Przedsiębiorca, który na czas urlopu nie chce zawiesić prowadzenia działalności gospodarczej, powinien na piśmie wskazać osobę, która będzie go reprezentowała w trakcie kontroli prowadzonej w czasie jego nieobecności.
Zanim przedsiębiorca wyjedzie na urlop, powinien zabezpieczyć prawidłowe działanie firmy podczas swojej nieobecności. Jeżeli nie planuje zawiesić prowadzenia działalności gospodarczej na czas swojej nieobecności, to powinien przynajmniej wskazać pełnomocnika, który w jego imieniu będzie prowadził sprawy firmy, oraz osobę upoważnioną do reprezentowania go podczas kontroli.
Nieobecność w firmie właściciela, np. z powodu jego urlopu lub dłuższego wyjazdu, nie stanowi przeszkody do przeprowadzenia kontroli w firmie. Inspektorzy mogą skontrolować przedsiębiorstwo zarówno w obecności kontrolowanego, jak i osoby przez niego upoważnionej. Natomiast tylko w wyjątkowych przypadkach mogą zrobić to podczas nieobecności tych osób.

Upoważnienie na piśmie

Przedsiębiorca powinien na piśmie wskazać osobę upoważnioną do reprezentowania go w trakcie kontroli, szczególnie wówczas gdy jest nieobecny w firmie. Gdyby zaś takiego upoważnienia nie dokonał, to popełnia wykroczenie, za które może zostać ukarany grzywną. Natomiast gdy wskaże osobę upoważnioną, to wówczas sam nie musi uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, a z powodu swojej nieobecności nie naraża się na żadne sankcje.
Obecność kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej podczas prowadzenia inspekcji w przedsiębiorstwie potrzebna jest po to, aby ułatwić kontrolerowi wykonywanie czynności, umożliwić korzystanie z niezbędnej dokumentacji i materiałów, środków technicznych i lokalu, a także wyjaśnić sprawy, które budzą jego wątpliwości. Natomiast żadna z tych osób nie musi być obecna przy każdej czynności wykonywanej przez inspektorów.

Kontrole bez zastępstwa

Tylko w czterech przypadkach wskazanych w ustawie z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej inspektorzy mogą prowadzić kontrolę podczas nieobecności przedsiębiorcy oraz osoby przez niego wskazanej. Będzie to miało miejsce wówczas, gdy stanowią tak ratyfikowane umowy międzynarodowe, bądź prowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia albo środowiska naturalnego, bądź jest niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Podczas nieobecności kontrolowanego lub osoby upoważnionej można prowadzić kontrolę również wówczas, gdy odbywa się ona na podstawie przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.



Skutki nieobecności

Nieobecność przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej podczas kontroli w firmie może stanowić poważną przeszkodę w prowadzeniu czynności przez kontrolerów. W takich przypadkach okresu ich nieobecności nie wlicza się do czasu trwania inspekcji.
Znowelizowane 19 grudnia 2008 r. przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przewidują jednak rozwiązanie awaryjne, na wypadek gdyby przedsiębiorca nie wskazał osoby upoważnionej do reprezentowania go podczas kontroli, a w dodatku sam nie był obecny w firmie. W takich przypadkach kontrola będzie mogła być prowadzona w obecności innego pracownika przedsiębiorcy. Chodzi tu o osobę, co do której można domniemywać, że została przez przedsiębiorcę umocowana do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług przedsiębiorstwa.
Powinna to być jednak osoba pracująca w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania klientów (np. w sklepie, biurze fabryki lub w innym lokalu, gdzie są załatwiane sprawy związane z działalnością przedsiębiorcy).
W razie nieobecności kontrolowanego albo osoby upoważnionej albo niewskazania przez przedsiębiorcę osoby upoważnionej kontrola może być prowadzona nawet w obecności przywołanego świadka. Powinien to być funkcjonariusz publiczny, który nie jest jednak pracownikiem organu prowadzącego inspekcję.
Podczas kontroli inny pracownik albo przywołany świadek mogą nie zapewnić tak skutecznej ochrony interesów przedsiębiorcy, jak zrobiłby to sam właściciel firmy albo osoba przez niego upoważniona, dlatego w interesie przedsiębiorcy przed wyjazdem na urlop będzie leżało dokonanie takiego upoważnienia.

Sprzeciw przedsiębiorcy

Jeżeli inspektorzy naruszają przepisy, wykonując czynności kontrolne, to przedsiębiorca może wnieść sprzeciw na piśmie. Ma prawo to zrobić m.in. wówczas, gdy inspekcja prowadzona będzie pod nieobecność przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej na piśmie do reprezentowania go podczas inspekcji. Gdyby jednak takiej osoby nie upoważnił, a sam był nieobecny, to wówczas nie może powoływać się na to, że organy prowadziły kontrolę z naruszeniem przepisów dotyczących wymogu obecności przedsiębiorcy albo osoby upoważnionej.
Wniesiony przez niego na piśmie sprzeciw nie zostanie uwzględniony, a także nie spowoduje wstrzymania czynności kontrolnych.
KOGO MOŻNA UPOWAŻNIĆ
Upoważnienie zawsze powinno być imienne i sporządzone na piśmie. Przedsiębiorca ma prawo upoważnić nawet kilka osób. Przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń co do liczby osób upoważnionych. Nie muszą to być osoby, które sprawują jakieś funkcje w firmie.