Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym tryb zapytania o cenę może być stosowany, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwot określonych na podstawie art. 11 ust. 8 Prawa zamówień publicznych dla trybów unijnych w zakresie dostaw lub usług.
Często spotykanym błędem jest zastosowanie trybu zapytania o cenę dla udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są roboty budowlane. Tymczasem zawarta
w art. 70 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) definicja dotycząca okoliczności pozwalających na zastosowanie trybu zapytania o cenę specyfikuje jedynie dostawy oraz usługi nie wymieniając robót budowlanych. W związku z powyższym trybu zapytania o cenę nie można stosować do udzielania zamówień publicznych, gdy przedmiotem zamówienia są nawet typowe i bardzo proste roboty budowlane, (co należy rozumieć pod pojęciem robót budowlanych określa Ustawa z dnia 07 lipca 1994r. Prawo Budowlane, tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 243 poz. 1623 z późn. zm.).

Dostępność i standardy

Warunkiem koniecznym dla zastosowania trybu zapytania o cenę jest, aby przedmiotem zamówienia były dostawy bądź usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. Istotnym jest, aby powszechna dostępność oraz ustalone standardy jakościowe występowały łącznie. W przypadku, gdy jeden z powyższych elementów nie jest spełniony, przesłanki zastosowania trybu zapytania o cenę nie są wypełnione i nie należy udzielać zamówienia publicznego w tym trybie.
Pod pojęciem „powszechnie dostępne” należy rozumieć produkty bądź usługi o charakterze masowym, bardzo popularnym, seryjnym, powtarzalnym, pospolitym, łatwo dostępnym zarówno na rynku lokalnym jak i ogólnopolskim. Natomiast jako ustalone standardy jakościowe należy rozumieć rzeczy bądź usługi znormalizowane, spełniające przeciętne wymagania stawiane dla danego asortymentu (grupy towarowej). Warunek powszechnej dostępności i ustalonych standardów jakościowych wyklucza możliwość zastosowania trybu zapytania o cenę przy zamawianiu dostaw bądź usług nietypowych, realizowanych przez niewielką liczbę podmiotów, nieznormalizowanych, trudno porównywalnych z uwagi na posiadane różnorodne cechy jakościowe.
Biorąc to pod uwagę, tryb zapytania o cenę może być stosowany dla udzielania zamówień dotyczących np.:
• dostawy artykułów spożywczych,
• dostawy papieru biurowego oraz materiałów biurowych,
• dostawy akcesoriów komputerowych takich jak: dyskietki, płyty DVD lub CD-R, tusze, tonery, klawiatury, itp.,
• dostawy oleju opałowego, miału węglowego, paliw napędowych,
usług z zakresu sprzątania pomieszczeń biurowych,
• usług poligraficznych np. druku wizytówek, plakatów, folderów.



Wystarczą dwie oferty

Zaletą stosowania trybu zapytania o cenę niewątpliwie jest jego prostota przy jednoczesnym zapewnieniu konkurencyjności wśród podmiotów ubiegających się o uzyskanie danego zamówienia publicznego. Zgodnie z intencją ustawodawcy jest to tryb pozwalający na szybkie i sprawne przeprowadzenie postępowania.
Zamawiający prowadząc postępowanie w trybie zapytania o cenę zobligowany jest zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zwrócić się z zaproszeniem do składania ofert do nie mniej niż 5 potencjalnych wykonawców.
Za nieprawidłowe należy uznać kierowanie zapytania do podmiotów, o których z góry wiadomo, że nie złożą oferty (np. z powodu nie prowadzenia działalności w zakresie objętym przedmiotem zamówienia) lub do potencjalnych wykonawców, którzy są ze sobą powiązani (np. sieci sklepów, hurtowni). Warto tutaj zaznaczyć, że aby postępowanie w trybie zapytania o cenę było ważne koniecznym będzie złożenie, co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu a założonych przez wykonawców nie podlegających wykluczeniu z udziału w postępowaniu.

Cena: jedyne kryterium

W trybie zapytania o cenę jedynym kryterium różnicującym złożone oferty jest cena zaoferowana za realizację przedmiotu zamówienia przez wykonawców ubiegających się o uzyskanie danego zamówienia publicznego.
Zgodnie z art. 72 ust. 2 Prawa zamówień publicznych zamawiający prowadząc postępowanie w trybie zapytania o cenę zobowiązany jest udzielić zamówienia publicznego wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.
Za niedopuszczalne należy uznać wprowadzanie w trybie zapytania o cenę innych niż cena kryteriów oceny złożonych ofert.
Bezzasadne są argumenty zamawiających, którzy dowodzą, iż wybór nie najtańszej oferty jest bardziej racjonalny gdyż oferuje ona np. szybszą realizacje zamówienia, dłuższy okres gwarancji, dzięki czemu zdaniem zamawiającego oferta droższa jest ofertą korzystniejszą od oferty najtańszej.
Prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę wybranie oferty innej niż z najniższą ceną należy uznać za złamanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Dodatkowe oferty

W trybie zapytania o cenę niedozwolone jest prowadzenie jakichkolwiek negocjacji odnośnie ceny, jak również nie ma możliwości zmian cen przedstawionych przez wykonawcę w złożonej ofercie. Jedynym wypadkiem, gdy dochodzi do zmiany ceny przedstawionej w ofercie jest sytuacja, gdy zostaną złożone oferty o równych cenach. W tym wypadku zamawiający wzywa do złożenia ofert dodatkowych.
W sytuacji, gdy spośród ofert spełniających wymogi formalno – prawne minimum dwie (lub więcej) opiewa na taką samą cenę realizacji zamówienia, zamawiający działając zgodnie z art. 91 ust. 5 Prawa zamówień publicznych, wzywa tych wykonawców, którzy złożyli oferty o równych cenach, do złożenia ofert dodatkowych zawierających nową (niższą) cenę realizacji zamówienia. Oczywiście wykonawca nie ma obowiązku zmniejszenia ceny – może utrzymać poprzednio przedstawioną kwotę za realizację przedmiotu zamówienia. Z treści art. 91 ust. 5 PZP wynika, że do składania ofert dodatkowych zaprasza się tylko tych wykonawców, którzy złożyli oferty równe cenowo, przy czym są to oferty najtańsze (z dokładnością do groszy). W przypadku, gdy ceny zawarte w ofertach dodatkowych ponownie będą równe, zamawiający ma prawo do wezwania wykonawców, aby złożyli kolejne oferty dodatkowe.
Podsumowując należy podkreślić, że szczególnie istotnym przy podejmowaniu decyzji o udzieleniu zamówienia w trybie zapytania o cenę jest rozstrzygnięcie czy przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny i posiada ustalone standardy jakościowe. Należy również bezwzględnie przestrzegać zasady, że cena jest jedynym kryterium oceny złożonych ofert.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.).