Przedsiębiorcy, którzy organizują imprezę karnawałową na wieleset osób, muszą wystąpić z wnioskiem o wydanie zezwolenia nie później niż 30 dni przed jej planowanym początkiem. Muszą też zadbać o służby porządkowe oraz warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczaniu imprezy. Niekiedy mają także obowiązek wykupienia polisy ubezpieczeniowej.
Organizatorami imprez rozrywkowych i artystycznych lub ich współorganizatorami są najczęściej przedsiębiorcy, którzy w zależności od charakteru imprezy, jej rozmiarów i liczby spodziewanych uczestników muszą liczyć się z koniecznością spełnienia szeregu obowiązków przewidzianych przepisami. Szczególne znaczenie ma kwestia zapewnienia bezpieczeństwa w czasie trwania większych zabaw gromadzących setki czy tysiące osób, które zaliczają się do tzw. imprez masowych. Poprzez niektóre należy rozumieć imprezy, które mają odbyć się na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na terenie umożliwiającym przeprowadzenie imprezy, na których liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób wynosi nie mniej niż 1 tys. Taka impreza może zostać równie dobrze zorganizowana w hali sportowej lub w innym budynku umożliwiającym jej przeprowadzenie imprezy masowej. Wtedy liczba udostępnionych miejsc dla osób musi wynosić nie mniej niż 500.

Potrzebne zezwolenie

Zorganizowanie imprezy artystyczno-rozrywkowej wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności. Najpierw jej organizator (może nim być osoba prawna, fizyczna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej), nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy musi wystąpić z wnioskiem o wydanie zezwolenia na jej przeprowadzenie. Organem wydającym takie zezwolenie jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta, właściwy ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy masowej. W takim samym terminie przedsiębiorca musi zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta Policji i komendanta Państwowej Straży Pożarnej, kierownika pogotowia ratunkowego i państwowego inspektora sanitarnego z wnioskiem o wydanie opinii o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach.
Do wniosku o wydanie takiej opinii trzeba dołączyć:
● dokumentację i informacje o planach obiektu, wyznaczonych drogach ewakuacyjnych, rozmieszczeniu służb porządkowych itp.,
● program i regulamin imprezy,
● regulamin obiektu,
● pisemną instrukcję określającą zadania służby porządkowej oraz służby informacyjnej;
● warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej.
Opinie muszą zostać wydane w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o ich wydanie i zachowują ważność przez 6 miesięcy. Dodatkowo, w przypadku przeprowadzania imprezy masowej w strefie nadgranicznej organizator musi powiadomić właściwego miejscowo komendanta oddziału Straży Granicznej lub komendanta Żandarmerii Wojskowej, o ile impreza ma odbywać się na terenach wojskowych. Wójt, burmistrz, prezydent miasta wydaje zezwolenie albo odmawia jego wydania w terminie co najmniej siedmiu dni przed planowanym terminem przeprowadzenia imprezy masowej.
W przypadku gdy imprezy masowe są przeprowadzane przez tego samego organizatora w tych samych obiektach (terenach), co najmniej dwa razy w roku lub są to imprezy masowe, dla których opracowano terminarz imprez masowych organizowanych cyklicznie, organ musi wydać zezwolenie na przeprowadzenie wskazanej przez organizatora liczby imprez masowych lub ich przeprowadzenie w okresie jednego roku. Przedsiębiorca nie musi więc tutaj każdorazowo starać się o zezwolenie.



Bezpieczeństwo imprezy

Organizacja masowej imprezy artystyczno-rozrywkowej wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu wymogów związanych zagwarantowaniem bezpieczeństwa uczestniczących w niej osób, ochrony porządku publicznego oraz zabezpieczenia przedsięwzięcia pod względem medycznym. Organizator musi zadbać także o to, aby stan techniczny obiektów budowlanych wraz ze służącymi tym obiektom instalacjami i urządzeniami technicznymi, w szczególności przeciwpożarowymi i sanitarnymi, odpowiadał wymaganiom określonym w przepisach. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych organizator ma obowiązek zapewnić m.in.: udział służb porządkowych, pomoc medyczną i wyznaczyć drogi ewakuacyjne.
Służby porządkowe i służby informacyjne zaangażowane do dbania o prawidłowy przebieg imprezy muszą swoją liczebnością odpowiadać ogólnej liczbie zgromadzonych na niej osób. W przypadku imprezy masowej niebędącej imprezą masową podwyższonego ryzyka (czyli takiej, gdzie istnieje obawa wystąpienia aktów przemocy lub agresji) musi być to co najmniej 10 członków służb: porządkowej i informacyjnej na 300 osób, które mogą być obecne na imprezie masowej. Następnie co najmniej jeden członek służby porządkowej lub służby informacyjnej musi przypadać na każde następne 100 osób. Przy tym nie mniej niż 20 proc. ogólnej liczby członków służb muszą stanowić członkowie służby porządkowej.
Ważnym obowiązkiem organizatora jest konieczność opracowania i udostępnienia osobom uczestniczącym w imprezie masowej regulaminu obiektu (terenu) oraz regulaminu imprezy masowej zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się osób na niej obecnych. Oczywiście nie musi polegać to na wręczeniu każdej z bawiących się na niej osób papierowej kopii regulaminu. Wystarczy, że przedsiębiorca zamieści je w miejscu, w którym każdy bez trudu będzie mógł się z nimi zapoznać. Dodatkowo organizator musi opracować instrukcję postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej.
Ważne Jeżeli wstęp na imprezy jest wolny, wykupienie polisy jest fakultatywne i zależy od woli przedsiębiorcy

