Przesłanki obligatoryjnego zawieszenia postępowania, a zatem takie, których wystąpienie zobowiązuje organ do zawieszenia postępowania administracyjnego, określa art. 97 par. 1 k.p.a. Zgodnie z nim organ administracji publicznej zawiesza postępowanie w następujących, enumeratywnie określonych przypadkach:

● w razie śmierci strony lub jednej ze stron, jeśli dodatkowo łącznie zaistniały następujące przesłanki: strona zmarła już po wszczęciu postępowania, a jej śmierć nie powoduje, że postępowanie jako bezprzedmiotowe powinno zostać umorzone. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy np. przedmiotem postępowania były osobiste prawa lub obowiązki strony niepodlegające dziedziczeniu;

● w razie śmierci przedstawiciela ustawowego strony, a więc np. rodzica niepełnoletniego dziecka, kuratora lub opiekuna;

● w razie utraty przez stronę lub przez jej ustawowego przedstawiciela zdolności do czynności prawnych;

● gdy rozpatrzenie sprawy i wydanie decyzji zależy od uprzedniego rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd. Nie będzie więc podstawy do zawieszenia w sytuacji, gdy co prawda pojawiło się zagadnienie wstępne, lecz właściwym do jego rozstrzygnięcia jest ten sam organ.

W czasie zawieszenia postępowania sprawa nie biegnie, co jednak nie oznacza, że organ pozostaje bezczynny. Może bowiem podejmować czynności niezbędne w celu zapobieżenia niebezpieczeństwu dla życia lub zdrowia ludzkiego albo poważnym szkodom dla interesu społecznego. Takie czynności niezbędne to np. czynności faktyczne, jak choćby ewakuacja mieszkańców z budynku zagrożonego katastrofą budowlaną.

Organ administracji publicznej zobowiązany jest przy tym dążyć do usunięcia przyczyny zawieszenia postępowania. Jeśli np. do zawieszenia postępowania doszło z uwagi na konieczność rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego – organ powinien zwrócić się do właściwego organu lub sądu o rozstrzygniecie zagadnienia wstępnego.

Jeśli przyczyny uzasadniające zawieszenie postępowania ustały, np. ustanowiono przedstawiciela ustawowego strony lub rozstrzygnięte zostało tzw. zagadnienie wstępne, organ, również z urzędu, podejmuje zawieszone postępowanie administracyjne. Organ jest zobowiązany z urzędu, zbadać, czy przyczyny uzasadniające zawieszenie nie ustały, czyli czy np. nie zostali przez sąd ustaleni następcy prawni zmarłej strony, czy nie został ustanowiony przedstawiciel ustawowy. Nie wyłącza to oczywiście prawa strony do żądania podjęcia postępowania, jeśli ustały przyczyny jego zwieszenia.

W efekcie zawieszenia postępowania administracyjnego przestają biec terminy uregulowane w kodeksie, chodzi tu o tzw. terminy procesowe. Zawieszenie biegu nie dotyczy natomiast terminów przedawnienia dla roszczeń o stwierdzenie nieważności decyzji czy wznowienia postępowania w celu jej uchylenia.