Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. Ustawa – Prawo zamówień publicznych stanowi, iż kierownik zamawiającego ma obowiązek powołać komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza tzw. progi unijne. Jeżeli zaś wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, to kierownik zamawiającego ma prawo (a nie obowiązek) powołać komisję przetargową. Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań.

Odpowiedzialność członków komisji przetargowej przybrać może zarówno formę odpowiedzialności dyscyplinarnej, jeżeli stosowne postanowienia znajdą się w regulaminie pracy komisji przetargowej i członkowie komisji są pracownikami zamawiającego, może też przybrać odpowiedzialność karną, o ile zaistnieją przesłanki wskazane w przepisach karnych. Warto wskazać, że osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia – w tym członkowie komisji przetargowej – podlegają wyłączeniu, jeżeli:

● ubiegają się o udzielenie tego zamówienia,

● pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,

● przed upływem trzech lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,

● pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób,

● zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowy

Kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac. Zakres odpowiedzialności poszczególnych członków komisji przetargowej ustalany jest w akcie powołania komisji (lub też regulaminie pracy komisji przetargowej). Nie ma przepisów, które nakazywałyby, aby sekretarz komisji lub przewodniczący mieli określone obowiązki. W praktyce sekretarz odpowiada przede wszystkim za kwestie techniczno-organizacyjne, natomiast przewodniczący odpowiada za sprawne prowadzenie posiedzeń komisji.

Członkowie komisji przetargowej odpowiadają na podstawie przepisów prawa, w szczególności wskazanych w ustawie – Prawo zamówień publicznych, kodeksie karnym oraz zgodnie z postanowieniami stosownego regulaminu pracy posiedzeń komisji przetargowej. Członkowie komisji przetargowej podlegają odpowiedzialności karnej, jeżeli popełnią czyn zabroniony pod groźbą kary przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia. Przy okazji zamówień publicznych najczęściej przywołuje się art. 305 kodeksu karnego, stanowiący iż, kto, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, udaremnia lub utrudnia przetarg publiczny albo wchodzi w porozumienie z inną osobą działając na szkodę właściciela mienia albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Tej samej karze podlega, kto w związku z publicznym przetargiem rozpowszechnia informacje lub przemilcza istotne okoliczności mające znaczenie dla zawarcia umowy będącej przedmiotem przetargu albo wchodzi w porozumienie z inną osobą, działając na szkodę właściciela mienia albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany. Warto jednak zwrócić uwagę, iż przedmiotowy przepis obejmuje jedynie przypadki, kiedy działanie dokonywane jest na szkodę właściciela mienia albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany – zatem można sobie wyobrazić przypadki, iż członek komisji przetargowej popełnia przestępstwo, jednakże nie działając na szkodę zamawiającego (np. przyjął korzyść majątkową od wykonawcy, którego oferta i tak była najlepsza) – w takim wypadku przywołany art. 305 nie będzie miał zastosowania.