Opinię tę wyrażono w odniesieniu do udzielenia zamówienia dodatkowego. Niemniej może zostać analogicznie zastosowana do zamówienia uzupełniającego, bowiem jest ono udzielane w trybie zamówienia z wolnej ręki dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych. Podzielając to stanowisko, należy jednocześnie wskazać, że w przypadku aneksowania umowy podstawowej istnieje ryzyko, iż rozszerzenie zakresu przedmiotu zamówienia będzie kwalifikowane jako zmiana umowy podstawowej dokonana w trybie art. 144 prawa zamówień publicznych (p.z.p.).

W przypadku zatem udzielenia zamówienia uzupełniającego z jednoczesnym zawarciem aneksu do umowy podstawowej, z uwagi na fakt, iż zamówienie to jest odrębnym i nowym zamówieniem, niezbędne jest spełnienie warunków określonych w p.z.p. dla postępowania w sprawie udzielenia tego zamówienia. Zatem zamawiający wraz z zaproszeniem do negocjacji powinien przekazać wykonawcy informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, w tym przypadku postanowienia aneksu (art. 68 ust. 1 p.z.p.). Zamawiający jest też zobowiązany do przeprowadzenia negocjacji z jednym wykonawcą – dotychczasowym wykonawcą usług lub robót budowlanych (art. 67 ust. 1 pkt 6 p.z.p.). Ponadto konieczne jest sporządzenie protokołu z postępowania (art. 96 ust. 1 p.z.p.).

Konieczne jest również sporządzenie rozbudowanej preambuły do aneksu do umowy podstawowej, która jednoznacznie wyjaśni tryb udzielonego zamówienia (ochrona przed ewentualnym zarzutem zakwalifikowania rozszerzenia przedmiotu zamówienia w postaci zawarcia aneksu do umowy podstawowej jako zmiany umowy w trybie art. 144 p.z.p.).

Mirella Lechna, radca prawny, wspólnik w kancelarii Wardyński i Wspólnicy