Urząd Zamówień Publicznych wyraził pogląd, że gdy na wykonawcę nowego zlecenia zostanie wybrany ten sam podmiot, któremu wcześniej udzielono zamówienia, to bez znaczenia jest, czy zawarta będzie nowa umowa, czy aneksowana umowa dotychczasowa (nr UZP/DP/O-JSA/16130/07).
Opinię tę wyrażono w odniesieniu do udzielenia zamówienia dodatkowego. Niemniej może zostać analogicznie zastosowana do zamówienia uzupełniającego, bowiem jest ono udzielane w trybie zamówienia z wolnej ręki dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych. Podzielając to stanowisko, należy jednocześnie wskazać, że w przypadku aneksowania umowy podstawowej istnieje ryzyko, iż rozszerzenie zakresu przedmiotu zamówienia będzie kwalifikowane jako zmiana umowy podstawowej dokonana w trybie art. 144 prawa zamówień publicznych (p.z.p.).
W przypadku zatem udzielenia zamówienia uzupełniającego z jednoczesnym zawarciem aneksu do umowy podstawowej, z uwagi na fakt, iż zamówienie to jest odrębnym i nowym zamówieniem, niezbędne jest spełnienie warunków określonych w p.z.p. dla postępowania w sprawie udzielenia tego zamówienia. Zatem zamawiający wraz z zaproszeniem do negocjacji powinien przekazać wykonawcy informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, w tym przypadku postanowienia aneksu (art. 68 ust. 1 p.z.p.). Zamawiający jest też zobowiązany do przeprowadzenia negocjacji z jednym wykonawcą – dotychczasowym wykonawcą usług lub robót budowlanych (art. 67 ust. 1 pkt 6 p.z.p.). Ponadto konieczne jest sporządzenie protokołu z postępowania (art. 96 ust. 1 p.z.p.).
Konieczne jest również sporządzenie rozbudowanej preambuły do aneksu do umowy podstawowej, która jednoznacznie wyjaśni tryb udzielonego zamówienia (ochrona przed ewentualnym zarzutem zakwalifikowania rozszerzenia przedmiotu zamówienia w postaci zawarcia aneksu do umowy podstawowej jako zmiany umowy w trybie art. 144 p.z.p.).

Mirella Lechna, radca prawny, wspólnik w kancelarii Wardyński i Wspólnicy