Kontrola uczestników

Organizator musi zwrócić uwagę na to, aby osoby uczestniczące w imprezie masowej zachowywały się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, a w szczególności przestrzegały postanowień regulaminu obiektu (terenu) i regulaminu imprezy masowej. W szczególności musi pilnować, aby nie wnosiły one na teren imprezy broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, alkoholu czy narkotyków. Organizator lub podmiot przez niego uprawniony podczas sprzedaży biletów wstępu na imprezę artystyczno-rozrywkową może ponadto zażądać od kupującego okazania dokumentu potwierdzającego jego tożsamość.
Ważnym uprawnieniem mającym wpływ na bezpieczeństwo imprezy lub ewentualne ściganie sprawców popełnionych w jej trakcie przestępstw bądź wykroczeń jest możliwość utrwalania przebiegu imprezy masowej za pomocą kamer. Ich zastosowanie rodzi w konsekwencji pewne obowiązki po stronie organizatora. Materiały zgromadzone podczas utrwalania przebiegu imprezy mogące stanowić dowody pozwalające na wszczęcie postępowania karnego albo postępowania w sprawach o wykroczenia lub dowody mogące mieć znaczenie dla toczących się takich postępowań, trzeba niezwłocznie przekazać prokuratorowi lub miejscowemu komendantowi Policji. Zgromadzone podczas utrwalania przebiegu imprezy masowej materiały organizator musi przechowywać przez okres 12 miesięcy po zakończeniu imprezy masowej. Następnie musi je komisyjnie zniszczyć.
W niektórych sytuacjach utrwalanie przebiegu imprezy masowej za pomocą kamer jest obowiązkowe. A to dlatego, że wojewoda w uzgodnieniu z komendantem wojewódzkim Policji i z komendantem wojewódzkim Państwowej Straży Pożarnej sporządza wykaz stadionów, obiektów lub terenów, na których używanie urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz jest niezbędne ze względów bezpieczeństwa. Umieszczenie w wykazie określonego stadionu, obiektu lub terenu następuje w drodze decyzji administracyjnej. Prawo do nałożenia na konkretnego organizatora imprezy masowej obowiązku zastosowania kamer w miejscu nieobjętym wykazem ma również sam wojewoda.



Zezwolenie na imprezę masową
Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej zawiera:
● nazwę organizatora,
● określenie rodzaju imprezy masowej,
● nazwę imprezy masowej,
● warunki przeprowadzenia imprezy masowej, w tym:
– miejsce jej przeprowadzenia,
– czas jej rozpoczęcia i zakończenia,
– maksymalną liczbę osób, które mogą w niej uczestniczyć,
– liczbę członków służby porządkowej oraz służby informacyjnej,
– informację o zainstalowaniu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
Środki bezpieczeństwa
Do organizatora imprezy masowej należy:
● spełnienie wymogów budowlanych, sanitarnych i ochrony przeciwpożarowej,
● zagwarantowanie udziału służb porządkowych, służb informacyjnych oraz kierującego tymi służbami kierownika do spraw bezpieczeństwa,
● zorganizowanie pomocy medycznej i zaplecza higieniczno-sanitarnego,
● wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji
● zapewnienie warunków do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy
● dostarczenie sprzętu ratowniczego i gaśniczego
● wydzielenie pomieszczeń dla służb kierujących zabezpieczeniem imprezy.



Imprezy inne niż masowe
Imprezy, których nie uznaje się za masowe, mimo dużej liczby uczestników, to:
● organizowane w teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury i galeriach sztuki lub w innych podobnych obiektach,
● organizowane w szkołach i placówkach oświatowych przez zarządzających tymi szkołami i placówkami,
● organizowane w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży,
● sportowe organizowane dla sportowców niepełnosprawnych,
● sportu powszechnego o charakterze rekreacji ruchowej, ogólnodostępnym i nieodpłatnym, organizowanych na terenie otwartym,
● zamknięte organizowane przez pracodawców dla ich pracowników.
Polisy ubezpieczeniowe
Minimalne sumy gwarancyjne ubezpieczenia OC:
● dla imprezy masowej przeprowadzanej na otwartej przestrzeni:
– liczba miejsc od 1 tys. do 2 tys. – 22,5 tys. euro,
– za każde 100 miejsc ponad 2 tys. miejsc – dodatkowe 1,1 tys. euro,
● dla imprezy masowej przeprowadzanej na terenie zamkniętym:
– liczba miejsc od 300 do 500 – 5 tys. euro,
– za każde 100 miejsc ponad 500 miejsc – dodatkowy 1 tys. euro.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2003 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej organizatorów imprez masowych (Dz.U. nr 220, poz. 2179).
Ustawa z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. nr 62, poz. 504).