Zebrania członków wspólnot mieszkaniowych odbywają się najczęściej w marcu lub kwietniu. Właściciele lokali nierzadko dochodzą do wniosku, że warto całkowicie zmienić sposób zarządzania wspólnotą
Sposób zarządzania budynkiem, w którym deweloper sprzedaje lokale, ustalany jest przy pierwszej transakcji.
Dzieje się tak dlatego, że w każdym domu (bez względu na to, czy są w nim mieszkania, czy lokale użytkowe) powstaje wspólnota mieszkaniowa, kiedy pojawia się – obok pierwotnego – drugi właściciel. Wspólnota zaś, z mocy ustawy, musi zarządzać nieruchomością wspólną i wspólnymi sprawami właścicieli lokali. Inaczej jest tylko wtedy, kiedy budujący przedsiębiorca, czyli pierwotny właściciel nieruchomości, jest zorganizowany w formie spółdzielni mieszkaniowej. Wówczas mają zastosowanie przede wszystkim przepisy prawa spółdzielczego, a więc nawet po sprzedaniu kilku lokali na początku przeważnie zarządza spółdzielnia. Wspólnota może ewentualnie powstać później. Tam więc, gdzie spółdzielni nie ma, a wszystkich mieszkań, biur czy sklepów (które stanowią już odrębną nieruchomość lub są tylko wyodrębnione) jest więcej niż siedem, powstaje tzw. duża wspólnota mieszkaniowa. Rządzi się ona przepisami ustawy o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.). Do jej zawiązania nie potrzeba woli pierwotnego właściciela ani nabywców lokali. Nie są też wymagane dodatkowe czynności poza sprzedażą mieszkania lub np. biura. Nie istnieją również rejestry wspólnot, takie jak np. rejestr przedsiębiorców. Wspólnota powstaje bowiem zawsze z chwilą zawarcia pierwszej umowy sprzedaży lokalu, z mocy samego prawa.
W budynkach, w których nieruchomości lokalowych jest mniej (najwyżej siedem), konstytuuje się mała wspólnota. Do niej, a więc także do zarządzania wspólną nieruchomością właścicieli lokali, mają odpowiednie zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.

Zarząd lub zarządca

W dużej wspólnocie możliwości zarządzania są w zasadzie dwie: zarząd lub zarządca. Obie ewentualności wiążą się z powierzeniem zarządzania majątkiem i sprawami wspólnoty osobie fizycznej lub prawnej. Ale sposób ustanawiania i odwoływania tych osób czy gremiów jest różny. W budynkach postawionych przez dewelopera z praktycznych powodów częstsze jest ustanawianie zarządcy w akcie notarialnym. Zarządcą zazwyczaj zostaje pierwotny właściciel lub firma przez niego wybrana, ponieważ nie ma on zamiaru wtedy, kiedy jest jeszcze właścicielem większościowym, dopuszczać do prowadzenia de facto jego spraw przez przypadkowy zarząd czy zarządcę. W domach natomiast, które niegdyś były komunalne, zarząd jest powoływany przeważnie uchwałą właścicieli.
W jednym i drugim przypadku możliwe jest wynajęcie firmy administrującej. Wówczas wykonuje ona – na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej – czynności polegające np. na prowadzeniu rachunkowości, nadzorowaniu remontów, technicznym organizowaniu zebrań właścicieli.



Decyzja w akcie notarialnym

Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali lub w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu składnikami nieruchomości wspólnej:
● gruntem pod budynkiem, jeżeli jest on własnością wspólnoty, fundamentami,
● ścianami konstrukcyjnymi budynku,
● klatkami schodowymi,
● piwnicami,
● windami.
Wolno im w ten sposób powierzyć zarząd profesjonalnemu zarządcy – osobie fizycznej lub prawnej. Kiedy własność poszczególnych lokali wyodrębniana jest sukcesywnie, to przyjęty przez dotychczasowych współwłaścicieli sposób zarządu nieruchomością wspólną odnosi skutek także wobec każdego kolejnego nabywcy. Gdyby jednak właścicielom przestał odpowiadać dotychczasowy zarządca, to wolno im odwołać go w uchwale. Nie musi ona być nawet protokołowana przez notariusza, tak jak w wypadku zmiany sposobu zarządzania.
Sama wymiana firmy zarządzającej, powołanej do funkcji zarządcy w akcie notarialnym, nie prowadzi bowiem do zmiany metody zarządu. Konieczna jest jednak większość liczona albo udziałem w nieruchomości wspólnej, który jest pochodną wielkości posiadanego lokalu, albo w wypadku głosowania (na podstawie wcześniejszej uchwały) metodą jeden właściciel – jeden głos – większości oddanych głosów.

Ustawa o własności lokali

Jeżeli sposobu zarządu członkowie wspólnoty (choćby na początku było ich dwóch, czyli deweloper i pierwszy nabywca lokalu) nie określili w umowie notarialnej ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, to obowiązują zasady zapisane w ustawie o własności lokali.
W dużych wspólnotach właściciele obowiązani są podjąć uchwałę (przeważnie zwykłą większością głosów i notariusz nie jest do tego potrzebny) o wyborze zarządu. Zarząd nie musi mieć licencji profesjonalisty. W zarządzie powinny być osoby (fizyczne) wybrane spośród właścicieli lub spoza ich grona – najczęściej rodzina właścicieli także mieszkająca w domu wspólnoty. Tu sytuacja jest i nieco prostsza, i tańsza, ponieważ gdyby nawet jedna osoba z kilku, względnie jednoosobowy albo cały wieloosobowy zarząd przestali podobać się właścicielom, to mogą oni odwołać ich w każdej chwili uchwałą. Nie muszą nawet swej decyzji uzasadniać.