Kodeks postępowania administracyjnego ogólnie wskazuje, że dowodami w sprawie może być wszystko, co przyczyni się do jej wyjaśnienia. Wprowadza również zasadę równej mocy środków dowodowych. Oznacza to, że przepisy nie przesądzają, którym dowodom należy przyznać pierwszeństwo w ustaleniu danego faktu. Omawiana zasada doznaje tylko jednego wyjątku. Chodzi o dopuszczalność środka dowodowego z przesłuchania stron. W toku gromadzenia dowodów należy pamiętać, że przesłuchanie strony jest środkiem dowodowym stosowanym w ostateczności, ponieważ jest możliwe do przeprowadzenia wówczas, gdy po przeprowadzeniu innych dowodów pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Strony mogą oczywiście same zgłaszać wnioski dowodowe. Organ prowadzący postępowania powinien jednak odmówić przeprowadzenia dowodu, jeżeli uzna, że nie wniesie on nic nowego do sprawy albo że dana okoliczność została już udowodniona za pomocą innych dowodów. O miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków lub oględzin strony postępowania powinny być zawiadomione przynajmniej na siedem dni przed terminem.

Celem zawiadomienia jest zapewnienie stronom możliwości wzięcia udziału w przeprowadzeniu dowodu oraz przygotowania się do tych czynności. Strony mogą bowiem zadawać pytania świadkom, biegłym oraz innym stronom oraz składać wyjaśnienia. W orzecznictwie przyjmuje się, że naruszenie obowiązku zawiadomienia strony o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu oraz obowiązku zapewnienia stronie udziału w przeprowadzeniu dowodu stanowi naruszenie przepisów postępowania mające wpływ na wynik sprawy (wyrok NSA z 14 listopada 1995 r., SA/Wr 664/95).

Środki dowodowe

Granicą dopuszczalności środków dowodowych jest ich zgodność z obowiązującymi przepisami. W piśmiennictwie i orzecznictwie niestety panuje spór co do kwestii, czy za sprzeczny z prawem należy uznać tylko taki środek informacji o faktach, który nie może być uznany jako środek dowodowy ze względu na przepis prawa materialnego, czy też dowód uzyskany z naruszeniem przepisów proceduralnych.

Naczelny Sąd Administracyjny w orzeczeniu z 22 października 1981 r., (I SA 2067/81) opowiedział się za pierwszą koncepcją. Część doktryny prezentuje jednak odmienny pogląd. Ich zdaniem niezgodność dowodów z prawem może polegać zarówno na sprzeczności z prawem materialnym, jak i z proceduralnym.

W pierwszym przypadku za taki dowód można uznać np. posłużenie się – jako środkiem dowodowym – informacją, której treść objęta jest prawnym zakazem rozpowszechniania. Z kolei sprzecznością w sensie proceduralnym jest np. posłużenie się – jako środkiem dowodowym – informacją uzyskaną od osoby, która nie może być świadkiem.

Do grupy procesowych środków dowodowych sprzecznych z prawem należy również zaliczyć np. zeznania świadków czy opinie biegłych, w stosunku do których zastosowano presję psychiczną czy inne działania ograniczające ich swobodę wypowiedzi. W znaczeniu materialnym będzie sprzeczny z prawem dowód z nieaktualnych lub nieobowiązujących baz danych, rejestrów, których terminy aktualizacji szczegółowo określają przepisy szczególne.

Przesłuchanie świadka

Kodeks postępowania administracyjnego umożliwia stronie postępowania branie czynnego udziału w przeprowadzeniu dowodu z zeznań świadka oraz wprowadza możliwość zadawania świadkowi pytań. Jak podkreśla się w doktrynie, te uprawnienia strony stanowią gwarancję realizacji zasady ogólnej czynnego udziału strony w postępowaniu. Równocześnie organ administracji publicznej ma obowiązek pouczyć stronę o przysługujących jej prawach.

Niezależnie od tego strona, która bierze udział w przeprowadzaniu dowodu z zeznań świadka, może składać nowe wnioski dowodowe na poparcie swoich twierdzeń. Prawo strony do bycia obecnym przy przeprowadzeniu zeznań ze świadka oraz zadawaniu mu pytań jest prawem, którego nie może być pozbawiona. Na organie ciąży obowiązek zawiadomienia strony o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu, zapewnienia stronie udziału w przeprowadzeniu dowodu.

Ugruntowane orzecznictwo w tym zakresie wskazuje, że naruszenie omawianego obowiązku przez organ administracji publicznej stanowi naruszenie przepisów postępowania, mające istotny wpływ na wynik sprawy.

Odmowa zeznań

Zgodnie z przepisami osoba wezwana w charakterze świadka ma obowiązek złożyć zeznania. Od tej zasady ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki. Zgodnie z art. 83 k.p.a. prawo do odmowy zeznań w charakterze świadka mają: małżonek strony, wstępny, zstępny i rodzeństwo strony oraz jej powinowaci pierwszego stopnia. To prawo mają również osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Warte podkreślenia jest, że prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli.

Oprócz prawa odmowy zeznań istnieje również prawo do odmowy odpowiedzi na pytanie. Przysługuje ono świadkowi, jeżeli odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich na odpowiedzialność karną, hańbę, bezpośrednią szkodę majątkową lub spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej.

Należy również pamiętać, że niewłaściwe jest zastępowanie zeznań świadków „notatkami z rozmów”, a także konfrontowanie treści notatek z treścią oświadczeń złożonych przez świadków w okresie wcześniejszym (po uprzedzeniu ich o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych zeznań) w celu wykazania, iż oświadczenia nie są wiarygodne. Dodatkowo NSA podkreślił, że zastępowanie dowodu z dokumentu, w postaci oświadczenia złożonego przez stronę, treścią notatki służbowej zawierającej opis czy też skrót tego oświadczenia w sytuacji, kiedy dołączenie oryginału tego dowodu lub jego kserokopii nie nastręcza jakichkolwiek trudności, należy uznać za nieprawidłowość (wyrok NSA z 27 stycznia 1989 r. II SA 666/88, LexPolonica nr 328958).