Postępowanie wyjaśniające stanowi najistotniejszy etap postępowania administracyjnego. Prawidłowe ustalenie stanu faktycznego sprawy ma decydujący wpływ na trafność podjętego rozstrzygnięcia. Zdarzyć się jednak może, że postępowanie to obarczone jest wadami stanowiącymi przesłankę do uchylenia decyzji. Chodzi najczęściej o nieprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w ogóle lub nieprzeprowadzenie go w znacznej części.

Wyjaśnienie stanu faktycznego

Postępowanie wyjaśniające (dowodowe) obejmuje całokształt czynności podejmowanych w postępowaniu administracyjnym w celu wyjaśnienia zarówno stanu faktycznego, jak i prawnego sprawy.

Organ wydający rozstrzygnięcie ma do czynienia najpierw ze stanem faktycznym przedstawionym przez stronę. Z natury rzeczy ma on charakter subiektywny. Dlatego w wyniku przeprowadzonego postępowania dowodowego organ musi stwierdzić, jaki jest obiektywny stan zdarzeń. W tym celu organ administracji publicznej jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy (art. 77 k.p.a.) oraz ocenić na jego podstawie, czy dana okoliczność została udowodniona (art. 80 k.p.a.). Swoje ustalenia musi wskazać w uzasadnieniu rozstrzygnięcia. Zgodnie bowiem z treścią art. 107 par. 3 k.p.a. uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne – wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa (por. wyrok WSA w Gdańsku z 3 grudnia 2009 r., I SA/Gd 638/09, Legalis).

Ponadto organ musi się kierować art. 7 k.p.a., który formułuje jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego nazwaną w literaturze zasadą prawdy obiektywnej. W myśl tego przepisu w toku postępowania organy administracji publicznej podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego. Nie może on wobec tego przyjąć postawy biernej, tj. oczekiwać na przedstawienie przez stronę dowodów potwierdzających jej żądanie. Obowiązek organu polega na aktywnych czynnościach prowadzących do wyjaśnienia sprawy. Powinien on więc wykorzystać w sprawie wszystkie dowody znane mu z urzędu, przeprowadzić inne dowody na potwierdzenie określonych faktów z wykorzystaniem wszystkich legalnych źródeł dowodowych.