Nowe przepisy dotyczące instrukcji kancelaryjnej stanowią część wprowadzanego od kilku lat w Polsce prawa internetowego. Mają one swoje znaczenie, ale nie zastąpią działań na rzecz rzeczywistej transformacji administracji lokalnej w system usług publicznych skutecznie świadczonych drogą elektroniczną. Jest nadmiernym optymizmem mówienie o złamaniu przez nową instrukcję kancelaryjną barier prawnych. Równie istotnych przeszkód w stworzeniu efektywnego systemu e-administracji w Polsce jest przecież więcej, a i pomniejszych nie brakuje. Obowiązek wdrożenia systemów tzw. elektronicznych obiegów dokumentów (a zatem zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania w urzędzie) to jedno, a wykorzystywanie tego oprogramowania do zwiększenia skuteczności i podniesienia jakości świadczonych usług dla mieszkańców to drugie. W bardzo wielu polskich samorządach wdrożenie e-obiegów nie stało się impulsem do wprowadzenia nowych zasad zarządzania. Nie wywołało też refleksji nad nowoczesnymi sposobami organizacji pracy, łączącymi wysiłki różnych jednostek organizacyjnych gminy. W tych urzędach nowa instrukcja kancelaryjna niewiele zmieni, a nawet może być postrzegana – subiektywnie – jako kolejne utrudnienie zafundowane samorządom przez władze centralne.

Kluczowe znaczenie dla e-administracji w Polsce miałby więc nie tyle program wymuszenia na samorządach wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, z czym mamy od pewnego czasu do czynienia, ile skuteczne przeprowadzenie transformacji zarządzania urzędem i wprowadzenie starannie zaprojektowanych i wykorzystywanych w skali masowej systemów przepływu pracy (workflow). W działaniach podejmowanych przez prezydentów, starostów czy wójtów na pierwszym miejscu powinna objawiać się analiza sposobu obsługi mieszkańca, spełnianie jego – niekoniecznie powiązanych z elektronicznym kanałem obsługi – oczekiwań i potrzeb, a na dalszym planie zakup takiego czy innego oprogramowania. Niestety takie podejście modernizacyjne jest wciąż rzadkie, a efekty dotychczasowych działań dość mizerne. Samorządy chwalą się wdrożonymi rozwiązaniami informatycznymi, a powinny – wysokim odsetkiem spraw mieszkańców załatwionych drogą elektroniczną.

Dobre przykłady z różnych kontynentów pokazują, że aby takie złożone merytorycznie procesy transformacji wewnątrz blisko 3 tys. urzędów samorządowych się powiodły, konieczne są zdeterminowane działania rządu oraz ich wsparcie ze strony ośrodków kompetencji. Wiele o nich mówiono przez ostatnie lata. Jednak dziś samorządy pozostają w gruncie rzeczy samotne w rozwiązywaniu swoich problemów. Kompetencje cyfrowe pracowników sektora publicznego odgrywają rolę katalizatora wszelkich procesów modernizacyjnych w obsłudze mieszkańców, służbie zdrowia, oświacie, pomocy społecznej czy w gminie lub powiecie. Ich brak to hamulec, który często pojawia się w debacie na temat inwestycji w nowe sposoby rozwiązywania starych, ale i nowych cywilizacyjnie tematów. Także e-obiegi dokumentów nie działają jak trzeba z powodu zachowawczości urzędników, którzy widzą w nich zagrożenie dla siebie. Problem ten został dostrzeżony w skali Unii Europejskiej. W ostatnim czasie Komisja Europejska podjęła działania na rzecz uporządkowania pojęć i certyfikacji zawodowych umiejętności cyfrowych – tak informatyków, jak i pracowników sektora publicznego. W Polsce o takich działaniach nie słychać, a mogłyby one lepiej ukierunkować wydatkowanie środków publicznych na szkolenia, w tym informatyczne. Obecnie są one w znacznej części wydawane w sposób daleki od zrozumienia rzeczywistych potrzeb kadr sektora publicznego.