Takiego boomu nikt się nie spodziewał. Zamawiający na wyścigi korzystają z nowej procedury, która pozwala im konsultować się z przedsiębiorcami przed sporządzeniem specyfikacji.
Nowy instrument obowiązuje niewiele dłużej niż miesiąc, a w całym kraju ogłoszono już setki informacji o zamiarze prowadzenia dialogu. Zamawiający chcą konsultować z przedsiębiorcami skomplikowane inwestycje związane z nowymi technologiami, ale też prostsze zlecenia, np. w jaki sposób zabezpieczyć księgozbiór biblioteki.
Dialog konkurencyjny wciąż niechętnie stosowany / Dziennik Gazeta Prawna
– Instytucja ta jest bardzo przydatna dla tych zamawiających, którzy z powodu braku dostatecznych informacji technicznych mają problemy z prawidłowym sporządzeniem specyfikacji, zwłaszcza w części dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia. W praktyce bowiem zdarza się, że zamawiający wiedzą, czego potrzebują, ale nie potrafią tego dobrze opisać – tłumaczy Robert Zugaj, adwokat w kancelarii JZP Kancelaria Adwokacka.
W tym właśnie może pomóc wprowadzony ostatnią nowelizacją ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.; dalej: p.z.p.) dialog techniczny. Pozwala on zamawiającemu na prowadzenie rozmów z wykonawcami przed ogłoszeniem przetargu. Dzięki temu może się zapoznać z innowacyjnymi rozwiązaniami, o których istnieniu być może nie miał pojęcia. Uzyskaną w ten sposób wiedzę wykorzysta później przy sporządzaniu specyfikacji.

Dla trudnych...

Dialog techniczny był pomyślany przede wszystkim jako pomoc przy przygotowywaniu bardziej skomplikowanych zamówień.
– Może być stosowany w nowatorskich, proekologicznych projektach z zakresu ochrony środowiska, przy zamówieniach na systemy teleinformatyczne, komputerowe, sprzęt medyczny, czyli wszędzie tam, gdzie jest konieczna wysoce specjalistyczna wiedza i doświadczenie. Może też znaleźć zastosowanie w często skomplikowanych pod względem technologicznym, finansowym i prawnym projektach realizowanych w formie partnerstwa publiczno-prywatnego – wylicza Edyta Snakowska-Estorninho, radca prawny prowadzący własną kancelarię w Warszawie i dyrektor ds. prawnych w międzynarodowej firmie.
Rzeczywiście, bez trudu można znaleźć takie przykłady wykorzystania nowej procedury. Urząd Komunikacji Elektronicznej ogłosił zamiar przeprowadzenia dialogu przed przygotowaniem przetargu na stworzenie systemu monitorowania usług szerokopasmowych.
– Mamy pewne wątpliwości co do tego, czy dysponujemy w tym obszarze odpowiednią wiedzą merytoryczną. Dialog techniczny umożliwi nam zweryfikowanie tego i da możliwość pozyskania wiedzy, która pozwoli na prawidłowe i optymalne przygotowanie postępowania, w tym w szczególności opisu przedmiotu zamówienia – tłumaczy Piotr Jaszczuk, doradca prezesa UKE.
– Dzięki dialogowi urząd zamierza zapoznać się z najlepszymi, najnowszymi i innowacyjnymi rozwiązaniami technicznymi, organizacyjnymi i technologicznymi, jakie mogą zostać zastosowane przy realizacji tego zamówienia – dodaje.



