Brak doręczenia decyzji stronie bądź też ustalenie, że zostało ono dokonane z naruszeniem przepisów postępowania administracyjnego, oznacza, iż nie rozpoczął swojego biegu termin do wniesienia odwołania
Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Wybór podmiotu doręczającego pisma należy do organu administracji państwowej. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy (wyrok z 25 stycznia 2006 r. I SA/Bd 546/2005, LexPolonica nr 2151099), okoliczność dokonania doręczenia za pośrednictwem pracownika poczty nie stanowi naruszenia przepisów postępowania, ponieważ jest to prawidłowy i równorzędny z innymi sposób doręczenia.

Pisma do adresata

Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Z kolei w sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że w podaniu strony wskazały jedną osobę jako upoważnioną do odbioru pism. Przepisy nakładają również na strony, ich przedstawicieli i pełnomocników obowiązek zawiadamiania organu administracji publicznej o każdej zmianie swego adresu. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.

Zasady doręczeń

Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma we wskazany sposób, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.
Gdy adresata nie ma w miejscu, pismo doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. W razie braku możliwości doręczenia pisma w sposób opisany:
● poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez pocztę,
● pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę, lub organ.
Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem czternasodniowego terminu, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Organ administracji publicznej może jedną przesyłką pocztową doręczyć kilka decyzji, jeżeli ich adresatem jest ta sama osoba. W takiej sytuacji strona nie może zarzucić organowi, że pozostaje on w zwłoce z wydaniem decyzji, tym bardziej w przypadku gdy wszystkie decyzje są opisane na kopercie korespondencji organu kierowanej do strony (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 13 sierpnia 2008 r., IV SAB/Wr 9/2008, LexPolonica nr 2002721)
W wyniku skutecznego doręczenia odbierający pismo potwierdza tę czynność, składając na pokwitowaniu swój podpis wraz ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli natomiast odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. Przez pokwitowanie należy rozumieć potwierdzenie doręczenia postanowienia przez odbierającego pismo swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Wadliwe doręczenie postanowienia nakładającego obowiązek na stronę lub też brak skutecznego doręczenia nie wywołuje skutków prawnych (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 26 lutego 2008 r., II SA/Op 391/2007, LexPolonica nr 2151891)



Skutki błędów

O tym, jak ważne jest prawidłowe doręczenie pisma przez organ administracji publicznej, świadczy bogate na tym tle orzecznictwo sądów administracyjnych. Od tego bowiem faktu zależy wystąpienie skutków procesowych doręczonej decyzji czy postanowienia, a więc otwarcie terminu do wniesienia odwołania (zażalenia), czy przywrócenia terminu do dokonania określonej czynności procesowej. W końcu od prawidłowego doręczenia pisma zależy ustalenie, kiedy wydane w jego treści rozstrzygnięcie stało się prawomocne.
W wyroku z 20 grudnia 2005 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku (II SA/Gd 1237/2003, LexPolonica nr 2225380) wskazał, że wysłanie decyzji listem zwykłym, nawet ze względu na brak środków finansowych, czego dowodem jest wpis w zeszycie, jest niezgodne z przepisami. Jak podkreślił sąd, nie może być tak, że organ administracji publicznej lekceważy instytucję doręczeń i negatywnymi skutkami zaniedbań obarcza strony postępowania administracyjnego. Brak pokwitowania doręczenia decyzji I instancji skutkuje tym, iż nie można jednoznacznie ustalić zachowania terminu do wniesienia odwołania. W takiej sytuacji ustalenie daty doręczenia będzie wymagało dokonania kolejnych czynności wyjaśniających i może być skutecznie kwestionowane. Przepisy prawa nie upoważniają organu do uchylania się od obowiązków wynikających z art. 39 kpa z tytułu braku środków finansowych.
Błędy formalne w doręczeniu korespondencji powodują, że nie można uznać za załatwioną, w rozumieniu art. 104 kodeksu postępowania administracyjego, sprawy, w której decyzja została sporządzona zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 107 par. 1, ale nie została jeszcze doręczona. Decyzja taka nie wywiera żadnych prawnych skutków: ani organ, ani strona nie są nią związane (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego – Ośrodek Zamiejscowy w Krakowie z 11 grudnia 2002 r., II SA/Kr 965/2002, LexPolonica nr 360621).

Przywrócenie terminu

Gdy pismo nie zostało doręczone na wskazany adres bez winy adresata, to ma on szansę nie ponieść negatywnych konsekwencji tego faktu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wskazał jednoznacznie, że fikcja prawna doręczenia pisma niepodjętego z poczty przez adresata może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy przesyłka była zaadresowana prawidłowo (wyrok z 29 marca 2007 r., sygn. akt VI SA/Wa 38/07). W takiej sytuacji można występować o przywrócenie terminu w sądzie lub urzędzie. Wniosek taki nie będzie jednak uzasadniony, gdy strona otrzymała decyzję w dniu wyjazdu na urlop i nie wniosła odwołania. Przeszkoda ta jest do usunięcia i nie uniemożliwia stronie podjęcia działań zapewniających terminowe wniesienie odwołania (wyrok NSA OZ we Wrocławiu z 19 grudnia 1996 r., SA/Wr 3487/95 – LEX nr 28363).
Podanie o przywrócenie terminu wnosi się do organu, który wydał decyzję w I instancji w terminie jednego miesiąca od dnia, w którym strona dowiedziała się o okoliczności stanowiącej podstawę wznowienia postępowania. Domniemanie to może zostać obalone, gdy adresat udowodni, że mimo zastosowania zastępczej formy doręczania pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn od niego niezależnych.
Doręczenie elektroniczne
Doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania:
● wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo
● wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.
Potwierdzenie odbioru
W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne:
● jeżeli w terminie siedmiu dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma,
● w przypadku nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób określony w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego.
Podstawa prawna
Ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).