Dzieje się tak dlatego, że w każdym domu (bez względu na to, czy są w nim mieszkania, czy lokale użytkowe) powstaje wspólnota mieszkaniowa, kiedy pojawia się – obok pierwotnego – drugi właściciel. Wspólnota zaś, z mocy ustawy, musi zarządzać nieruchomością wspólną i wspólnymi sprawami właścicieli lokali. Inaczej jest tylko wtedy, kiedy budujący przedsiębiorca, czyli pierwotny właściciel nieruchomości, jest zorganizowany w formie spółdzielni mieszkaniowej. Wówczas mają zastosowanie przede wszystkim przepisy prawa spółdzielczego, a więc nawet po sprzedaniu kilku lokali na początku przeważnie zarządza spółdzielnia. Wspólnota może ewentualnie powstać później. Tam więc, gdzie spółdzielni nie ma, a wszystkich mieszkań, biur czy sklepów (które stanowią już odrębną nieruchomość lub są tylko wyodrębnione) jest więcej niż siedem, powstaje tzw. duża wspólnota mieszkaniowa. Rządzi się ona przepisami ustawy o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.). Do jej zawiązania nie potrzeba woli pierwotnego właściciela ani nabywców lokali. Nie są też wymagane dodatkowe czynności poza sprzedażą mieszkania lub np. biura. Nie istnieją również rejestry wspólnot, takie jak np. rejestr przedsiębiorców. Wspólnota powstaje bowiem zawsze z chwilą zawarcia pierwszej umowy sprzedaży lokalu, z mocy samego prawa.

W budynkach, w których nieruchomości lokalowych jest mniej (najwyżej siedem), konstytuuje się mała wspólnota. Do niej, a więc także do zarządzania wspólną nieruchomością właścicieli lokali, mają odpowiednie zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.

Zarząd lub zarządca

W dużej wspólnocie możliwości zarządzania są w zasadzie dwie: zarząd lub zarządca. Obie ewentualności wiążą się z powierzeniem zarządzania majątkiem i sprawami wspólnoty osobie fizycznej lub prawnej. Ale sposób ustanawiania i odwoływania tych osób czy gremiów jest różny. W budynkach postawionych przez dewelopera z praktycznych powodów częstsze jest ustanawianie zarządcy w akcie notarialnym. Zarządcą zazwyczaj zostaje pierwotny właściciel lub firma przez niego wybrana, ponieważ nie ma on zamiaru wtedy, kiedy jest jeszcze właścicielem większościowym, dopuszczać do prowadzenia de facto jego spraw przez przypadkowy zarząd czy zarządcę. W domach natomiast, które niegdyś były komunalne, zarząd jest powoływany przeważnie uchwałą właścicieli.

W jednym i drugim przypadku możliwe jest wynajęcie firmy administrującej. Wówczas wykonuje ona – na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej – czynności polegające np. na prowadzeniu rachunkowości, nadzorowaniu remontów, technicznym organizowaniu zebrań właścicieli.