... i łatwiejszych zleceń

Okazuje się jednak, że nowy instrument jest także wykorzystywany przy mniej spektakularnych zamówieniach. Urząd Miasta w Oleśnicy przeprowadzi go przed ogłoszeniem przetargu na odbiór śmieci od mieszkańców.
– To narzędzie wprost stworzone do takich zamówień. Brakuje nam doświadczeń, bo dotychczas wywozem miejskich śmieci zajmowała się nasza spółka komunalna. Mielibyśmy problem z opisaniem zamówienia, mogłyby się pojawić sugestie, że coś jest przekazywane pod stołem. Dzięki dialogowi możemy oficjalnie rozmawiać z przedstawicielami zarówno spółki komunalnej, jak i komercyjnych firm. I dzięki tym rozmowom przekonać się, co jest ważne przy takim zamówieniu, jak powinna wyglądać przyszła umowa – mówi Bartosz Strzała, inspektor ds. zamówień publicznych w tym urzędzie.
Dialog może być przydatny nawet przy, wydawałoby się, prostych zamówieniach. Już w dniu wejścia w życie wprowadzających go przepisów ogłoszenie o jego przeprowadzeniu opublikowała Wojewódzka Biblioteka Publiczna – Książnica Kopernikańska w Toruniu. Ma jej pomóc w przygotowaniu przetargu na pakowanie i składowanie księgozbioru na czas remontu. Jedna z firm zainteresowanych tym zamówieniem zasugerowała zamawiającemu, by zamiast w kartonach papierowych przechowywać książki w plastikowanych pudłach. Inna, bazując na swych doświadczeniach, opisała, jak powinna wyglądać cała procedura pakowania, przewożenia i składowania zbiorów.
Pojawia się jednak pytanie, czy rozmowy z przedsiębiorcami nie będą prowadziły do ustawiania przetargów pod kątem wybranych firm?
– Sytuacje, w których specyfikacja jest tak skonstruowana, że preferuje w sposób jednoznaczny jednego z wykonawców, zdarzały się do tej pory i zdarzać się będą także w przyszłości. Nie sądzę jednak, by wprowadzona nowelizacja to ułatwiała. Wręcz przeciwnie, czynności zamawiającego podjęte w celu sporządzenia specyfikacji mogą zyskać na transparentności – ocenia Robert Zugaj.
Z kolei Edyta Snakowska-Estorninho zwraca uwagę, że przepisy zawierają zabezpieczenia, które mają sprawić, że dialog będzie przejrzysty.
– Ustawa nakłada na zamawiających obowiązek zamieszczenia informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego. Ponadto muszą oni w protokole z postępowania umieścić również informację o przeprowadzeniu dialogu, o podmiotach, które w nim uczestniczyły, oraz jego wpływie na opis przedmiotu zamówienia, specyfikację lub warunki umowy – podkreśla.
Zresztą tak naprawdę zamawiający zawsze konsultowali się z przedsiębiorcami, czasem przeglądając ich foldery reklamowe, czasem dzwoniąc i podpytując incognito o ofertę, a czasem po prostu prowadząc zakulisowe rozmowy. Nowe przepisy umożliwiają konsultacje przy otwartej kurtynie.
– Organizując dialog działamy w sposób przejrzysty, każdy wie, z kim był on prowadzony i jaki to miało wpływ na specyfikację. Konfrontacja stanowisk kilku podmiotów pozwala wyważyć racje i dokonać opisu przedmiotu zamówienia w sposób obiektywny i adekwatny do naszych potrzeb – uważa Bartosz Strzała.

W różnej formie

Przepisy w sposób dość ogólny opisują samą procedurę dialogu, co powoduje, że są w różny sposób interpretowane. Można się spotkać z poglądem, że dialog, tak jak całe postępowanie o udzielenie zamówienia, powinien być prowadzony na piśmie. Urząd Zamówień Publicznych rozwiewa te wątpliwości.
– Ustawodawca nie wymaga prowadzenia dialogu w formie pisemnej, ponieważ przeczyłoby to samej jego idei. Natomiast konieczne jest, aby dialog był prowadzony w sposób przejrzysty, co oznacza m.in. obowiązek zamieszczenia w protokole z postępowania informacji o jego przeprowadzeniu oraz wpływie na opis przedmiotu, specyfikację i warunki umowy. Tym samym jeżeli dialog techniczny odbywał się podczas spotkania bezpośredniego, informacja o tym oraz o jego wpływie na wymagania stawiane w przetargu powinna stanowić załącznik do protokołu, np. w formie notatki ze spotkania – wyjaśnia Anita Wichniak-Olczak, dyrektor Departamentu Informacji, Edukacji i Analiz Systemowych w UZP.
Zamawiający stosują różne rozwiązania.
– Dialog techniczny przeprowadzany przez UKE będzie odbywał się w formie indywidualnych spotkań z wykonawcami – mówi Piotr Jaszczuk.
Z kolei toruńska biblioteka cały dialog prowadzi poprzez korespondencję (można pisać listy tradycyjne i elektroniczne), której treść zamieszcza później na swej stronie internetowej. To rozwiązanie zapewnia przejrzystość, ale nie może być wszędzie stosowane. Zamawiający musi chociażby chronić poufność informacji zastrzeżonych jako tajemnicę przedsiębiorstwa.
Chociaż nie jest to wymagane, to szczególnie skrupulatni zamawiający mogą pokusić się nawet o szczegółowe określenie reguł stosowanych w trakcie dialogu.
– Obowiązujące przepisy nie określają sposobu prowadzenia dialogu technicznego, z wyjątkiem obowiązku zachowania zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania. Dlatego też został przez nas sporządzony regulamin wyjaśniający zasady jego prowadzenia. Przełożyło się to na przejrzystość działań i skuteczną współpracę z uczestnikami dialogu – mówi Eliza Nowak ze spółki Szpitale Wielkopolski, która dialog wykorzystała podczas przygotowań do przetargu na budowę nowego Szpitala Matki i Dziecka w Poznaniu.
Co ciekawe, procedurę rozpoczęła jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów, opierając się wprost na dyrektywie unijnej przewidującej takie narzędzie.

Dialog pomaga zamawiającym w sporządzeniu odpowiedniej specyfikacji