Koszty postępowania administracyjnego obciążają organ administracji publicznej prowadzący postępowanie. Tylko wyjątkowo można się domagać ich zwrotu od strony. Chodzi w szczególności o sytuację, gdy koszty poniesione zostały w interesie strony lub na jej żądanie albo powstały z jej winy.
Każde postępowanie, w tym także administracyjne, jako zorganizowany i uporządkowany prawnie ciąg czynności organów administracyjnych, stron i uczestników postępowania, zmierzający do wydania określonego rozstrzygnięcia (zakończenia sprawy), łączy się z nakładami finansowymi. Pokrywane są one w części z opłat i innych należności mieszczących się w kosztach postępowania. Koszty postępowania administracyjnego prowadzonego z urzędu ponosi organ, który wszczął to postępowanie, a w istocie Skarb Państwa bądź odpowiednia jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo), co wynika z brzmienia art. 262 par. 1 k.p.a. (por. wyrok NSA z 4 kwietnia 2008 r., II OSK 366/07, Lex nr 50527).

Składniki kosztów postępowania

Do kosztów postępowania ustawodawca zaliczył koszty podróży i inne należności świadków i biegłych oraz stron. W ich skład wchodzą także wydatki związane z przeprowadzeniem oględzin lub doręczeń pism urzędowych stronom postępowania. Katalog ten nie jest zamknięty, bowiem organ administracji publicznej może zaliczyć do kosztów postępowania także inne koszty bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy.
Kwestia spełnienia tego kryterium winna być przedmiotem każdorazowej analizy dokonanej przez organ. Jeżeli on uzna, że warunek ten jest spełniony, może zaliczyć kwotę do kosztów postępowania. Nie zwalnia to jednak organu od konieczności precyzyjnego wykazania związku kosztów z rozstrzygnięciem sprawy.
W orzecznictwie wskazano, iż do kosztów postępowania należy zaliczyć koszty wyceny majątku spadkowego przez biegłego (por. wyrok NSA, ośr. zam. w Krakowie z 26 listopada 1991 r., SA/Kr 1148/91, ONSA 1992/1/11) oraz wynagrodzenie wyznaczonego przez sąd przedstawiciela dla nieobecnej strony postępowania administracyjnego (uchwała SN z 9 lutego 1989 r., III CZP 117/89, OSNC 1990/1/11).

Należności przysługujące wezwanym świadkom

Osobom, które stawiły się na wezwanie organu, przyznaje się należności według przepisów o należnościach świadków i biegłych w postępowaniu sądowym. Świadkowi zwraca się m.in. koszty podróży od miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania czynności urzędowej. Pod warunkiem jednak że zamieszkuje on w miejscowości oddalonej ponad 10 km od miejsca ich wykonywania. W przypadku, gdy przemawiają za tym względy słuszności, zwrot może być przyznany świadkowi zamieszkałemu w odległości bliższej, nie mniejszej jednak niż 4 km. Zwrot przysługuje również osobie towarzyszącej, w sytuacji, gdy ze względu na stan zdrowia świadek nie mógł przybyć samodzielnie.
Za koszty podróży uznaje się koszty przejazdu środkiem transportu masowego w najniższej klasie. W przypadku braku takiego środka dotyczy to wydatków związanych z przejazdem najtańszym z dostępnych środków lokomocji.
Świadkowi, jeżeli nie zostanie on zwolniony przez sąd w dniu, na który został wezwany, służy także prawo do zwrotu poniesionych faktycznie kosztów noclegu w wysokości do 9 zł. Strawne (koszty wyżywienia) wypłaca się natomiast wówczas, gdy pobyt w siedzibie organu i podróże w obie strony łącznie trwały ponad 12 godzin.
Świadkowi, który stawił się na wezwanie przysługuje również prawo żądania odszkodowania za zarobek utracony z powodu stawiennictwa. W tej sytuacji świadczenie to ustala się na podstawie przeciętnego dziennego wynagrodzenia. Na świadku ciąży obowiązek wykazania zasadności wysokości żądanej kwoty.
Strona postępowania, która stawiła się na wezwanie organu administracji publicznej, może w myśl art. 56 par. 1 k.p.a. żądać zwrotu podróży i innych należności, gdy została ona bez swojej winy błędnie wezwana do stawienia się, a postępowanie to wszczęte zostało z urzędu. Zwrot ten jest dozwolony jedynie wtedy, gdy przed wydaniem decyzji strona zgłosi organowi stosowne żądanie. Zgodnie z brzmieniem art. 263 par. 1 k.p.a. do kosztów postępowania zalicza się także koszty doręczania stronom pism urzędowych.



