Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.) nie reguluje zagadnień odnoszących się do sposobu przedstawienia pełnomocnictwa dla osoby występującej jako pełnomocnik wykonawcy ubiegającego się o uzyskanie zamówienia publicznego.

W związku z tym zastosowanie znajduje art. 14 tej ustawy, zgodnie z którym do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93, z późn. zm.), jeżeli przepisy Prawa zamówień publicznych nie stanowią inaczej.

Tymczasem z przepisów kodeksu cywilnego można wywieść, że pełnomocnictwa powinny być przedkładane w formie oryginałów lub kopii poświadczonych notarialnie.

Zamawiający w odniesieniu do pełnomocnictwa może określić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymóg aby wykonawcy, startując w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, dołączali do oferty oryginały pełnomocnictw lub ich kopie poświadczone notarialnie. Tę zasadę potwierdza między innymi wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 31 stycznia 2007 r. (sygn. akt Ca 85/07).

Zdaniem sądu za niedopuszczalne uznać należy uznawanie przez zamawiającego za ważną kopii pełnomocnictwa poświadczonej przez wykonawcę startującego w przetargu.

Wskazać należy, że w odniesieniu do formy, w jakiej należy przedkładać pełnomocnictwo załączane do oferty składanej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nie znajduje zastosowania rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2009 r. nr 226, poz. 1817).

Zawarta w par. 6 ust. 1 tego rozporządzenia możliwość przedstawienia dokumentów w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę nie odnosi się do pełnomocnictw, ale ma zastosowanie jedynie do dokumentów wymienionych enumeratywnie w rozporządzeniu.