Pojęcie „konsorcjum” zgodnie ze słownikiem języka polskiego oznacza spółkę zawartą przez kilku przedsiębiorców lub kilka przedsiębiorstw w celu zwiększenia kapitałów potrzebnych do przeprowadzenia operacji finansowych. Ustawa Prawo zamówień publicznych dopuszcza możliwość udziału konsorcjum w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Zgodnie z art. 2 pkt. 11 ustawy Prawo zamówień publicznych wykonawcą ubiegającym się o uzyskanie zamówienia publicznego może być osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej. Zatem konsorcjum (tj. grupa wykonawców występujących wspólnie) może być uczestnikiem każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W obecnie obowiązującym stanie prawnym zamawiający nie może poprzez zapisy zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) zabronić udziału konsorcjum w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Zadaniem zamawiającego powinno być natomiast odpowiednie dostosowanie wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia do sytuacji gdy jedną z ofert mogą złożyć podmioty występujące wspólnie.

Specyfika konsorcjum

Przygotowując wymogi SIWZ, zamawiający powinien przede wszystkim pamiętać, iż konsorcjum nie jest podmiotem prawa. Wobec powyższego konsorcjum nie ma wpisu do ewidencji działalności gospodarczej czy też do rejestru przedsiębiorstw.
Założycielem konsorcjum mogą być różnego rodzaju podmioty prowadzące działalność gospodarczą. W ramach konsorcjum mogą współdziałać dla osiągnięcia określonego celu np.:
spółka jawna ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością,
● dwie osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz spółka z o.o.
Członków konsorcjum musi być minimum dwóch, nie ma natomiast ograniczenia co do ich maksymalnej liczby. Za bezpodstawne uznać należy wprowadzanie przez zamawiającego ograniczeń w zakresie dopuszczalnej liczby członków konsorcjum.
W bardzo niewielkiej liczbie przypadków podmioty tworzące konsorcjum ustalają dla niego odrębną nazwę. Najczęściej konsorcjum nie ma odrębnej nazwy, siedziby, majątku. Zwykle reprezentantem konsorcjum wobec zewnętrznych kontrahentów jest lider konsorcjum, który między innymi prowadzi rozliczenia finansowe pomiędzy zamawiającym a konsorcjum.
Dokumentem świadczącym o powstaniu konsorcjum powinna być umowa tzw. umowa konsorcjum, zawarta pomiędzy wszystkimi podmiotami wchodzącymi w jego skład.
Umowa konsorcjum należy do tzw. grupy umów nie nazwanych (w prawie polskim nie występuje odrębna kategoria dotycząca umowy konsorcjum). Wobec powyższego do umowy konsorcjum mają zastosowanie ogólne przepisy kodeksu cywilnego.

Umowa konsorcjum

Określając w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dokumenty jakie muszą przedstawić wykonawcy należy zawrzeć klauzulę, iż w przypadku gdy oferta składana będzie przez podmioty występujące wspólnie w formie konsorcjum, zamawiający będzie żądał przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia publicznego przedstawienia umowy konsorcjum.



Składane dokumenty

W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawców wchodzących w skład konsorcjum, warunków o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych, w postępowaniach których wartość przekracza równowartość 14 tys. euro zamawiający zobowiązany jest żądać dokumentów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009r. Nr 226 poz. 1817). W związku z możliwością złożenia oferty wspólnej przez konsorcjum kilku podmiotów, zamawiający powinien w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określić jakie dokumenty powinien złożyć każdy z podmiotów wchodzących w skład konsorcjum a jakie dokumenty będą wymagane od wykonawców jako grupy podmiotów składających ofertę wspólną.

Warunki podmiotowe

Ponieważ jednym z podstawowych powodów zawarcia konsorcjum jest zamiar zwiększenia potencjału (technicznego, finansowego, osobowego itp.) spełnienie warunków stawianych przez zamawiającego powinno dotyczyć konsorcjum jako grupy podmiotów występujących wspólnie a nie każdego podmiotu oddzielnie.
Przykładowo, jeżeli zamawiający określi wymóg uzyskania przychodów ze sprzedaży w wysokości 20 mln. zł., należy pamiętać, iż w przypadku podmiotów występujących wspólnie powyższy warunek dotyczy przychodów uzyskanych w sumie przez każdego z członków konsorcjum a nie przychodów pojedynczego członka konsorcjum. Określanie warunków dotyczących poszczególnych podmiotów składających ofertę wspólną jest niezgodne z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
Możliwość tworzenia konsorcjum w celu spełnienia warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ma istotne znaczenie zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Podmioty te ze względu na ograniczone możliwości (najczęściej techniczne i finansowe) w pojedynkę nie były by wstanie samodzielnie ubiegać się o uzyskanie dużych zamówień publicznych. Utworzenie konsorcjum w skład, którego mogą wchodzić podmioty prowadzące działalność w różnych branżach, znacznie zwiększa ich szansę na uzyskanie zamówienia publicznego.
Należy jednak pamiętać, że podmiot składający ofertę wspólną nie może uczestniczyć w tym samym postępowaniu jako samodzielny wykonawca składający ofertę. Członkowie konsorcjum mogą natomiast przekazywać swój potencjał innym uczestnikom postępowania na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych.