Od uiszczenia kosztów postępowania administracyjnego uzależnione jest nadanie biegu sprawie. Organ administracji ma prawo zażądać opłaty, jeżeli przepisy uzależniają dokonanie jakiejś czynności od jej wniesienia. Brak opłacenia pisma lub wniosku w odpowiednim terminie skutkuje zwrotem podania lub zaniechaniem podjęcia czynności.
Nieuiszczenie opłaty, jaką z daną czynnością łączy przepis prawa, oznacza niepodjęcie działania przez urzędnika. Nie następuje to automatycznie. W przypadku gdy strona nie wpłaciła należności tytułem opłat i kosztów postępowania organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej odpowiedni termin do wniesienia tych należności. Przy czym termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, ale też nie dłuższy niż 14. Jeżeli w wyznaczonym terminie należności te nie zostaną uiszczone, podanie podlega zwrotowi lub czynność uzależniona od opłaty zostanie zaniechana. Na takie postanowienie organu administracji przysługuje zażalenie.
Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje wyjątki od zasady niepodejmowania czynności w przypadku braku opłaty. Sytuacja taka ma miejsce w trzech przypadkach. Przede wszystkim możliwe jest podjęcie postępowanie, jeżeli za niezwłocznym załatwieniem przemawiają względy społeczne lub wzgląd na ważny interes strony. Ponadto podanie powinno być załatwione mimo braku opłaty, jeżeli wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin zawity(termin zawity to taki, po upływie którego dana czynność jest nieskuteczna), a także jeżeli podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą.

Koszty stron

Kodeks postępowania administracyjnego określa również zakres kosztów, z których poniesieniem powinna się liczyć strona postępowania administracyjnego. Stronę obciążają te koszty postępowania, które
• wynikły z jej winy,
• zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie.
W uzasadnionych przypadkach organ administracji publicznej może zażądać od strony złożenia zaliczki w określonej wysokości na pokrycie kosztów postępowania.
Możliwość zażądania zaliczki organ administracji publicznej powinien rozważyć zwłaszcza wtedy, gdy w danej sprawie konieczne jest przeprowadzenie przykładowo skomplikowanych ekspertyz czy pracochłonnych badań, jak również w sytuacji, gdy strona postępowania domaga się dodatkowych opinii biegłych. Należy podkreślić, że żądanie zaliczki na poczet kosztów postępowania organ prowadzący postępowanie powinien oceniać stosowanie do okoliczności sprawy.



Co w kosztach

Do kosztów postępowania zalicza się koszty podróży i inne należności świadków i biegłych oraz stron, a także koszty spowodowane oględzinami na miejscu, jak również koszty doręczenia stronom pism urzędowych. Chodzi tu o koszty, jakie przysługują osobie, która stawiła się na wezwanie organu. Najczęściej organ przyznaje takiej osobie koszt podróży i inne należności według przepisów o należnościach świadków i biegłych w postępowaniu sądowym. Organ administracji publicznej może również zaliczyć do kosztów postępowania także inne koszty bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy.
Jednocześnie z wydaniem decyzji organ administracji publicznej ustali w drodze postanowienia wysokość kosztów postępowania, osoby zobowiązane do ich poniesienia oraz termin i sposób ich uiszczenia. Warto pamiętać, że na postanowienie w sprawie kosztów postępowania osobie zobowiązanej do ich poniesienia służy zażalenie, a wszelkie nieuiszczone w terminie opłaty i koszty postępowania oraz inne należności wynikłe z tego postępowania podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych. Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje również dwie sytuacje, kiedy strona nie poniesie kosztów postępowania. Po pierwsze, ma to miejsce w razie niewątpliwej niemożności poniesienia przez stronę opłat, kosztów i należności związanych z tokiem postępowania. W takiej sytuacji organ administracji publicznej może zwolnić stronę w całości lub w części od ponoszenia tych opłat, kosztów i należności. Po drugie, pracownik organu administracji publicznej winny błędnego wezwania strony obowiązany jest do zwrotu wynikłych stąd kosztów. Orzekanie i ściąganie należności od tego pracownika następuje w trybie administracyjnym.
Orzeczenie o kosztach
Procedurze administracyjnej nie jest znana możliwość orzekania o kosztach postępowania między stronami, a z przepisów działu IX kodeksu postępowania administracyjnego wywieść należy, że koszty postępowania (wydatki) ponosi organ prowadzący postępowanie. Wynika to z obowiązków dowodowych organu (art. 7, art. 75 par. 1, art. 77 par. 1 k.p.a.) oraz ze ściśle określonych przypadków, kiedy koszty postępowania obciążają stronę - wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego - Ośrodek Zamiejscowy w Gdańsku z 6 grudnia 2000 r., sygn. akt II SA/Gd 2016/98.
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).