Które z poniesionych wydatków obciążają stronę

Możliwość obciążenia strony kosztami postępowania stanowi wyjątek od zasady ponoszenia tych kosztów przez organ prowadzący postępowanie. Dopuszczalne to jest w sytuacji, gdy powstały one z jej winy lub zostały wydatkowane w jej interesie lub na jej żądanie. W tym ostatnim przypadku pod warunkiem, że nie wynikają one z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie.
Jeżeli chodzi o koszty powstałe z winy strony w doktrynie podawane są różne ich przykłady. Wymienia się m.in. koszty wynikłe: z odroczenia rozprawy na skutek nieusprawiedliwionego niestawiennictwa, nieprawidłowego wezwania strony lub świadków, gdy strona błędnie podała adres zamieszkania, wynikłe na skutek pieniactwa. Koszty powstałe z winy strony są kosztami tych czynności, które np. należało powtórzyć, dlatego że strona bezzasadnie nie wzięła w nich udziału (wyrok NSA z 10 listopada 1995 r., III SA 199/95, LexPolonica nr 329042).
Na organie prowadzącym postępowanie ciąży obowiązek przeprowadzenia postępowania dowodowego w celu ustalenia stanu faktycznego sprawy. Strona może jednak zgłaszać wnioski dowodowe, które co do zasady powinny być uwzględnione. Organ administracji może jednak odmówić przeprowadzenia dowodu. W przypadku zaś uwzględnienia żądania strony może nałożyć na nią obowiązek pokrycia kosztów przeprowadzenia tego dowodu. Dodatkowym warunkiem dopuszczalności nałożenia na stronę obowiązku poniesienia tego rodzaju kosztów jest stwierdzenie, że przeprowadzenie żądanego przez stronę dowodu nie wniosło nowych elementów do wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy.
Przykładem kosztów powstałych na żądanie i w interesie strony są koszty postępowania rozgraniczeniowego (por. wyrok WSA w Warszawie z 18 maja 2005 r., IV SA/Wa 305/05, Lex nr 168064).
W uzasadnionych przypadkach organ może żądać od strony zaliczki w określonej wysokości na pokrycie kosztów postępowania. Organ ocenia na zasadzie uznania administracyjnego stosownie do okoliczności sprawy, czy należy od stron żądać zaliczki na poczet kosztów postępowania. Przepis art. 262 par. 2 k.p.a. powinien mieć zastosowanie zwłaszcza wtedy, gdy konieczne jest przeprowadzenie pracochłonnych badań, ekspertyz, gdy strona domaga się dodatkowych jeszcze opinii biegłych pomimo wyjaśnienia okoliczności sprawy.
Żądanie przez organ zaliczki od strony powinno nastąpić przez wydanie postanowienia, na które nie będzie stronie służyło zażalenie, jako samodzielny środek zaskarżenia.

Rozliczenie wydatków w postanowieniu

Organ administracyjny zobowiązany jest z urzędu do wydania postanowienia w sprawie kosztów postępowania i strona nie musi występować z osobnym podaniem. Na postanowienie to przysługuje zażalenie, a także skarga do sądu administracyjnego.
Organ nie może zawrzeć informacji o kosztach postępowania jedynie w treści uzasadnienia decyzji administracyjnej. Postanowienie musi być wydane jednocześnie z decyzją, a więc w tym samym czasie, w tej samej chwili, bezpośrednio po jej wydaniu (wyrok NSA z 19 września 2007 r., I OSK 1356/06, Lex nr 384289).
Z orzecznictwa
Procedurze administracyjnej nie jest znana możliwość orzekania o kosztach postępowania między stronami, a z przepisów działu IX k.p.a. wywieść należy, że koszty postępowania (wydatki) ponosi organ prowadzący postępowanie. Wynika to z obowiązków dowodowych organu oraz ze ściśle określonych przypadków, kiedy koszty postępowania obciążają stronę (art. 262 par. 1 k.p.a.).
Wyrok NSA Ośr. zam. w Gdańsku z 6 grudnia 2000 r., II SA/Gd 2016/98, Palestra 2001/7-8/206
Kosztami postępowania można by obciążyć stronę wyłącznie wtedy, gdyby organ spełnił jej żądanie w sprawie przeprowadzenia dowodu, nie posiadając jednocześnie jakichkolwiek wątpliwości co do stanu faktycznego sprawy i stwierdzając, że przeprowadzenie takiego dowodu jest całkowicie zbędne (art. 262 par. 1 k.p.a.).
Wyrok WSA w Krakowie z 9 lipca 2010 r., II SA/Kr 182/10, Wspólnota 2010/31/43
Zwrot należności
Świadek może żądać zwrotu:
● utraconego zarobku,
● kosztów podróży,
● kosztów noclegu,
● wyżywienia.