Wójt, udzielając pełnomocnictwa procesowego, powinien go osobiście podpisać. Nie może tego zrobić za niego sekretarz gminy czy jego zastępca.
Trudno sobie wyobrazić, żeby na sali sądowej wójt w imieniu gminy występował osobiście. Zadanie to powierza się raczej fachowemu pełnomocnikowi, np. radcy prawnemu czy adwokatowi, którzy, reprezentując samorząd, powinni legitymować się odpowiednim pełnomocnictwem procesowym.

Wymogi formalne

Przy ustanawianiu profesjonalnego zastępstwa procesowego, samorządy powinny mieć na uwadze sposób ustanawiania swoich pełnomocników. Jest to istotna kwestia, gdyż nieprawidłowe umocowanie do występowania w sądzie w imieniu strony to błąd formalny.
Dlatego wójt, powierzając reprezentowanie gminy np. radcy prawnemu, powinien osobiście podpisać dokument pełnomocnictwa. Nie może tego zrobić za niego sekretarz gminy czy zastępca wójta. Nawet jeśli posiadają oni ogólne upoważnienie wójta do wykonywania określonych spraw w jego imieniu, udzielone na podstawie ustawy o samorządzie gminnym. Chyba że wójt udzielił im pełnomocnictwa procesowego, które umożliwia dalszą substytucję. Takie stanowisko wyraził Sąd Najwyższy w postanowieniu z 9 lipca 2009 r. (III CZP 19/09, Legalis).

Dalsze pełnomocnictwo

W przypadku kiedy pełnomocnik ustanowiony przez stronę udzielił dalszego pełnomocnictwa, pełnomocnik substytucyjny występujący w imieniu strony powinien przy pierwszej czynności procesowej przedłożyć, zarówno dokument pełnomocnictwa substytucyjnego, jak i pełnomocnictwa udzielonego osobie, która udzieliła pełnomocnictwa substytucyjnego. Obowiązkiem pełnomocnika procesowego reprezentującego stronę postępowania jest przedstawienie wszelkich stosownych dokumentów umożliwiających zweryfikowanie umocowania. Oznacza to konieczność przedstawienia całego ciągu dokumentów prowadzących aż do mocodawcy, potwierdzających także umocowanie organu udzielającego pełnomocnictwa do działania za mocodawcę. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwałach z 19 maja 2004 r. (III CZP 21/04, OSNC 2005/7-8/118) oraz z 30 marca 2006 r. (III CZP 14/06, OSP 2006/12/140), a także w uchwale składu siedmiu sędziów z 23 stycznia 2009 r. (III CZP 118/08, niepublikowany). Tylko w ten sposób można zrealizować, przewidziany w art. 89 par. 1 k.p.c., obowiązek wykazania umocowania pełnomocnika.
Proces sądowy z udziałem osoby, która wprawdzie może być pełnomocnikiem, ale nie przedłożyła dokumentów pełnomocnictwa wykazujących umocowanie do występowania w imieniu strony i nie została wezwana w trybie art. 130 par. 1 k.p.c. do ich przedłożenia, a brak formalny pism procesowych w postaci nienależytego umocowania pełnomocnika nie został usunięty, jest dotknięte nieważnością w rozumieniu art. 379 pkt 2 k.p.c.

Niewłaściwe umocowanie

W sytuacji podpisania przez sekretarza lub zastępcę wójta tzw. pierwotnego pełnomocnictwa do reprezentowania gminy przed sądem, mamy do czynienia z niewłaściwym umocowaniem. To wójt jest organem, który kieruje bieżącymi sprawami gminy, a także reprezentuje ją na zewnątrz i tylko on może bezpośrednio reprezentować gminę przed sądem. To znaczy, że tylko on został ustawowo upoważniony do udzielania w imieniu gminy pełnomocnictwa procesowego. W związku z tym, to wójt powinien udzielić radcy prawnemu pełnomocnictwa.



Wakat na stanowisku wójta

Problem ważności pełnomocnictw pojawia się również wtedy, jeśli powstanie wakat na stanowisku wójta przed upływem jego kadencji, kiedy to prezes Rady Ministrów na podstawie art. 28f) ustawy o samorządzie gminnym wyznaczy osobę, która będzie pełniła tę funkcję do objęcia obowiązków przez nowo wybranego wójta.
Przyjmuje się, że ustawodawca wprowadził wspomniany przepis po to, aby zapobiec sytuacji, w której w okresie między wygaśnięciem mandatu dotychczasowego a powołaniem nowego wójta gmina nie mogłaby funkcjonować, nie mając organu wykonawczego, który by ją reprezentował. Dlatego osoba, która sprawuje funkcję wójta w danej jednostce samorządu terytorialnego na podstawie wyznaczenia przez prezesa Rady Ministrów, w pełni piastuje ten urząd. Oznacza to, że na podstawie ustawy o samorządzie gminnym kieruje bieżącymi sprawami gminy i ma prawo reprezentować ją na zewnątrz. Dlatego może także udzielać ważnych pełnomocnictw procesowych, które nie powinny być kwestionowane.
Ważne
Pełnomocnictwo procesowe jest szczególnym rodzajem przedstawicielstwa i powinno być złożone przy pierwszej czynności procesowej
Z orzecznictwa:
Udzielenie substytucji powoduje, że substytuta i stronę łączy taki sam stosunek, jaki łączy stronę z pełnomocnikiem. Ustanowienie substytuta nie uchyla kompetencji pełnomocnika głównego do działania w imieniu mocodawcy także w tym zakresie, w jakim substytut zostaje umocowany do działania. Wystawienie substytucji oznacza więc, że strona ma dwóch (lub więcej) równoprawnych pełnomocników (orzeczenie SN z 1 maja 1935 r., C.I. 3015/34, OSP 1936/7, z 19 kwietnia 1937 r., C.II. 2959/36, PS 1937/508 oraz uchwała składu siedmiu sędziów SN – zasada prawna – z 23 kwietnia 1938 r., C.III. 1140/35, Zb.Orz. 1938/471).
Zakres pełnomocnictwa
Na podstawie art. 91 k.p.c. pełnomocnictwo procesowe obejmuje umocowanie do:
● wszystkich łączących się ze sprawą czynności procesowych, nie wyłączając powództwa wzajemnego, skargi o wznowienie postępowania i postępowania wywołanego ich wniesieniem, jak też wniesieniem interwencji głównej przeciwko mocodawcy,
● wszelkich czynności dotyczących zabezpieczenia i egzekucji,
● udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu,
● zawarcia ugody, zrzeczenia się roszczenia albo uznania powództwa, jeżeli czynności te nie zostały wyłączone w danym pełnomocnictwie,
● odbioru kosztów procesu od strony przeciwnej.
Pełnomocnicy procesowi
Zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego pełnomocnikiem procesowym może być m.in.:
● adwokat,
● radca prawny,
● współuczestnik sporu,
● pracownik jednostki albo jej organu nadrzędnego, gdy mocodawcą jest osoba prawna lub przedsiębiorca, w tym nieposiadająca osobowości prawnej,
● przedstawiciel właściwego w sprawach z zakresu pomocy społecznej organu jednostki samorządu terytorialnego (w sprawach o ustalenie ojcostwa i o roszczenia alimentacyjne).
Podstawa prawna
Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 ze zm.).