Zdarza się, że właściciel (zarządca) nie posiada wymaganej dokumentacji związanej z budynkiem, np. dlatego, że zaginęła na przestrzeni lat, albo dlatego, że nigdy nie została mu wydana. Zaginięcie lub zniszczenie dokumentacji może nastąpić z powodu różnych okoliczności, często niezależnych od właściciela, i może spowodować przykre dla niego konsekwencje finansowe.

Obowiązek przechowywania tych dokumentów ciąży na właścicielach oraz zarządcach budynków, a w przypadku współwłasności dotyczy wszystkich współwłaścicieli. Należy zauważyć, że obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczy obiektów budowlanych.

Jest to szeroka kategoria, która obejmuje budynki, budowle oraz obiekty małej architektury, jak np. fontanny. Szczególnym obowiązkiem właściciela jest obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego, jednakże nie dotyczy to m.in. właścicieli i zarządców domów jednorodzinnych, budownictwa zagrodowego i letniskowego, niektórych dróg lub obiektów mostowych czy też obiektów gospodarczych związanych z produkcją rolną.

Jakie dokumenty

Zgodnie z ustawą – Prawo budowlane (Dz.U. z 1994 r. nr 89, poz. 414 ze zm.) właściciel (zarządca) budynku jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumentację budowy, tj. pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym, decyzje zatwierdzające zmiany w projekcie, decyzje o pozwoleniu na użytkowanie, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, a w miarę potrzeby także rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne i książkę obmiarów.

Ustawa nakazuje także gromadzić dokumentację powykonawczą, czyli dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót. Właściciel powinien także przechowywać przekazane mu przez inwestora instrukcje obsługi i eksploatacji instalacji i urządzeń związanych z budynkiem.

Ponadto ma on obowiązek gromadzić dokumenty tworzone w okresie wykorzystywania budynku. Jak wyżej wskazano, większość właścicieli jest objęta obowiązkiem prowadzenia książki obiektu budowlanego, w której ujawnia się zapisy o badaniach i kontrolach stanu technicznego oraz o remontach i przebudowach budynku w czasie jego użytkowania.

Sankcje

Dokumentacja związana z powstaniem, utrzymaniem i użytkowaniem budynku powinna być udostępniana przedstawicielom organów upoważnionych do kontroli. Ustawa przewiduje różne sankcje w zależności od tego, jaki obowiązek został naruszony. W razie uchylania się od podstawowego obowiązku przechowywania dokumentów związanych z budynkiem lub prowadzenia książki obiektu budowlanego, powiatowy inspektor nadzoru budowlanego może obciążyć właściciela grzywną do wysokości 5 tys. zł za każde naruszenie. 

Nie dotyczy to jednak budynków ukończonych przed 31 grudnia 1994 r. Ponadto z taką samą karą właściciel musi liczyć się, gdy nie udziela informacji lub nie udostępnia dokumentów żądanych przez organ nadzoru budowlanego, związanych z prowadzeniem robót budowlanych, przekazaniem obiektu do użytkowania lub jego utrzymaniem.

Co więcej, w razie powstania uzasadnionych wątpliwości co do jakości wyrobów lub robót budowlanych, a także stanu technicznego obiektu organ może nałożyć obowiązek dostarczenia odpowiednich ocen technicznych lub ekspertyz na koszt właściciela. Będzie to miało miejsce w razie samowolnego zrealizowania budynku przez osoby bez uprawnień budowlanych.

Zgodnie z orzecznictwem tej reguły nie można jednak rozciągać na nieskomplikowane obiekty budowlane, zwłaszcza te, których dotyczy obowiązek zgłoszenia, a nie obowiązek uzyskania pozwolenia na budowę. Także w przypadkach gdy nie ma wątpliwości co do jakości robót lub stanu technicznego budynku organy nadzoru budowlanego nie mogą żądać takich ekspertyz, a jakość i stan techniczny obiektu muszą oceniać samodzielnie.

Również organy inne niż nadzór budowlany mogą zażądać dokumentacji związanej z procesem budowlanym. Inspekcje pracy, sanitarne, pożarowe mogą się ich domagać podczas swoich rutynowych wizyt lub postępowania kontrolnego, np. poprzedzającego wyrażenie zgody na zmianę sposobu użytkowania. Jeśli właściciel nie dostarczy dokumentacji, organ może obciążyć go grzywną albo wycofać zgodę.

Zgodnie z poprzednią wersją ustawy – Prawo budowlane właściciel nie był zobowiązany archiwizować dokumentacji, jeśli obiekt został wybudowany przed 1 stycznia 1995 r. Jednakże prawo zobowiązuje go, by posiadał informacje wynikające z takich dokumentów.

Inne problemy

Właściciel budynku musi utrzymywać i użytkować budynek w sposób zgodny z jego przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska oraz utrzymywać go w należytym stanie technicznym i estetycznym. Jeśli dokumentacja budynku została utracona, właściciel budynku, a zwłaszcza nowy nabywca, może nie być w pełni świadomy stanu technicznego obiektu. Może mu to utrudnić utrzymanie budynku w odpowiednim stanie.

Co więcej, jeśli poprzedni właściciel budynku nie wykonał prac, np. remontowych, nakazanych przez organ, osoba aktualnie władająca budynkiem jak właściciel musi liczyć się z ryzykiem poniesienia odpowiedzialności odszkodowawczej wobec osób trzecich za szkody wywołane przez zawalenie się budowli lub oderwanie się jej części, np. w razie oderwania się rynny czy kawałka dachu. Brak określonych dokumentów może tu utrudnić skuteczną obronę w ewentualnych postępowaniach sądowych.

Przykładowo, jeśli osoba władająca budynkiem nie posiada pozwolenia na użytkowanie, a zostanie pozwana o odszkodowanie za szkodę spowodowaną zawaleniem się budowli, trudno jej będzie udowodnić, że przyczyną wypadku nie były jej zaniedbania w utrzymaniu budynku ani też wady konstrukcyjne, co zwalniałoby ją od odpowiedzialności.

Co więcej, istnieje ryzyko, że organ obciążył poprzedniego właściciela szczególnymi obowiązkami w zakresie stanu technicznego. Nabywca budynku może zostać zobowiązany do spełnienia tych samych lub podobnych obowiązków, co będzie utrudnione lub bardziej kosztowne, jeśli nie posiada niezbędnej dokumentacji. Ponadto, jeśli właściciel zdecyduje się podjąć lub zaprzestać działań, które prowadzą do zmian w zakresie ochrony przeciwpożarowej, przeciwpowodziowej, ochrony środowiska czy hałasu, będzie zobowiązany do przygotowania brakujących dokumentów na własny koszt.

Paulina Pawłowska, z kancelarii White & Case

Jolanta Kalecińska-Rossi, z kancelarii White & Case