Organy wykonawcze gminy (wójt, burmistrz, prezydent miasta) na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (dalej ustawa) rozstrzygają indywidualne sprawy z zakresu administracji publicznej. Przepis ten nie stanowi jednak dostatecznej podstawy do wydawania decyzji administracyjnych i nie wprowadza domniemania kompetencji. Niezbędne jest wyraźne upoważnienie wynikające z przepisów prawa materialnego.

Pozycja wójta

Wójt może upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych w swoim imieniu. Nie istnieją żadne ograniczenia w wyborze osób, którym udzielone zostanie to upoważnienie (wyrok NSA z 13 sierpnia 1996 r., SA/Rz 706/96, OSS 1997/1/10). Najczęściej wójt upoważnia w określonym zakresie swoich zastępców oraz kierowników wydziałów (referatów, innych komórek organizacyjnych) urzędu gminy do załatwiania w jego imieniu spraw administracyjnych. Samo powołanie lub inny sposób nawiązania stosunku pracy z pracownikiem urzędu gminy nie są tożsame z upoważnieniem do załatwienia spraw w imieniu wójta (wyrok NSA z 27 sierpnia 2008 r., II OSK 720/2008, LexPolonica nr 2217820). Decyzje wydane przez pracowników z upoważnienia wójta powinny zawierać podstawę prawną, z której wynika upoważnienie dla danej osoby, oznaczenie właściwego organu oraz podpis upoważnionej osoby z zaznaczeniem, iż działa z upoważnienia wójta. Brak zaznaczenia działania z upoważnienia powinien skutkować uchyleniem danego aktu jako wydanego przez osobę niebędącą upoważnioną do jego wydania. Brak wskazania, iż dana osoba działała z upoważnienia, ma charakter istotnej wady decyzji (wyrok NSA z 13 marca 1985 r., SA/Wr 837/84, OSPiKA 1988/5/123). Upoważnienie to nazywane jest niekiedy pełnomocnictwem administracyjnym. Dla jego skutecznego zrealizowania warunkiem koniecznym jest zachowanie formy pisemnej, skierowanie do konkretnej osoby i w sposób możliwie precyzyjny pozytywne wskazanie jego zakresu (wyrok WSA we Wrocławiu z 15 października 2008 r., III SA/Wr 233/08, Lex nr 511380).

Upoważnienia udzielone przez wójta na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy mogą być terminowe lub bezterminowe. W tym ostatnim przypadku wygasają, gdy np. osoba upoważniona traci swoje stanowisko lub zadania objęte pełnomocnictwem tracą charakter zadań gminnych. Upoważnienie to nie wygasa natomiast w sytuacji zmiany na stanowisku wójta, na skutek upływu kadencji lub wygaśnięcia mandatu, i nie ma potrzeby potwierdzania upoważnień przez nowo wybranego wójta (wyrok NSA z 9 maja 2008 r., II OSK 531/2007, Lex nr 510870).

Upoważnienie organów

Odrębne przepisy mogą rozszerzyć zakres udzielania upoważnienia przez wójta innym pracownikom niż tylko pracownicy urzędu gminy. W przypadku udzielenia upoważnienia decyzja wydana przez osobę upoważnioną powinna zawierać informację o udzielonym upoważnieniu. Na przykład stosownie do art. 21 ust. 1a ustawy z 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 19, poz. 115 z późn. zm.) zarządca drogi (w stosunku do dróg gminnych – wójt, burmistrz, prezydent miasta) może upoważnić pracowników urzędu gminy (miasta) lub pracowników jednostki organizacyjnej będącej zarządem drogi do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych. Osoba upoważniona wydaje decyzje w imieniu zarządcy drogi i nie ma prawa do udzielania dalszego upoważnienia (subpełnomocnictwa).