem lub organem zagranicznym – od dnia doręczenia odpisu aktu małżeństwa;

• Gdy dowód osobisty zostanie uszkodzony lub zaistnieje inna okoliczność utrudniająca ustalenie tożsamości danej osoby, a także w razie jego utraty – o wymianę dokumentu należy wystąpić niezwłocznie;

• Gdy upływa termin ważności dowodu, o wymianę tego dokumentu należy wystąpić nie później niż na 30 dni przed końcem okresu ważności.

Jakie muszą być zdjęcia

• Akceptowane są wyłącznie fotografie odzwierciedlające aktualny wizerunek osoby, której wniosek dotyczy, przedstawiające tę osobę bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami – w taki sposób, aby ukazywały głowę w pozycji lewego półprofilu i z widocznym lewym uchem, z zachowaniem równomiernego oświetlenia twarzy.

• Osoba z wrodzonymi lub nabytymi wadami narządu wzroku może załączyć do wniosku fotografie przedstawiające ją w okularach z ciemnymi szkłami. Wtedy do wniosku załącza się orzeczenie o niepełnosprawności.

• Osoba nosząca nakrycie głowy zgodnie z zasadami swojego wyznania może załączyć do wniosku fotografie przedstawiające ją z nakryciem głowy. Wówczas do wniosku musi załączyć zaświadczenie o przynależności do określonej wspólnoty wyznaniowej.

Podstawa prawna

Ustawa z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Rozporządzenie Rady Ministrów z 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz.U. z 2009 r. nr 47, poz. 384 z późn. zm.).