Przepisy o instrukcji kancelaryjnej umożliwiają tym urzędom, które wciąż posługują się dokumentacją papierową, skuteczne procedowanie spraw w przypadku, gdy wpływa do nich dokument elektroniczny. Jednocześnie zapewniają samorządom stosowanie e-dokumentacji w szerokim zakresie
Styczniowe rozporządzenie prezesa rady ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dotyczy wszystkich czynności związanych z urzędowymi dokumentami, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. W zupełnie nowy sposób określa zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji zakresu działania archiwów dla:
● organów gminy i związków międzygminnych,
● organów powiatu,
● organów samorządu województwa,
● organów zespolonej administracji rządowej w województwie.
Dotychczas obowiązujące przepisy nie bez przyczyny były uznawane za jedną z najskuteczniejszych barier blokujących zmianę tradycyjnego sposobu funkcjonowania urzędów. Archaiczna administracja, która działa na podstawie dokumentów papierowych, z powodzeniem opierała się próbom informatyzacji urzędów, bo miała za sobą argumenty prawne, trudne do podważenia. Teraz straciły one rację bytu.

Oznaczenia i hasła

Nowa instrukcja kancelaryjna wprowadza zmiany, które łamią bariery utrudniające zintegrowane zarządzanie dokumentami, czy to w postaci papierowej, czy elektronicznej. Dopuszcza ona wprost, a w przypadku posługiwania się przez urząd systemem elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) narzuca, rezygnację z rejestrowania sprawy w kilku komórkach organizacyjnych. Do tej pory, zgodnie z obowiązującymi przepisami, istniały tzw. komórka macierzysta i komórki inne (pochodne). W efekcie dokumentacja konkretnej sprawy w komórce macierzystej mogła mieć kategorię archiwalną A (obowiązek trwałego zabezpieczenia), a w komórce pochodnej miała kategorię Bc (krótkotrwałe znaczenie praktyczne i możliwość brakowania). Taka sytuacja wprowadzała wiele niepotrzebnej biurokracji.

Baza dokumentów

Znak zaś jest kluczowym identyfikatorem każdego pisma czy sprawy. Nowa instrukcja kancelaryjna dotyczy też oznaczania dokumentów. W konsekwencji dojdzie do ujednolicenia sposobów oznaczania spraw przez wszystkie urzędy. Ma to kapitalne znaczenie dla budowania jednej bazy dokumentów i elektronicznego zarządzania nimi. Nowa instrukcja kancelaryjna dopuszcza w znaku sprawy wykorzystanie tylko jednego separatora – kropki. Dzięki temu możliwe będzie automatyczne przetwarzanie dokumentów w różnych podmiotach i szybka identyfikacja dokumentów „obcych”, wprowadzanych z zewnątrz do systemów funkcjonujących w urzędach. Jedynym odstępstwem od tej zasady jest możliwość wykorzystania znaku „minus” jako separatora oznaczającego komórki organizacyjne urzędu.
Nowe przepisy zlikwidowały także hasła klasyfikacyjne, dotąd chętnie wykorzystywane przez urzędników, np. dla gmin 0114 – sprawy organizacyjne. Stosowanie haseł klasyfikacyjnych skutkowało utratą dokumentacji będącej źródłem informacji o wartości historycznej, np. na temat działalności jednostek samorządu terytorialnego. Dla urzędów nowe jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA) oznaczają konieczność kompleksowego przyporządkowania wszystkich spraw do nowych haseł klasyfikacyjnych. Instrukcja kancelaryjna reguluje tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych, jak i niezakończonych, wytworzoną i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.



Prawo do e-dokumentacji

Nowy sposób znakowania dokumentów, ale także postępowanie z dokumentacją elektroniczną (wnioski zgłaszane do urzędu elektronicznie, e-maile itp.), wymagania organizacyjne i techniczne stawiane urzędom zainteresowanym wdrożeniem systemów EZD, uporządkowane zasady postępowania z dokumentacją papierową – to tylko niektóre z kwestii uregulowanych przez od dawna oczekiwany akt prawny. Jego przepisy znajdują zastosowanie zarówno dla dokumentacji powstającej w urzędzie, jak i napływającej do urzędów. Zarówno urzędy zinformatyzowane, dysponujące systemem EZD, jak i pozostałe jednostki działające w sposób tradycyjny są zobowiązane do stosowania przepisów omawianego rozporządzenia.
Założenia rozporządzenia w części dotyczącej instrukcji kancelaryjnej były przygotowywane przez zespół powołany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych i Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. W skład zespołu weszli przedstawiciele urzędów miast (m.in. Częstochowy, Łodzi, Poznania, Siemianowic Śląskich, Warszawy i Zabrza), urzędów wojewódzkich (podlaskiego, podkarpackiego, wielkopolskiego, małopolskiego) oraz archiwów państwowych (w Krakowie, Rzeszowie i Białymstoku). Co ważne, podstawowym kryterium doboru członków zespołu roboczego było doświadczenie w zakresie korzystania z systemów do elektronicznego obiegu dokumentów – elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jest to warte podkreślenia, gdyż celem nowych przepisów jest umożliwienie urzędom korzystania w szerokim zakresie z dokumentacji elektronicznej w bieżącej działalności.

Realizacja zadań

Od wejścia w życie nowego rozporządzenia zarządzanie e-dokumentami jest już nie tylko możliwością, ale i obowiązkiem, któremu urzędy mają się podporządkować. Uwolnienie od osobistego stawiennictwa w urzędzie, na poczcie, w miejskim ośrodku pomocy społecznej itd. jest szczególnie potrzebne ludziom niepełnosprawnym ze względu na wiek i stan zdrowia. Jednak takich rozwiązań od dawna oczekują też przedsiębiorcy i wielu innych klientów urzędów publicznych. Datą wejścia w życie rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej jest dzień jego ogłoszenia, czyli 20 stycznia br. Jednak ze względu na potrzebę przygotowania urzędów do realizacji nowych wymagań prawnych wprowadzono wyjątki. Rozporządzenie zawiera przepisy przejściowe, które regulują postępowanie z dokumentacją dla spraw prowadzonych przed dniem jego wejścia w życie. Dotyczy to zarówno dokumentacji w postaci papierowej, jak i elektronicznej – w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Biorąc pod uwagę zgłaszany od wielu już lat postulat stosowania EZD przez administrację publiczną, nowe przepisy są o tyle istotne, że wiele urzędów już wdrożyło do swojej praktyki tego rodzaju rozwiązania. Rozporządzenie daje teraz takiej praktyce niewzruszoną podstawę prawną. Dalsze obowiązywanie dotychczasowych przepisów mogło bowiem doprowadzić do dużych problemów najnowocześniejsze urzędy, które odważnie sięgnęły po pożytki wynikające z komputeryzacji, informatyzacji i możliwości internetu. Istniało dla nich realne zagrożenie podporządkowania się decyzji o przekształceniu pozostających w ich dyspozycji dokumentów elektronicznych w dokumenty papierowe. Tymczasem taka operacja nie zawsze byłaby możliwa do realizacji ze względów technicznych i organizacyjnych. Teraz zarządzanie e-dokumentami stało się praktyką pełnoprawną i obowiązkową.
Wirtualne dokumenty
W systemie elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:
● prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
● wykonywania dekretacji;
● wykonywania akceptacji przez podpisanie dokumentów odpowiednim podpisem elektronicznym,
● gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.
Obieg dokumentów w urzędzie
Podstawowe czynności kancelaryjne to:
● przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
● prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej,
● wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,
● przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej,
● udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy,
● sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie.
Podstawa prawna
Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU. nr 14, poz. 67).