Często nie zdajemy sobie sprawy jaki potencjał optymalizacyjny drzemie w naszej organizacji zakupowej. W poszukiwaniu przewagi konkurencyjnej, warto zwrócić uwagę na ten obszar działalności.
Sprawność jego działania ma bezpośredni wpływ na rachunek zysków i strat w przedsiębiorstwie. Jego optymalizacja pozwala natomiast na osiągnięcie dotąd niedostrzeganych możliwości redukcji kosztów. Mogą one być powiązane zarówno z głównym obszarem działalności przedsiębiorstwa, jak i z tymi pozornie nieistotnymi z punktu widzenia prowadzenia biznesu.
Tak jak w przypadku każdego projektu, na początku należy jasno określić co chcemy osiągnąć. W tym przypadku naszym celem jest poprawa efektywności organizacji i procesów zakupowych, zwiększenie przejrzystości działań, a przede wszystkim redukcja kosztów.
Najczęściej występującymi problemami w organizacjach zakupowych polskich przedsiębiorstw są: brak jasnego podziału kompetencji (kto odpowiada za negocjacje z dostawcami, składa zamówienia, obsługuje reklamacje, itp.), brak analizy strategicznej (niewiedza o strukturze wolumenów zakupowych i dostawców we własnej organizacji), brak umów ramowych oraz niewystarczająca wiedza na temat aktualnej sytuacji rynkowej. Reorganizacja działań zakupowych prowadzić powinna do dokładnego określenia kompetencji i uprawnień oraz rozdzielenia, które zasoby firmy mają być wykorzystywanie przy realizacji konkretnych zadań.
Obecnie mając na celu poprawę wyników w obszarze zarządzania kosztami, wiele firm zwraca się w stronę nowoczesnej technologii wspomagającej zakupy. Jest to kierunek, w którym prędzej czy później wszyscy przedsiębiorcy będą musieli zmierzać. Dobrą praktyką przy realizacji projektu wdrożenia tego typu systemu jest wcześniejsza reorganizacja wyżej wspomnianych procesów. Dzięki takiemu podejściu unikamy niebezpieczeństwa utrwalenia złych nawyków zakupowych w systemie IT Późniejsze zmiany organizacyjne mogą generować dodatkowe koszty związane z dostosowaniem naszej aplikacji systemowej. Na szczęście nowoczesne systemy IT tworzone są z dużą elastycznością, pozwalającą na odwzorowanie niemalże dowolnej ścieżki przebiegu procesów zakupowych oraz w razie potrzeby ich szybką modyfikację. Niewątpliwie dużą zaletą wdrożenia tego typu rozwiązania w przedsiębiorstwie jest uzyskanie pełnej kontroli oraz przejrzystości działań zakupowych naszej organizacji. Szybki dostęp do danych pochodzących z zamówień, faktur, katalogów dostawców czy wyników aukcji i procesów sourcingowych, podparty narzędziami analitycznymi umożliwia pełną, wiarygodną, a przede wszystkim szybką analizę danych zakupowych.
Redukcja kosztów w obszarze zakupów to przede wszystkim krytyczna analiza pozyskiwanych kategorii produktów i usług, portfolio dostawców oraz szukanie możliwości konsolidacyjnych i substytucyjnych dostępnych na rynku. Szczegółowo analizując poszczególne kategorie zakupowe, możemy odkryć obszary z mniejszym lub większym potencjałem oszczędności. Prawidłowa ocena możliwości zależy to przede wszystkim od tego na ile dokładnymi i wiarygodnymi danymi dysponujemy. Posiadając system IT dostarczający nam niezbędnych danych, jesteśmy w stanie na bieżąco dokonywać rewizji efektywności naszych dostawców oraz zapewniać sobie dostawy po zawsze konkurencyjnych cenach. Istotnym jest również, zwrócenie uwagi na informacje spoza naszej organizacji. Często bywa tak, że działy zakupów zbytnio koncentrują się na pracy z obecnymi dostawcami na bazie wypracowanych dotąd rozwiązań, nie zwracając przy tym uwagi na trendy i dynamikę rynku.
Mateusz Borowiecki
Partner Zarządzający w firmie OptiBuy Procurement Solutions, specjalizującej się w kompleksowym doradztwie zakupowym oraz wdrożeniach systemów IT wspierających procesy zakupowe.