Nieporozumieniem jest stanowcze twierdzenie o nieważności wszystkich aktów notarialnych, gdzie w imieniu spółdzielni działał jeden pełnomocnik i konieczności ich ponownego podpisywania.
W Gazecie Prawnej z 26 marca 2010 r. ukazał się artykuł pt. „Wykupione mieszkania spółdzielcze z nieważnymi aktami notarialnymi”. Wywołał on niemałe poruszenie, co jest zrozumiałe, zważywszy na ilość osób, które do tej pory zawarły umowy o ustanowienie odrębnej własności lokali spółdzielczych i przeniesienia prawa własności. Wydaje się jednak, że brak precyzji języka użytego w tej publikacji doprowadził do nieporozumienia polegającego na błędnym utożsamieniu pojęcia organu osoby prawnej oraz pełnomocnika.
Zasadą jest, że każda osoba może dokonywać czynności prawnych samodzielnie lub przez przedstawiciela (art. 86 kodeksu postępowania cywilnego). Jeśli chodzi o osobiste dokonywanie czynności, to w przypadku osób fizycznych polega ono na osobistym działaniu tych osób. Natomiast osoby prawne, a takimi są również spółdzielnie z mocy art. 11 par. 1 ustawy z 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 188, poz. 1848 ze zm.), działają poprzez swoje organy (art. 38 k.c.). Organ osoby prawnej nie jest odrębnym podmiotem prawa, ale elementem jej struktury organizacyjnej. Podmiotem prawa jest sama osoba prawna, a działanie organu traktuje się jako działanie samej osoby prawnej. Faktycznie za osoby prawne zawsze będą działały konkretne osoby fizyczne, jednak nie muszą one legitymować się jakimś szczególnym umocowaniem do takiego działania. Wystarczy, że są członkami danego organu osoby prawnej.
Drugą możliwością działania podmiotu prawa jest działanie przez przedstawiciela. W przeciwieństwie do organu osoby prawnej przedstawiciel jest odrębnym podmiotem prawa, który wyraża swą własną wolę, lecz czyni to w imieniu i ze skutkiem dla reprezentowanego. Zgodnie z art. 96 kodeksu cywilnego umocowanie do takiego działania może wynikać albo z ustawy (przedstawicielstwo ustawowe), albo z woli reprezentowanego (pełnomocnictwo).
Z powyższego wynika, że osoby prawne mogą działać albo poprzez swoje organy (działają wówczas osobiście), albo poprzez pełnomocnika. Takie samo prawo przysługuje też spółdzielniom, zaś art. 54 i 55 prawa spółdzielczego w żaden sposób tego nie wyklucza.
Artykuł 54 par. 1 zd. 1 prawa spółdzielczego wskazuje, że oświadczenia woli za spółdzielnię składają dwaj członkowie zarządu lub jeden członek zarządu i pełnomocnik. Regulacja ta jednoznacznie posługuje się sformułowaniem „oświadczenia woli za spółdzielnię”, a więc dotyczy działania organu spółdzielni, jakim jest jej zarząd, który działa „za spółdzielnię”, a nie pełnomocnika, który działa „w imieniu spółdzielni”. Przepis ten ogranicza zatem zarząd (organ spółdzielni) w ten sposób, że oświadczenia woli mogą składać albo dwaj członkowie zarządu łącznie, albo jeden członek zarządu wraz z pełnomocnikiem i na tym polega istota wyrażonej tam reprezentacji łącznej.



Całkowicie nieuzasadnione jest natomiast przenoszenie tego łącznego charakteru działania na czynności dokonywane przez pełnomocnika i twierdzenie, że w imieniu spółdzielni nie może działać jeden pełnomocnik, lecz zawsze musi on działać z członkiem zarządu. Taka teza byłaby zaprzeczeniem istoty pełnomocnictwa. Jest ona sprzeczna nie tylko z przepisami kodeksu cywilnego, ale też art. 55 prawa spółdzielczego, który wyraźnie pozwala na udzielenie jednemu z członków zarządu lub innej osobie pełnomocnictwa, przy czym nie chodzi tu tylko o dokonywanie czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością gospodarczą spółdzielni, ale także o dokonywanie czynności określonego rodzaju lub czynności szczególnych. Wykładnia tego przepisu, a zwłaszcza dwukrotne powtórzenie w jego treści słowa „pełnomocnictwa” jednoznacznie wskazuje na to, że pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne wcale nie musi być powiązane z kierowaniem bieżącą działalnością spółdzielni.
Omawiając stosunek art. 54 prawa spółdzielczego do art. 55 tej ustawy, trzeba wyraźnie podkreślić, że pierwszy z tych przepisów dotyczy działania organu, drugi zaś pełnomocnika. Tylko pierwszy mówi o reprezentacji łącznej, drugi zaś takiego ograniczenia nie formułuje. Tym samym jeśli spółdzielnia mieszkaniowa działa poprzez swój organ, wówczas oświadczenia woli powinni składać łącznie dwaj członkowie zarządu lub członek zarządu z pełnomocnikiem. Zupełnie inaczej jest natomiast, gdy w imieniu spółdzielni działa jej pełnomocnik, a tak było w większości przypadków, o których mowa w powołanym na wstępie artykule. Jeśli pełnomocnikowi temu udzielono notarialnego pełnomocnictwa do określonego rodzaju czynności (np. ustanawiania odrębnej własności lokali i przenoszenia prawa własności) i było to pełnomocnictwo udzielone zgodnie z art. 54 prawa spółdzielczego (np. przez dwóch członków zarządu), to pełnomocnik ten, pozostając odrębnym od spółdzielni podmiotem prawa, może działać jednoosobowo (oczywiście o ile szczególne ograniczenia w tym zakresie nie wynikają z treści samego pełnomocnictwa).
Wydaje się, że wnioski zawarte we wspomnianej na wstępie publikacji zostały posunięte zbyt daleko. Omawiany tam problem może dotyczyć jedynie nielicznych przypadków (o ile w ogóle miały one miejsce), gdy za spółdzielnię działał jeden członek zarządu i to tylko wtedy, gdy nie miał on stosownego pełnomocnictwa do reprezentacji spółdzielni jako jej pełnomocnik. Niezależnie od powyższego trzeba też wskazać, że nieporozumieniem jest stanowcze twierdzenie o nieważności wszystkich aktów notarialnych, gdzie w imieniu spółdzielni działał jeden pełnomocnik i konieczności ich ponownego podpisywania. Ewentualnych błędów w reprezentacji nie da się usunąć jedynie wówczas, gdy za spółdzielnię przy podpisywaniu aktów notarialnych działa jej organ – zarząd (np. jeden członek zarządu niebędący pełnomocnikiem). Nie dotyczy to natomiast sytuacji, gdy w imieniu spółdzielni działa pełnomocnik, gdyż w tym przypadku art. 103 k.c. wprowadza tzw. bezskuteczność zawieszoną, polegającą na tym, że umowa może zostać potwierdzona przez podmiot, w imieniu którego działała osoba, która albo w ogóle nie była umocowana, albo była umocowana wadliwie. Wystarczy zatem potwierdzenie umowy, a staje się ona ważna.